Organizar contatos de clientes sem sistema caro
Em resumo: para organizar os contatos de clientes você não precisa de sistema caro. Precisa de um arquivo só (não três), uma linha por pessoa, duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios), a situação em lista suspensa e duas colunas que quase ninguém coloca: próxima ação e data do retorno. Monta-se em cerca de uma hora e responde à única pergunta que importa de manhã: para quem eu ligo hoje?
Aviso aberto: o CRM in Excel é o nosso produto e ele é pago. Ainda assim, tudo o que vem abaixo funciona sem nós, e se você montar direito talvez nunca precise comprar nada.
O problema não é falta de sistema, é os contatos estarem em quatro lugares
Onde estão hoje os seus contatos de trabalho? Provavelmente: os números no celular, alguns e-mails na caixa de entrada, três nomes num caderno, uma planilha antiga abandonada e conversas soltas em aplicativo de mensagem.
Isso não é preguiça: é o estado natural de quem vende e não teve tempo de parar. E é o motivo pelo qual você não consegue responder à pergunta mais simples do seu negócio — quem está esperando notícia minha hoje?. Nenhum sistema, por mais caro, resolve isso se os dados continuarem espalhados. Reunir é o passo um, e ele é manual.
Uma linha por pessoa, e só as colunas que você vai preencher
Abra uma planilha nova e faça o mais chato: decida as colunas antes de digitar o primeiro nome. As que se sustentam no uso diário:
- Nome e sobrenome — em colunas separadas. Juntar parece prático hoje e arruína a busca amanhã.
- Telefone — com DDD e como texto, senão o Excel come o zero da frente.
- E-mail, cidade e estado.
- Situação do contato.
- Observações — o campo mais subestimado da planilha inteira.
- Próxima ação e data do retorno.
Dez colunas. Cada coluna extra é um campo que alguém precisa preencher todo dia — e no dia em que você para, a base começa a mentir para você com cara de relatório.
Duas bases, nunca uma só
Cliente conquistado e contato frio não moram na mesma aba. Uma lista de 400 linhas em que 350 pessoas nunca atenderam ao telefone não é carteira de 400 clientes — é carteira de 50 e prospecção de 350, e são coisas diferentes.
A situação vai como lista suspensa, nunca como texto livre
Dados, Validação de Dados, Lista: Novo, Contatado, Sem resposta, Proposta enviada, Cliente, Perdido. Texto livre nessa coluna é o motivo número um pelo qual as contagens não fecham: para o Excel, "Proposta" e "Proposta enviada" são dois mundos distintos, e a conta sai errada sem que você perceba.
As duas colunas que transformam uma lista em um sistema
Próxima ação e data. É a única diferença real entre uma agenda de contatos e um sistema de trabalho.
Uma agenda diz quem são os seus contatos. Um sistema diz para quem ligar hoje. Filtre por "data menor ou igual a hoje" e a manhã está resolvida. Se quiser, crie uma coluna auxiliar com =SE([@data]<=HOJE();"HOJE";"") — essa fórmula sozinha substitui metade das funções pelas quais muita gente paga mensalidade.
O campo de observações é onde mora o que ganha a conversa daqui a seis meses: "prefere ser chamado depois das 18h", "só decide com o sócio". Nenhum campo estruturado captura isso. Escreva na hora, enquanto lembra.
Onde a planilha feita à mão termina
Aqui os tutoriais costumam ficar quietos. Sem escrever macros em VBA, a sua planilha não vai:
- abrir mostrando sozinha a lista de quem contatar hoje;
- preparar o texto de um SMS ou e-mail com o nome já no lugar certo;
- achar a ficha do cliente pelo número de telefone quando ele liga;
- contar quantas ligações você fez nesta semana e neste mês.
Isso não é defeito do Excel. É a fronteira entre uma planilha e um aplicativo, e ela se atravessa escrevendo código. O passo a passo da planilha do zero está em Controle de clientes em Excel.
Quando um sistema em nuvem ganha de nós
Seja honesto sobre o seu caso. Um arquivo no seu computador é a escolha errada se:
- vocês são uma equipe e mais de uma pessoa edita a mesma base ao mesmo tempo — planilha compartilhada é fábrica de conflito de versão;
- você quer integrações, com o formulário do site ou o e-mail alimentando a base sozinhos;
- você trabalha pelo celular, na rua, o dia inteiro.
Nesses três casos, assine um sistema em nuvem e não pense mais nisso. O nosso produto roda no Windows, offline: é limitação real, não detalhe de rodapé.
Se você preferir não montar nada
Existe o CRM in Excel: a mesma estrutura, já construída, com as macros prontas. Duas bases separadas (conquistados e frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. O sistema não envia nada sozinho — prepara o texto, quem envia é você. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios.
Perguntas frequentes
Como organizar os contatos de clientes sem um sistema caro?
Reúna tudo em um arquivo, uma linha por pessoa, dez colunas, situação em lista suspensa e duas colunas de retorno: próxima ação e data.
Onde guardar os contatos: no celular, no caderno ou em uma planilha?
Na planilha. O celular guarda o número mas não o combinado; o caderno guarda tudo e não filtra nada.
Como separar cliente conquistado de contato frio?
Em duas bases diferentes. Misturar enche a lista do dia de ruído e falseia qualquer contagem.
Quanto tempo leva para organizar a lista de contatos?
Cerca de uma hora para a estrutura. Passar os contatos espalhados leva mais, mas é trabalho de uma vez só.
Quando organizar contatos em planilha deixa de bastar?
Quando surge uma segunda pessoa na mesma base, quando você precisa de integrações ou quando trabalha o dia todo pelo celular.
Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.
— Michał B. Fedor