Planilhas de clientes grátis: o teste honesto

Em resumo: As planilhas de clientes grátis existem e são úteis: como depósito de dados. Nenhuma tem macros, então nenhuma vai dizer para quem você deve ligar hoje. Elas aguentam até uns 50 relacionamentos ativos. Não é opinião nossa: é o número que a HubSpot publica na página do próprio modelo. Depois disso, ou você compra disciplina, ou perde vendas.

Aviso: nós vendemos o CRM in Excel, o nosso próprio produto. Leia este texto como leria uma resenha escrita por um concorrente: e confira as citações, todas levam às páginas dos fabricantes.

Como eu avaliei

Não pela aparência. Três perguntas apenas: instala alguma coisa, tem macros e diz o que fazer hoje? A primeira decide se aquilo é mesmo uma planilha. A segunda, se um dia vai fazer mais do que guardar texto. A terceira, se muda o seu faturamento.

O modelo gratuito da HubSpot

O modelo mais linkado da internet e o mais honesto sobre os próprios limites. Você recebe uma aba de contatos, um funil de vendas e um painel, tudo bem construído. Para pegar, entrega o seu e-mail. Esse é o preço: o modelo é a porta de entrada da plataforma paga.

O que merece citação é a frase da própria página: ele é "perfeito para os seus primeiros 2 a 6 meses, gerenciando até 50 clientes", e assim que você passa a "acompanhar mais de 50 relacionamentos ativos, a atualização manual começa a consumir tempo". Um fabricante que aponta onde o próprio produto gratuito acaba é mais raro do que deveria. Acredite nele.

Vertex42

A opção purista. A Vertex42 descreve em uma linha: sem instalação e sem macros, apenas uma planilha simples. É exatamente isso, e para muita gente é exatamente o suficiente. Colunas limpas, campo de situação, sem embalagem de marketing e sem formulário. Se você quer uma lista organizada e nada mais: comece aqui e pare de ler.

Someka

A mais completa das quatro e a única paga. A Someka entrega painéis, visão de funil e um layout bem desenhado: parece um programa. Só que a própria página do produto informa que o modelo não inclui macros VBA. Ou seja: o mesmo teto das gratuitas. Ela mostra os seus dados com elegância e continua sem tocar um alarme na terça de manhã.

Salesflare

A Salesflare publica um modelo sem formulário: o arquivo está lá, direto. Respeito. Estranho é o argumento em volta: a mesma página explica que digitar dados à mão "consome tempo e não é confiável", e em seguida oferece uma assinatura como remédio. O diagnóstico está certo. A receita não é a única.

Comparativo: qual modelo ganha

Modelo	Preço	Macros	Para quem	A pegadinha
HubSpot	Grátis	Não	Quem quer visão de funil e painel desde o primeiro dia	Pede o e-mail; é a entrada da plataforma paga
Vertex42	Grátis	Não	A lista simples mais limpa, sem marketing junto	Simples de propósito; nunca vai fazer mais que isso
Someka	Pago	Não	Quem quer uma planilha caprichada com painéis e paga pelo design	Paga e mesmo assim sem macros: o mesmo teto
Salesflare	Grátis	Não	Baixar sem entregar o e-mail	A página inteira é um argumento pró-assinatura
CRM in Excel (o nosso produto)	Pagamento único, teste grátis	Sim	Quem trabalha sozinho e precisa que alguém diga para quem ligar hoje, não só onde estão os números	Um usuário, Windows + Excel 2016+, sem integrações e sem automação

A nossa recomendação entre as gratuitas: Vertex42 para uma lista limpa, HubSpot para um funil. As duas guardam bem. Nenhuma delas vai fazer você retornar a ligação, e é o retorno, não o depósito de dados, que fecha venda.

A parede dos 50 relacionamentos

Toda planilha bate na mesma parede, e a HubSpot deu nome a ela: cerca de 50 relacionamentos ativos. Não porque o Excel fique sem linhas (ele não liga para isso) mas porque uma planilha estática não tem memória. Ela não sabe que você prometeu retornar na quinta. Quem precisa lembrar é você, e você lembra, até a semana em que a correria aperta. É essa semana que custa dinheiro.

A nossa versão de teste comporta 50 clientes e 50 contatos frios, sem prazo e sem cartão. Não é coincidência: é exatamente o tamanho em que as planilhas começam a falhar. Assim você descobre se uma rotina real de retorno muda alguma coisa para você antes de pagar pela versão completa.

Quando a planilha basta, e quando nós somos a resposta errada

A planilha basta se a sua lista é curta, a sua memória é boa e nada no seu negócio depende de retornar no momento certo. Pegue a Vertex42 e siga trabalhando.

E o CRM in Excel é a resposta errada se várias pessoas precisam mexer nos mesmos contatos ao mesmo tempo, se você precisa de integrações com e-mail, agenda ou formulários, ou se você vende principalmente pelo celular. Aí um CRM na nuvem ganha, plano gratuito incluído. Nós fomos feitos para uma pessoa, em um computador com Windows, que vive no telefone.

