Sistema fácil de usar: por que isso decide tudo

Em resumo: em um sistema de controle de clientes, a facilidade de uso não é um detalhe estético — é o fator que decide se o sistema vai existir daqui a dois meses. Um sistema só funciona se for preenchido todo dia; se preencher custa caro, você para, e uma base desatualizada mente com cara de relatório. Fácil de usar significa três coisas concretas: abre mostrando o que fazer hoje, pede poucos campos e usa uma tela que você já conhece.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto e ele foi construído nessa aposta. Ela tem um custo, e você vai lê-lo mais adiante — a estrutura é fixa e não dá para editar as colunas.

O sistema que você não usa vale zero

Comece por essa obviedade, porque ela é sistematicamente esquecida na hora da escolha. Comparativos de sistemas listam funções: quantos campos, quantas automações, quantos relatórios. Nenhum deles mede a única coisa que decide o resultado — se você vai continuar preenchendo daqui a dois meses.

E é sempre a mesma história. Semana um, preenchimento perfeito. Semana três, só o essencial. Mês dois, você abre o sistema uma vez por semana e mente para si mesmo. Mês três, o trabalho de verdade voltou para uma planilha paralela ou para o caderno.

Facilidade de uso, em termos práticos

Não é design bonito. É a quantidade de decisões que o sistema não te obriga a tomar. Na prática, três coisas:

• Abre já mostrando o que fazer. Você abre o arquivo e a lista de quem contatar hoje está na tela. Sem navegar, sem filtrar, sem montar relatório. Se você precisa de três cliques para descobrir o seu próprio trabalho, o sistema está errado.
• Pede poucos campos. Dez, não quarenta. Cada campo obrigatório é um pedágio entre você e a próxima ligação, e o pedágio se paga todo dia.
• Usa uma tela que você já conhece. Toda interface nova é uma dívida de aprendizado. Toda interface conhecida é crédito.

Por que o Excel ganha nesse quesito específico

É a vantagem mais subestimada de um sistema construído dentro do Excel: você já sabe usar. Filtrar, ordenar, digitar em uma célula, procurar com Ctrl+F — são gestos que você faz há anos. Não há vocabulário novo para decorar, não há tela nova para aprender, não há treinamento de implantação.

Isso não é preguiça nem falta de ambição. É reconhecer onde está o gargalo real: não é falta de recurso no software, é o custo de atenção do uso diário. Quem já usa Excel entra em um sistema em Excel sem curva nenhuma.

Simples não é o mesmo que fraco

Vale desfazer a confusão. Simples significa ver o que precisa ser feito hoje sem navegar por cinco telas. Fraco seria não ter lembrete, não ter busca e não ter estatística nenhuma. Dá para ter as três coisas e ainda assim caber em uma tela — e é exatamente isso que um aplicativo bem construído dentro do Excel faz.

O mesmo raciocínio, aplicado ao tamanho do sistema, está em CRM simples para pequenas empresas.

O custo da facilidade: a estrutura é fixa

Aqui vem a parte que ninguém coloca na página de vendas, e que é justo colocar. Um sistema que funciona sozinho — que lembra, que prepara mensagem, que conta ligação — depende de macros. E macros dependem de a estrutura das colunas estar onde elas esperam.

Consequência direta: no nosso sistema você não edita as colunas nem muda a estrutura. Você preenche, filtra, usa. Se o seu negócio exige campos muito particulares e você quer liberdade total para remodelar a planilha, monte a sua própria — o guia está em Controle de clientes em Excel, e ali você manda em cada célula. É a troca clássica: liberdade total, ou coisas que acontecem sozinhas. Não existem as duas ao mesmo tempo.

O que não é problema de facilidade (e a nuvem resolve melhor)

Facilidade de uso não conserta limitação estrutural. Se você precisa de:

• trabalho em equipe com várias pessoas na mesma base ao mesmo tempo;
• integrações com site, e-mail ou agenda entrando sozinhas;
• trabalho pelo celular, na rua, o dia inteiro;

então o sistema mais fácil de usar do mundo não vai te servir, porque o problema não é a interface. Nesses casos, um sistema em nuvem ganha. O nosso roda no Windows, offline, para uma pessoa.

O nosso sistema, em uma tela

O CRM in Excel abre mostrando a agenda do dia, atualizada no momento em que o arquivo é aberto, com os lembretes de retorno visíveis. Duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, modelos de SMS e e-mail editáveis (neutros e com variação masculino e feminino), busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. Ele prepara as mensagens e não envia nada sozinho. A configuração inicial leva cerca de uma hora. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios — e é assim que se avalia facilidade de uso: usando, não lendo comparativo.

Perguntas frequentes

O que faz um sistema de controle de clientes ser fácil de usar?

Abrir já mostrando o que fazer hoje, pedir poucos campos e usar uma tela que você já conhece.

Por que a facilidade de uso decide o sucesso do sistema?

Porque o sistema só funciona se for preenchido todo dia. Quando preencher custa caro, você para — e a base passa a mentir.

Quanto tempo leva para aprender a usar um sistema de clientes?

Se ele for simples, minutos para entender e cerca de uma hora para configurar. "Treinamento de implantação" já é um sinal.

Excel é fácil de usar como sistema de clientes?

É, e essa é a vantagem mais subestimada: você já sabe usar, sem curva de aprendizado nenhuma.

Dá para mudar as colunas e a estrutura do sistema depois?

Em uma planilha própria, sim. Em um sistema com macros, não: o código depende da estrutura das colunas.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor