Como montar seu controle de clientes passo a passo

Em resumo: um controle de clientes que aguenta o uso diário tem seis abas (Clientes, Frios, Hoje, Modelos, Relatório e Listas), cada base convertida em tabela com Ctrl+T, a situação como lista suspensa e duas colunas obrigatórias: próxima ação e data do retorno. A lista do dia é só um filtro por data. Monta-se em cerca de uma hora.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto. Este guia ensina a construir a sua planilha, e se você seguir os passos até o fim, é bem possível que não precise comprar nada.

Passo 1: seis abas, nomeadas antes de qualquer coisa

Antes de digitar o primeiro nome, crie a estrutura. Planilha que nasce como uma aba só nunca se organiza depois.

• Clientes: quem já comprou de você.
• Frios: quem você ainda prospecta. Base separada, sempre: 400 linhas em que 340 nunca te responderam não são 400 clientes.
• Hoje: a sua lista de trabalho. Não é preenchida à mão: é um filtro.
• Modelos: textos de SMS e e-mail prontos para copiar.
• Relatório: as contagens, longe dos dados.
• Listas: os valores das listas suspensas.

Passo 2: as colunas da base (dez, não trinta)

Em Clientes e em Frios, use as mesmas colunas: assim mover uma linha entre as abas é copiar e colar:

• Nome e Sobrenome separados. Digitar os dois na mesma célula economiza dez segundos agora e inutiliza a ordenação por sobrenome para sempre.
• Telefone: formate a coluna como Texto antes de digitar, senão o Excel transforma 11987654321 em 1,19877E+10 e o número vira lixo.
• E-mail, Cidade, Estado.
• Situação: a coluna mais importante do arquivo, e tem um passo só para ela.
• Último contato, Próxima ação e Retorno. Sem a coluna de retorno você tem uma agenda, não um sistema de vendas.
• Observações: o campo mais subestimado. É onde mora o "vai decidir depois do orçamento anual" que ganha a conversa três meses depois.

Resista a acrescentar mais quinze colunas. Nenhuma base morreu por falta de coluna; muitas, por excesso.

Passo 3: Ctrl+T em cada base

Selecione o intervalo e vá em Inserir → Tabela (no Excel em inglês o atalho é Ctrl+T). É o passo mais discreto e o mais importante: uma tabela de verdade estende sozinha fórmulas, formatos e listas suspensas. Depois, dê nome à tabela: tbClientes e tbFrios.

Passo 4: a situação vai como lista suspensa, nunca como texto livre

Na aba Listas, escreva os valores: Novo, Contatado, Sem resposta, Proposta enviada, Cliente, Perdido. Na base: Dados → Validação de Dados → Permitir: Lista → Origem: o intervalo da aba Listas. Texto livre nessa coluna é o motivo número um pelo qual os relatórios não fecham: para o Excel, "Proposta" e "Proposta enviada" são dois mundos, e a contagem sai errada sem que você perceba.

Passo 5: a lista do dia é só um filtro

Crie uma coluna auxiliar, Hoje?, com a fórmula =SE([@Retorno]<=HOJE();"HOJE";"") e filtre por "HOJE". Esse é o seu plano de trabalho, e ele se refaz sozinho todos os dias. Nas versões novas dá para montar a aba Hoje com =FILTRO(tbClientes;tbClientes[Retorno]<=HOJE()).

Passo 6: as outras três fórmulas que bastam

• CONT.SES: na aba Relatório: =CONT.SES(tbClientes[Situação];"Proposta enviada"). Nunca dentro da base.
• PROCX (ou PROCV nas versões antigas): achar o cliente pelo telefone: =PROCX(A2;tbClientes[Telefone];tbClientes[Nome];"não encontrado").
• TEXTOJUNTAR: montar a mensagem com o nome no lugar certo, na aba Modelos.

Passo 7: o backup, que não é opcional

Toda sexta-feira: copie o arquivo, renomeie com a data e guarde em outro lugar: pendrive, HD externo, pasta sincronizada. Dois minutos. Sem isso, um HD queimado apaga a sua carteira.

Os cinco erros que matam uma planilha de clientes

• Uma linha por interação em vez de uma linha por cliente.
• Telefone digitado como número: o zero some.
• Situação em texto livre: a contagem mente.
• Fórmula no meio da base: uma linha nova quebra tudo.
• Trinta colunas: você desiste em duas semanas.

Onde este guia termina, e é honesto dizer

A sua planilha ainda não vai avisar nada ao abrir o arquivo, preparar mensagem com um clique, encontrar o cliente pelo telefone sozinha, nem contar as suas ligações da semana. É a fronteira entre planilha e aplicativo, e ela se atravessa escrevendo macros em VBA.

E quando nem a planilha nem um aplicativo local servem

Se mais de uma pessoa precisa editar a mesma base ao mesmo tempo, se você quer leads do site entrando sozinhos ou se trabalha o dia inteiro pelo celular: um sistema em nuvem ganha. Um arquivo no computador não tem equipe, integrações nem aplicativo.

Se você prefere usar o fim de semana para outra coisa

Se depois de montar o seu você achar que o tempo vale mais que a economia, o CRM in Excel é este mesmo desenho com as macros prontas: a lista de hoje aparece sem você escrever fórmula, os lembretes de retorno já estão presos às datas, as 14 situações de contato vêm fechadas e os modelos de mensagem, escritos. Ele não manda mensagem por você e não deixa mexer na estrutura das colunas, que é justamente o motivo de o arquivo continuar funcionando depois de dois anos de uso. Paga-se uma vez, sem assinatura. E se você quer apenas comparar o seu resultado com um arquivo pronto, a planilha gratuita serve de referência: 1.000 contatos, 7 situações e procura pelo telefone, em inglês, sem lista automática do dia, sem aviso de retorno e sem modelo de texto, baixando em um clique e sem cadastro.

Perguntas frequentes

Como montar um controle de clientes do zero no Excel?

Seis abas, Ctrl+T em cada base, situação em lista suspensa e as colunas próxima ação e retorno. A lista do dia é um filtro por data. Cerca de uma hora.

Quais abas a planilha de clientes precisa ter?

Clientes, Frios, Hoje, Modelos, Relatório e Listas. Fórmula dentro da base de dados é o começo do fim: o relatório fica em aba separada.

Quais fórmulas resolvem a maior parte do trabalho?

SE com HOJE (a marca do dia), CONT.SES (as contagens), PROCX (achar o cliente pelo telefone) e TEXTOJUNTAR (montar a mensagem). Quatro, e chega.

Como fazer a lista de ligações do dia?

Uma coluna auxiliar com =SE([@Retorno]<=HOJE();"HOJE";"") e um filtro por HOJE. A lista se refaz sozinha todos os dias.

O que não dá para fazer sem macro no Excel?

Avisar ao abrir o arquivo, preparar mensagem com um clique, achar o cliente pelo telefone automaticamente e contar as ligações da semana. Isso exige VBA.

Construir a própria ferramenta ensina muito sobre o seu processo de vendas. Quando o aprendizado acabar e sobrar só a manutenção, leia Controle de clientes em Excel e por que uma licença única sai na frente, e compare o seu trabalho com o arquivo pronto ou com a planilha gratuita em inglês.

Michał B. Fedor