O que acontece com sua lista de clientes depois de três semanas

A primeira semana é ótima. Você baixa a planilha, junta os contatos que estavam espalhados no WhatsApp, no caderno e na agenda do celular, e pela primeira vez tudo está em um lugar só. Nome, telefone, e-mail, cidade, uma coluna de situação. Parece resolvido, e por alguns dias está mesmo.

Na terceira semana o arquivo conta outra história. A coluna data do último contato está preenchida só nas primeiras trinta linhas: as outras pararam na semana em que apareceu trabalho de verdade. A coluna situação tem metade das linhas em "novo", inclusive gente com quem você já falou duas vezes. O que foi combinado ficou na conversa do WhatsApp, não na célula de observações. E os telefones estão em três formatos, um com DDD, um sem, um com +55 na frente, porque cada um foi digitado em um dia diferente e com pressa.

Aí aparece o segundo arquivo. Você mexeu na planilha no notebook, mandou por e-mail para abrir em outra máquina, e agora existem clientes_v2 e clientes_final. Nenhum dos dois está completo, cada um tem alterações que o outro não tem, e você adia decidir qual vale. O cadastro que interessava era o que ficou no arquivo errado.

O estrago aparece mesmo na terça de manhã, café na mão, arquivo aberto: você não sabe para quem ligar. A planilha guarda tudo o que já aconteceu e não diz nada sobre o que precisa acontecer hoje. Ela não registra que você ficou de voltar a falar com quem pediu proposta na semana passada, nem que outro cliente combinou contato depois do dia 20. Então você ordena por data, rola a tela, escolhe por intuição e liga para quem lembra. Quem você não lembra some, e some em silêncio: ninguém liga reclamando que você não ligou.

Não é defeito do Excel, e trocar de modelo não resolve. Uma planilha pronta é um depósito: guarda muito bem o que você digita e não tem opinião nenhuma sobre seu dia. Enquanto a lista é curta, sua memória cobre a diferença. Passando de umas cinquenta pessoas ativas, a memória não cobre mais. E o custo disso nunca aparece como erro na tela. Aparece como venda que não aconteceu, sem aviso e sem data.

Grátis que limita contatos e grátis que limita funções

Antes de testar qualquer coisa, vale separar dois tipos de grátis. O mais comum no mercado de software é o gratuito que corta funções: você usa, gosta, e no dia em que precisa do relatório, do filtro ou do histórico completo aparece o aviso de que aquilo pertence ao plano pago. Você nunca chega a saber se a ferramenta inteira serviria para você, porque nunca chegou a ver a ferramenta inteira.

A versão de teste do CRM in Excel faz o contrário. É o produto completo, com todas as funções liberadas: as duas bases (clientes e contatos frios), os 14 status de contato, a lista do dia que se atualiza sozinha quando você abre o arquivo, os lembretes de retorno, os modelos de SMS e e-mail, a busca por sobrenome, e-mail ou telefone (você digita o número que apareceu na tela e o arquivo mostra de quem é) e as estatísticas de ligações por semana e por mês. O limite é um só, e é de tamanho: 50 clientes e 50 contatos frios. Na versão completa cabem 5.000 e 5.000. Nenhuma função fica bloqueada; o que muda é quantas linhas entram.

É o mesmo limite de 50 da seção anterior, virado em teste: se em duas semanas de uso real a sua terça-feira não mudar, você fica com a planilha e não perdeu nada além do download.

Também pesa contra nós, e é melhor saber antes de baixar: não existe aplicativo de celular e o arquivo não dispara mensagem sozinho, ele prepara o texto e quem envia é você. Para quem a planilha grátis já basta, e quando nós somos a resposta errada, este artigo responde sem rodeios em outra seção.

Se o que falta na sua planilha é saber o que vence hoje, vale testar o CRM in Excel com o limite de 50 e 50 e comparar com seu arquivo atual na mesma semana.

Ainda é assim? Conferido em 17 de agosto de 2026

Em 17 de agosto de 2026 consultamos de novo as quatro páginas e os quatro arquivos, direto nos servidores: sem baixar nada, sem entregar e-mail e sem criar conta. Foi isto que voltou.

Modelo	Preço	O que você entrega para baixar	Última alteração do arquivo
HubSpot	Grátis	Preencher um formulário (o caminho oficial de download)	12 de junho de 2020
Vertex42	Grátis	Nada: link direto	27 de maio de 2020
Someka	Versão completa US$ 39,95 (um usuário), US$ 79,95 (vários); demo grátis	O seu e-mail, até para a demo	Não conferido: o arquivo fica atrás do formulário
Salesflare	Grátis	Nada: link direto	22 de janeiro de 2025

Comece pela que não é grátis. A versão completa da Someka custa US$ 39,95 para um usuário e US$ 79,95 para vários, com adicionais opcionais no carrinho: suporte técnico por US$ 19,95 e um serviço de personalização (plano básico) por US$ 250,00. A "versão gratuita" é uma demo: você entrega o seu e-mail para pegar, e as condições proíbem remover o logotipo do fabricante do arquivo. Isso é um teste com marca d'água, não uma planilha grátis.

