O que é um sistema de controle de clientes

Em resumo: um sistema de controle de clientes é a ferramenta que responde a uma pergunta única — com quem você precisa falar hoje, e sobre o quê. Todo o resto existe para sustentar essa resposta. Existem três tipos: nuvem por assinatura, aplicativo local com pagamento único e a planilha que você mesmo monta. Nenhum é melhor; eles servem a jeitos diferentes de trabalhar.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto e pertence à segunda categoria. Este artigo explica as três, inclusive quando a primeira é a certa e nós somos a errada.

A definição curta, sem palavra bonita

Um sistema de controle de clientes guarda quem são as pessoas com quem você faz negócio, o que já aconteceu entre vocês e o que precisa acontecer em seguida — com data. Se ele faz mil coisas e não te entrega a lista de quem contatar hoje, não é um sistema comercial: é um banco de dados com relatório.

Um problema brasileiro com a palavra CRM

Se você pesquisar apenas "CRM" no Brasil, metade dos resultados vai falar de Conselho Regional de Medicina — o número de registro do médico. É a sigla mais usada no país e não tem nada a ver com vendas. Ao procurar ferramenta, use "controle de clientes" ou "planilha de clientes". Não é observação de linguística: é economia de tempo.

As três camadas que todo sistema tem

• A base. Quem são as pessoas: nome, telefone, e-mail, cidade. A parte mais fácil e a que menos importa.
• O contexto. Em que pé está a relação (a situação do contato) e o que foi combinado (as observações). É aqui que mora o "vai decidir depois do fechamento do trimestre" que ganha a conversa dois meses depois.
• O compromisso. A próxima ação e a data — a única camada que transforma a lista em sistema, e a que quase todo mundo pula.

Uma base sem contexto é uma agenda telefônica. Uma base com contexto e sem data de retorno é um diário.

O que as pessoas realmente usam (e o que só o gerente usa)

Quem vende sozinho usa, na prática, quatro funções: a lista de quem contatar hoje, o registro do que foi combinado, um jeito rápido de mandar mensagem e alguma noção de quantas ligações fez. Funil com valores, probabilidade de fechamento, previsão de receita e painel executivo existem para responder a perguntas de gerente comercial. Quem vende sozinho não tem gerente: tem cliente. E cada campo obrigatório na tela é um pedágio entre você e a próxima ligação.

É por isso que empresas pequenas abandonam sistemas grandes em duas ou três semanas: não é falta de qualidade do software, é excesso de software para o problema.

Os três tipos, com o que cada um cobra de você

• Sistema em nuvem, por assinatura. Roda no navegador e no celular, permite várias pessoas na mesma base e conversa com outras ferramentas. Cobra mensalidade e guarda os seus dados no servidor de outra pessoa.
• Aplicativo local, com pagamento único. Roda no seu computador, funciona sem internet e o arquivo é seu. Em troca: sem equipe simultânea, sem integrações, sem celular, e o backup é responsabilidade sua.
• A planilha que você monta. Gratuita, sua, não expira e resolve o essencial. Não lembra de nada sozinha, não prepara mensagem e não conta ligação — isso exige macro.

A comparação entre alugar e comprar está em sistema sem mensalidade, e o que os planos gratuitos entregam, em CRM gratuito: o que o plano grátis dá.

Quando você precisa de um sistema — e quando não precisa

O gatilho não é o número de clientes. É o dia em que você percebe que existe alguém para quem deveria ter ligado há duas semanas. Antes disso, uma lista simples resolve.

Quando o sistema em nuvem é a escolha certa (e nós somos a errada)

• Equipe. Mais de uma pessoa editando a mesma base ao mesmo tempo: arquivo local gera conflito de versão.
• Integrações. Lead do formulário do site entrando sozinho, e-mail sincronizado, agenda conectada.
• Celular. Se o seu trabalho acontece na rua, um arquivo que só abre no computador é um estorvo diário.

Qualquer um dos três? Assine um sistema em nuvem. O nosso produto roda no Windows, offline, e não faz nenhuma dessas coisas.

E se o seu caso é o mais comum de todos

Uma pessoa, um computador, algumas centenas de contatos e o problema real sendo esquecer de retomar contato: a planilha resolve, e o guia está em como montar seu controle de clientes passo a passo. Se preferir a versão pronta, o CRM in Excel é um aplicativo construído dentro do Excel: duas bases separadas (conquistados e frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. Ele não envia mensagem sozinho — prepara o texto e você envia — e não tem funil com valores nem previsão de receita. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios.

Perguntas frequentes

O que é um sistema de controle de clientes?

A ferramenta que responde a uma pergunta: com quem você precisa falar hoje, e sobre o quê. Se ela não responde isso, é uma lista de endereços.

CRM e controle de clientes são a mesma coisa?

Comercialmente, sim. No Brasil a sigla confunde, porque CRM também é o Conselho Regional de Medicina. Pesquise por "controle de clientes" e chegue mais rápido.

Para que serve um sistema de controle de clientes na prática?

Para não esquecer de retomar contato, lembrar o que foi combinado e saber quanto esforço comercial você fez. O resto foi feito para gerente acompanhar time.

Quando uma empresa pequena precisa de um sistema de controle de clientes?

No dia em que você percebe que deveria ter ligado para alguém há duas semanas. Não é uma questão de tamanho de base.

Quais tipos de sistema de controle de clientes existem?

Nuvem por assinatura, aplicativo local com pagamento único e a planilha que você mesmo monta. Cada um serve a um jeito de trabalhar.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor