CRM gratuito: o que o plano grátis realmente dá
Em resumo: CRM gratuito existe e alguns são bons, mas nenhum é gratuito por caridade. O plano grátis é a porta de entrada; o negócio está em você colocar os seus dados lá dentro e crescer até o limite. Vale descobrir qual é esse limite antes de começar, e não depois. E existe uma terceira via que quase ninguém menciona: um sistema que você compra uma vez e vira seu.
Aviso desde a primeira linha: o CRM in Excel é o nosso produto e ele não é gratuito. Mesmo assim, este artigo diz honestamente quando um plano gratuito é a escolha certa, porque às vezes ele é.
O que os planos gratuitos realmente entregam
Os três nomes que aparecem em qualquer comparativo:
- HubSpot: o plano gratuito mais generoso em número de contatos, e um dos poucos que não aperta por aí. As letras miúdas estão nas funções: relatórios, automações e sequências de acompanhamento moram nos planos pagos, e o salto de preço não é pequeno.
- Zoho CRM: plano gratuito para poucos usuários. Suficiente para um negócio pequeno de verdade, com um caminho pago razoável se você crescer.
- Bitrix24: o que mais empilha função no plano gratuito, em troca de uma interface carregada que muita gente abandona em duas semanas.
Nenhum dos três está fazendo caridade, e nem precisa: é um modelo de negócio legítimo e declarado. O plano gratuito é canal de aquisição. Você é o lead.
O custo que não aparece no comparativo
O preço não é o problema. O problema é o custo de saída. Depois de dois anos jogando contato, observação e histórico de conversa dentro de uma ferramenta, trocar deixa de ser decisão técnica e vira decisão emocional. E isso acontece exatamente quando o negócio começa a funcionar, que é quando o limite do plano gratuito aparece.
Por isso a pergunta certa não é "qual o melhor CRM gratuito?", e sim "onde fica o limite deste plano e o que acontece no dia em que eu chegar lá?".
Um detalhe brasileiro sobre a palavra CRM
Se você pesquisar apenas "CRM" no Brasil, boa parte dos resultados vai falar de Conselho Regional de Medicina, porque essa é a sigla mais usada no país. Ao procurar sistema comercial, use termos que o buscador entenda: "controle de clientes", "planilha de clientes" ou "CRM para pequenas empresas". Você economiza tempo e encontra coisa melhor.
Quando o CRM gratuito é a decisão certa
Com honestidade, porque esses casos existem e são comuns:
- Vocês são várias pessoas mexendo na mesma carteira ao mesmo tempo. Planilha compartilhada nesse cenário é desastre garantido; um sistema em nuvem resolve, e não há debate.
- Você precisa que o sistema converse com outras ferramentas (formulário do site, e-mail marketing, emissão de nota) sem você mover um dedo.
- Você trabalha pelo celular a maior parte do dia.
Se você se reconheceu em qualquer um dos três, pare de ler e assine um CRM em nuvem. Falamos sério: o nosso produto roda no Windows, offline, e não faz nenhuma dessas três coisas.
A terceira via: comprar uma vez
Se você trabalha sozinho ou quase, com algumas centenas ou alguns milhares de contatos, a partir de um computador, existe uma opção que não aparece nos comparativos porque quase ninguém a vende: um sistema que você compra uma vez e que mora no seu disco. Não é gratuito. Também não é aluguel. Ninguém reajusta, ninguém bloqueia a conta, ninguém muda as regras no ano que vem.
Esse é o CRM in Excel: um aplicativo construído dentro do Excel, com duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet e os dados não saem do seu computador. A agenda do dia se refaz sozinha quando você abre o arquivo e a cada 25 minutos enquanto ele fica aberto. A versão gratuita comporta 1.000 contatos e não pede e-mail.
E se o que você quer é montar a planilha do zero, o guia completo está em Controle de clientes em Excel. Isso sim é gratuito de verdade. A lógica de comprar em vez de alugar está em CRM sem mensalidade.
As quatro opções, lado a lado
| Opção | Quanto custa | Para quem | A pegadinha |
|---|---|---|---|
| Planos gratuitos na nuvem (HubSpot, Zoho e companhia) | Grátis até o limite | Quem quer um CRM completo hoje e aceita os limites | Os limites apertam justamente quando você cresce; você não decide onde ficam os dados |
| OfflineCRM | Grátis | Orçamento zero, lista pequena, dados que precisam ficar no seu computador | Projeto abandonado: última versão 2021, download quebrado |
| A sua própria planilha | Grátis | Quem topar construir a estrutura: coluna de situação e data do próximo contato | Um usuário, sem automação, e a manutenção é sua |
| Planilha gratuita do CRM in Excel (o nosso produto) | Grátis: 1.000 contatos, sem prazo e sem cartão; arquivo em inglês | Descobrir se manter os seus clientes numa planilha de Excel combina com você | Depois, pagamento único; um usuário, Windows + Excel 2016+ |
A nossa recomendação: se a sua lista é pequena e há pouco em jogo, fique com um plano gratuito. Se o seu histórico de clientes precisa sobreviver a um reajuste ou a um produto abandonado, tenha o arquivo. É essa a decisão: o resto é detalhe.
Perguntas frequentes
Qual é o melhor CRM gratuito para pequenas empresas?
HubSpot se o que importa é volume de contatos, Zoho se vocês são poucos usuários, Bitrix24 se você aguenta a interface. Todos limitam alguma coisa.
Existe CRM gratuito para sempre?
Na prática, não. O único realmente gratuito para sempre é um arquivo que fica no seu computador.
Qual é a pegadinha dos planos gratuitos de CRM?
Não há pegadinha escondida: há modelo de negócio. O gratuito capta, o pago cobra, e o limite chega quando o negócio começa a andar.
CRM gratuito serve para quem trabalha sozinho?
Serve no começo. O risco não é o preço: é o dia em que você bate no limite e os seus dados já estão lá dentro.
Qual é a alternativa a um CRM gratuito com assinatura por trás?
Comprar o sistema uma vez. Nem gratuito nem alugado: seu.
Depois de olhar o que cada plano grátis realmente entrega, sobra a comparação honesta com o nosso lado. A nossa planilha gratuita não é um plano com limite de usuários que vira cobrança depois: é um arquivo menor, escrito em inglês, com uma base de 1.000 contatos, 7 situações de contato, uma coluna de hoje e atrasado que você filtra manualmente e busca pelo telefone, sem agenda automática, sem lembretes, sem modelos de mensagem e sem estatísticas. Ninguém pede e-mail, cartão ou conta para liberar o download, e o arquivo não expira. Quando essa base ficar pequena, o CRM in Excel pago é o passo seguinte: 5000 mais 5000 registros, a agenda do dia na abertura, lembretes de retorno, modelos editáveis, 14 situações e estatísticas, em uma compra só e sem mensalidade. As duas bases, a lista do dia e as estatísticas da versão paga podem ser conferidas antes do primeiro centavo, numa vitrine que deixa ver e não deixa mexer.
Michał B. Fedor