Agora as datas. As duas páginas parecem vivas: a HubSpot traz 2026 no rodapé e a Vertex42 declara uma atualização de página de 2021. Mas os servidores contam outra história sobre os arquivos em si: a planilha da HubSpot foi alterada pela última vez em 12 de junho de 2020, e a da Vertex42 em 27 de maio de 2020. Os modelos que abrem todas as listas de melhores estão há mais de seis anos sem ninguém mexer.

O arquivo da Salesflare é o mais recente dos quatro (janeiro de 2025), mas repare no nome: sales-funnel-template.xlsx. É o mesmo arquivo que abastece a página deles de modelo de funil de vendas: uma planilha de pipeline, não um cadastro de clientes. E um aviso honesto: isto é a foto de um único dia. Os fabricantes mudam preços e páginas de download sem avisar, então confira na fonte antes de se apoiar em qualquer linha acima.

Perguntas frequentes

As planilhas de clientes grátis prestam?

Para a primeira lista, sim. Elas dão estrutura: uma linha por contato, uma coluna de situação, espaço para anotações. Isso já é melhor do que um caderno. Elas param de servir quando a lista cresce: nada lembra você de quem ligar hoje, e manter tudo em dia vira uma tarefa diária que uma hora você abandona.

Qual é a melhor planilha de clientes grátis?

Vertex42 se você quer a planilha simples mais limpa. HubSpot se quer a visão de funil e não se importa de entregar o e-mail. Salesflare se quer baixar sem formulário. A Someka é a mais completa, mas é paga, e também não tem macros.

As planilhas de clientes em Excel têm macros?

Quase nenhuma. A Vertex42 diz sem rodeios: sem instalação e sem macros, só uma planilha. A Someka informa que o modelo dela não inclui macros VBA. É isso que importa: sem macros, uma planilha não planeja o seu dia, não carimba a data da ligação e não encontra um contato pelo número de telefone.

Onde baixar um modelo de planilha de clientes grátis?

HubSpot, Vertex42 e Salesflare publicam um. A HubSpot pede o seu e-mail antes; a Salesflare põe o arquivo direto. Antes de baixar, decida do que você precisa mesmo: um lugar para guardar contatos ou algo que diga para quem ligar hoje.

Quando devo parar de usar uma planilha pronta?

Quando você deixa de confiar nela. Na prática, por volta de 50 relacionamentos ativos (o número que a própria HubSpot cita) ou na primeira vez que você percebe que não retornou para alguém que estava pronto para comprar.

Como montar uma lista de clientes do zero?

Comece com cinco colunas e resista à vontade de acrescentar mais: nome, telefone, situação, data do último contato e uma observação. Esse é o mínimo que sustenta uma rotina de vendas e também o máximo que a maioria das pessoas preenche todo dia. Padronize o telefone em um formato único, sempre com DDD, antes de digitar a primeira linha, porque arrumar isso depois dá muito mais trabalho do que parece. Na coluna de situação use uma lista fechada de opções em vez de texto livre, senão "aguardando", "esperando" e "vai retornar" viram três coisas diferentes na hora de filtrar. Faturamento, origem e segmento podem esperar: essas colunas só valem quando a lista já está viva.

O que uma ficha de cadastro de cliente precisa ter?

Precisa ter os campos que você conseguiria preencher na frente do cliente, sem consultar nada, e nada além disso. Na prática: nome completo, telefone, e-mail, cidade, como a pessoa chegou até você, o que ela procura e a data do próximo passo combinado. O campo mais esquecido é justamente o último, e é o único que mexe no seu faturamento, porque sem a data do próximo contato a ficha vira histórico. Se você atende empresa, acrescente razão social e o nome de quem decide; CNPJ e endereço completo, só na hora de fechar contrato ou emitir nota fiscal. Ficha longa demais tem um efeito previsível: fica em branco.

Qual a diferença entre lista de clientes, ficha de cadastro e controle de clientes?

São três níveis do mesmo assunto, e confundir os três é o motivo de muita planilha nascer torta. A lista de clientes responde quem: uma linha por pessoa, com telefone e e-mail. A ficha de cadastro responde o quê: os campos que descrevem cada cliente e o que ele procura. O controle de clientes responde quando: o que foi combinado, qual foi o último contato e o que vence hoje. Modelo pronto entrega bem os dois primeiros e quase nunca o terceiro, porque controle exige algo que calcule datas e ordene o dia, não só guarde texto. Se você já tem a lista organizada e ainda liga por intuição, o que falta é o terceiro nível.

Se você quer a planilha que realmente planeja o dia, faça o teste gratuito do CRM in Excel: 50 clientes e 50 contatos frios, sem cartão.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade.

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Michał B. Fedor