Excel ou sistema na nuvem: qual escolher

Em resumo: a escolha entre uma planilha no seu computador e um sistema na nuvem se resolve com três perguntas. Mais de uma pessoa vai editar a mesma base ao mesmo tempo? Você precisa que dados entrem sozinhos a partir de outras ferramentas? O seu trabalho acontece no celular? Duas respostas "sim" e a nuvem ganha, sem debate. Três respostas "não" e o Excel resolve, mais barato e com o arquivo na sua mão. O número de clientes não entra nessa conta.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto, e ele está de um lado dessa comparação. Por isso metade deste artigo trata do que a nuvem faz melhor do que nós.

A comparação errada: recursos contra recursos

Quase todo comparativo lista funções lado a lado, e nesse jogo a nuvem sempre parece ganhar: ela tem mais coisas. Só que "mais coisas" não é um critério de decisão; é um critério de vendas. A pergunta certa não é qual sistema tem mais recursos, e sim qual deles resolve o seu trabalho de amanhã de manhã.

O que a nuvem faz que o Excel nunca vai fazer

Vamos começar por aqui, porque é a parte em que somos parte interessada e por isso ela precisa vir primeiro e sem suavização:

• Várias pessoas na mesma base, ao mesmo tempo. Aqui a planilha perde de forma definitiva. Arquivo em pasta compartilhada com duas pessoas dentro produz conflito de versão, sobrescrita e a frase mais cara do comércio: "achei que você tinha atualizado".
• Integrações automáticas. Lead do formulário do site caindo sozinho na base, e-mail sincronizado, agenda conectada. O Excel não faz nada disso e não há truque que resolva.
• Acesso pelo celular. Se você anota entre um compromisso e outro, um arquivo que só abre no computador vai te atrapalhar todo dia.
• Backup feito por outro. Na nuvem, o backup é do fornecedor. No seu computador, o backup é seu, e se você não fizer, ninguém faz.
• Histórico completo de interações. A nuvem consegue registrar cada e-mail, cada ligação, cada reunião em uma linha do tempo. Uma planilha guarda o último contato e as suas observações, o que não é a mesma coisa.

O que o Excel faz que a nuvem não faz

• O arquivo é seu. Ninguém reajusta, ninguém bloqueia a conta, ninguém muda os termos de uso no ano que vem, ninguém descontinua o produto.
• Os dados não saem do seu computador. Não existe servidor de terceiro para ser invadido. A responsabilidade passa a ser sua, o que é bom ou ruim conforme a sua disciplina.
• Funciona sem internet. Em viagem, em área sem sinal, quando a operadora cai. Um sistema em nuvem sem conexão é uma tela branca.
• Não há mensalidade. Boa parte do que você paga por mês vai para manter servidor de pé. Um arquivo no seu disco não tem servidor para manter, então não sobra o que cobrar.
• Você já sabe usar. Zero curva de aprendizado, zero treinamento de implantação.

As três perguntas que decidem

Ignore recurso e responda a isto:

1. Mais de uma pessoa vai editar a mesma base ao mesmo tempo?
2. Você precisa que dados entrem sozinhos, vindos do site, de portais ou do e-mail?
3. O seu trabalho acontece no celular, na rua?

Duas respostas "sim": assine um sistema em nuvem e não olhe para trás. Três respostas "não": o Excel resolve e você vai economizar dinheiro e tempo de aprendizado. Uma resposta "sim" só: pese qual delas é, porque a primeira (equipe) é a mais decisiva das três.

O que não decide nada

A quantidade de clientes. É o critério que todo mundo usa e não deveria. Alguns milhares de linhas não são problema nenhum para o Excel; o que trava um arquivo são fórmulas voláteis e formatação condicional aplicada em colunas inteiras, não o número de registros. Uma base limpa de 5000 clientes abre em segundos. A resposta completa está em Excel serve como CRM?.

A pior escolha possível: os dois

Manter uma planilha "de verdade" ao lado do sistema na nuvem que a empresa paga é mais comum do que se admite, e é o pior dos mundos. Duas bases significam duas verdades, e em um mês nenhuma delas está atualizada. Se você está fazendo isso, o dado já está te dizendo qual das duas você realmente usa. Escolha essa e mova o resto.

O degrau intermediário

Existe uma opção que os comparativos não citam porque quase ninguém a vende: um aplicativo construído dentro do Excel. Continua sendo um arquivo local, seu, sem mensalidade e sem internet, mas com macros que fazem o trabalho que uma planilha comum não faz.

Se a sua reação às cinco vantagens da nuvem foi um encolher de ombros, o CRM in Excel cabe na sua rotina. Ele guarda duas bases de 5000 registros no seu disco, abre na agenda do dia, marca 14 situações de contato e conta as suas ligações por semana e por mês. Sem nuvem, sem celular, sem equipe mexendo no mesmo arquivo, sem integrações e sem envio automático: aquelas vantagens continuam sendo da nuvem, e este texto não vai fingir o contrário. Windows, compra única. Para descobrir de qual lado você está sem gastar nada, a planilha gratuita dá uma base de 1.000 contatos, 7 situações e procura pelo telefone, em inglês, sem o planejamento automático do dia, sem aviso de retorno e sem texto pronto, e o download acontece sem formulário.

Perguntas frequentes

Excel ou sistema na nuvem: o que é melhor para uma empresa pequena?

Depende do caso: sozinho e a partir de um computador, o Excel resolve. Com equipe, integrações ou celular, a nuvem ganha.

Quais são as vantagens do Excel sobre um sistema na nuvem?

O arquivo é seu, funciona sem internet, não tem mensalidade e você já sabe usar a interface.

Quais são as vantagens da nuvem sobre o Excel?

Edição simultânea, celular, integrações automáticas, backup do fornecedor e histórico completo de interações.

Dá para usar planilha e sistema na nuvem ao mesmo tempo?

Dá, e é a pior opção: duas bases são duas verdades, e logo nenhuma está atualizada.

Como decidir entre Excel e nuvem sem errar?

Equipe na mesma base? Integrações? Celular? Dois "sim" e a nuvem ganha; três "não" e o Excel resolve.

Comparar Excel e nuvem é comparar dois modelos de custo, não só duas telas. O modelo de compra está detalhado em Sistema sem mensalidade, e a montagem prática em Controle de clientes em Excel. Se a balança pendeu para cá, veja o programa ou baixe antes o arquivo grátis, mais simples e em inglês. Dos dois lados desta comparação, só o do Excel aceita inspeção pessoal; o arquivo fica pendurado em público, aberto para leitura e para nada além disso.

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Michał B. Fedor