CRM sem mensalidade: comprar em vez de alugar

Em resumo: sistema de controle de clientes sem mensalidade existe, mas é uma categoria pequena, porque o mercado inteiro vive de assinatura. Comprar em vez de alugar faz sentido quando você trabalha sozinho, a partir de um computador, e pretende continuar vendendo daqui a três anos. Não faz sentido se você precisa de equipe simultânea, integrações automáticas ou aplicativo no celular: essas coisas exigem servidor, e servidor custa todo mês.

Aviso aberto: o CRM in Excel é o nosso produto e ele cobra uma vez só, então temos interesse direto em você achar a mensalidade cara. Justamente por isso a parte incômoda vem primeiro: há situações em que a fatura mensal é o dinheiro mais bem gasto do seu mês, e você vai ler quais são antes de qualquer argumento de venda.

Por que quase tudo virou assinatura

Não é conspiração, é contabilidade. Uma cobrança que se repete todo mês é fácil de projetar, sustenta time e servidor e vale muito mais para quem vende do que dez vendas avulsas do mesmo valor. Para quem compra, existe uma vantagem concreta em troca: a porta de entrada custa pouco. Caber no orçamento deste mês, porém, é bem diferente de caber no orçamento do ano.

O problema aparece depois, e ele tem nome: custo de saída. Depois de dois anos jogando contato, observação e histórico dentro de uma ferramenta, trocar deixa de ser decisão técnica e vira decisão emocional. E isso acontece justamente quando o negócio começa a andar, que é quando o limite do plano chega e a fatura sobe.

A conta que quase ninguém faz

A pergunta certa não é "cabe no mês", e sim "quanto isso terá custado no dia em que eu desligar". Mensalidade se multiplica sozinha: doze parcelas viram vinte e quatro, viram trinta e seis, e o reajuste anual entra sem pedir licença. Compra única ocupa uma linha do extrato e some do orçamento no mês seguinte.

Não vamos citar preço de concorrente aqui, porque tabela muda e comparação inventada não ajuda ninguém. Faça a conta você mesmo: pegue a mensalidade do plano que assinaria, multiplique por 36 e coloque o resultado ao lado do valor de compra única, que está na página do produto e aparece no checkout já na sua moeda. Quase todo mundo se assusta com o tamanho do primeiro número.

O que você perde comprando (isto é importante)

Um sistema sem mensalidade roda no seu computador. Consequência direta:

• Não há trabalho em equipe simultâneo. Duas pessoas não editam a mesma base ao mesmo tempo. Se você tem equipe dividindo carteira, a nuvem ganha.
• Não há integrações automáticas. Nada de lead do formulário do site caindo sozinho na base, nada de sincronizar agenda ou e-mail.
• Não há aplicativo de celular. Se você passa o dia na rua e anota tudo no telefone, um arquivo de computador vai atrapalhar.
• Não há backup automático em nuvem. O backup é responsabilidade sua: pendrive, HD externo ou uma cópia em pasta sincronizada.

Se dois desses quatro itens são essenciais para o seu trabalho, pare de ler sobre pagamento único. Assine algo em nuvem, e será dinheiro bem gasto.

O que você ganha comprando

• O arquivo é seu. Ninguém bloqueia, ninguém reajusta, ninguém muda os termos de uso no ano que vem.
• Os dados não saem do seu computador. Para quem lida com dados pessoais de clientes, isso simplifica a vida em vez de complicar.
• Funciona sem internet. Cliente que liga no meio de uma área sem sinal continua sendo atendido.
• Custo previsível. Ele é zero a partir do segundo mês.

Sem mensalidade não é o mesmo que gratuito

Vale separar as duas coisas, porque a confusão é comum. Gratuito quase sempre significa "gratuito até o limite", e o limite existe para que você passe a pagar. Sem mensalidade quer dizer que você já pagou, uma vez, e não existe próxima cobrança. Um modelo adia o custo, o outro encerra o custo. Se o que você quer mesmo é a análise dos planos gratuitos, ela está em CRM gratuito para pequenas empresas.

A terceira via, que é realmente grátis

Montar você mesmo a planilha. Não é piada: uma tabela bem estruturada com situação, próxima ação e data resolve a vida de muita gente que hoje paga mensalidade sem precisar. Quem quiser seguir por esse caminho encontra o roteiro inteiro em Controle de clientes em Excel. Custo zero, uma hora de trabalho, e o arquivo é seu para sempre. O que você não vai ter é o que exige macro: lembrete automático, modelo de mensagem e estatística de ligações.

Onde entra o nosso sistema

O CRM in Excel é um aplicativo construído dentro do Excel, com licença offline e pagamento único, sem mensalidade. Ele traz duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha quando você abre o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone (você digita o número que aparece na tela e o arquivo mostra de quem se trata) e estatísticas semanais e mensais de ligações. Ele não envia mensagens sozinho: prepara o texto e você envia. Não tem nuvem, não tem app, não tem trabalho em equipe, e a estrutura das colunas é fixa: você preenche, filtra e usa, mas não cria coluna nova nem redesenha a base. Para 1.000 contatos existe a versão gratuita, que baixa sem cadastro e sem pedir e-mail.

Perguntas frequentes

Existe CRM sem mensalidade?

Existe, mas é categoria pequena: o mercado vive de assinatura. As alternativas reais são plano gratuito com limite, planilha própria ou licença com pagamento único.

O que sai mais barato: comprar um sistema ou pagar mensalidade?

No primeiro mês, a assinatura. No horizonte de três anos, quase sempre a compra única, porque mensalidade não acaba e ainda reajusta.

Qual é a desvantagem de um sistema sem mensalidade?

Sem nuvem, sem app de celular, sem trabalho em equipe simultâneo e sem integrações automáticas. Servidor custa todo mês, e por isso ele não está incluso.

O que acontece com os meus dados se eu parar de pagar a assinatura?

Você costuma conseguir exportar os dados em CSV, mas perde o sistema: fluxos, campos personalizados e organização. Com arquivo local isso não acontece.

Vale a pena um CRM sem mensalidade para quem trabalha sozinho?

Trabalhando sozinho, a partir de um computador, com centenas ou alguns milhares de contatos: vale, e muito. Com equipe dividindo carteira: não.

Se a conclusão deste texto fez sentido para você, o passo seguinte é curto. O CRM in Excel é a versão prática desse argumento: um arquivo comprado uma única vez, que roda no Windows sem internet, com a agenda do dia na abertura, duas bases de 5000 registros, 14 situações de contato e procura do cliente pelo telefone. O cupom startingOut continua valendo para qualquer pessoa no checkout, onde o valor aparece na sua moeda. E se você prefere provar o conceito antes de tirar o cartão da carteira, a planilha gratuita é um programa menor, em inglês, com 1.000 contatos, 7 situações e filtro manual de pendências, sem lembretes e sem modelos, que baixa sem cadastro. Antes de esse pagamento único sair da sua conta, percorra o arquivo inteiro com calma; é um retrato congelado de um dia de trabalho, onde nada sai do lugar.

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Michał B. Fedor