CRM gratuito: o que o plano grátis realmente dá

Em resumo: CRM gratuito existe e alguns são bons, mas nenhum é gratuito por caridade. O plano grátis é a porta de entrada; o negócio está em você colocar os seus dados lá dentro e crescer até o limite. Vale descobrir qual é esse limite antes de começar, e não depois. E existe uma terceira via que quase ninguém menciona: um sistema que você compra uma vez e vira seu.

Aviso desde a primeira linha: o CRM in Excel é o nosso produto e ele não é gratuito. Mesmo assim, este artigo diz honestamente quando um plano gratuito é a escolha certa — porque às vezes ele é.

O que os planos gratuitos realmente entregam

Os três nomes que aparecem em qualquer comparativo:

• HubSpot — o plano gratuito mais generoso em número de contatos, e um dos poucos que não aperta por aí. As letras miúdas estão nas funções: relatórios, automações e sequências de acompanhamento moram nos planos pagos, e o salto de preço não é pequeno.
• Zoho CRM — plano gratuito para poucos usuários. Suficiente para um negócio pequeno de verdade, com um caminho pago razoável se você crescer.
• Bitrix24 — o que mais empilha função no plano gratuito, em troca de uma interface carregada que muita gente abandona em duas semanas.

Nenhum dos três está fazendo caridade, e nem precisa: é um modelo de negócio legítimo e declarado. O plano gratuito é canal de aquisição. Você é o lead.

O custo que não aparece no comparativo

O preço não é o problema. O problema é o custo de saída. Depois de dois anos jogando contato, observação e histórico de conversa dentro de uma ferramenta, trocar deixa de ser decisão técnica e vira decisão emocional. E isso acontece exatamente quando o negócio começa a funcionar, que é quando o limite do plano gratuito aparece.

Por isso a pergunta certa não é "qual o melhor CRM gratuito?", e sim "onde fica o limite deste plano e o que acontece no dia em que eu chegar lá?".

Um detalhe brasileiro sobre a palavra CRM

Se você pesquisar apenas "CRM" no Brasil, metade dos resultados vai falar de Conselho Regional de Medicina, porque essa é a sigla mais usada no país. Ao procurar sistema comercial, use termos que o buscador entenda: "controle de clientes", "planilha de clientes" ou "CRM para pequenas empresas". Você economiza tempo e encontra coisa melhor.

Quando o CRM gratuito é a decisão certa

Com honestidade, porque esses casos existem e são comuns:

• Vocês são várias pessoas mexendo na mesma carteira ao mesmo tempo. Planilha compartilhada nesse cenário é desastre garantido; um sistema em nuvem resolve, e não há debate.
• Você precisa que o sistema converse com outras ferramentas — formulário do site, e-mail marketing, emissão de nota — sem você mover um dedo.
• Você trabalha pelo celular a maior parte do dia.

Se você se reconheceu em qualquer um dos três, pare de ler e assine um CRM em nuvem. Falamos sério: o nosso produto roda no Windows, offline, e não faz nenhuma dessas três coisas.

A terceira via: comprar uma vez

Se você trabalha sozinho ou quase, com algumas centenas ou alguns milhares de contatos, a partir de um computador, existe uma opção que não aparece nos comparativos porque quase ninguém a vende: um sistema que você compra uma vez e que mora no seu disco. Não é gratuito. Também não é aluguel. Ninguém reajusta, ninguém bloqueia a conta, ninguém muda as regras no ano que vem.

Esse é o CRM in Excel: um aplicativo construído dentro do Excel, com duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet e os dados não saem do seu computador. A versão de teste é gratuita (50 clientes + 50 contatos frios) para você conferir antes de pagar qualquer coisa.

E se o que você quer é montar a planilha do zero, o guia completo está em Controle de clientes em Excel. Isso sim é gratuito de verdade. A lógica de comprar em vez de alugar está em CRM sem mensalidade.

Perguntas frequentes

Qual é o melhor CRM gratuito para pequenas empresas?

HubSpot se o que importa é volume de contatos, Zoho se vocês são poucos usuários, Bitrix24 se você aguenta a interface. Todos limitam alguma coisa.

Existe CRM gratuito para sempre?

Na prática, não. O único realmente gratuito para sempre é um arquivo que fica no seu computador.

Qual é a pegadinha dos planos gratuitos de CRM?

Não há pegadinha escondida: há modelo de negócio. O gratuito capta, o pago cobra, e o limite chega quando o negócio começa a andar.

CRM gratuito serve para quem trabalha sozinho?

Serve no começo. O risco não é o preço: é o dia em que você bate no limite e os seus dados já estão lá dentro.

Qual é a alternativa a um CRM gratuito com assinatura por trás?

Comprar o sistema uma vez. Nem gratuito nem alugado: seu.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor