Excel ou sistema na nuvem: qual escolher

Em resumo: a escolha entre uma planilha no seu computador e um sistema na nuvem se resolve com três perguntas. Mais de uma pessoa vai editar a mesma base ao mesmo tempo? Você precisa que dados entrem sozinhos a partir de outras ferramentas? O seu trabalho acontece no celular? Duas respostas "sim" e a nuvem ganha, sem debate. Três respostas "não" e o Excel resolve, mais barato e com o arquivo na sua mão. O número de clientes não entra nessa conta.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto, e ele está de um lado dessa comparação. Por isso metade deste artigo trata do que a nuvem faz melhor do que nós.

A comparação errada: recursos contra recursos

Quase todo comparativo lista funções lado a lado, e nesse jogo a nuvem sempre parece ganhar: ela tem mais coisas. Só que "mais coisas" não é um critério de decisão — é um critério de vendas. A pergunta certa não é qual sistema tem mais recursos, e sim qual deles resolve o seu trabalho de amanhã de manhã.

O que a nuvem faz que o Excel nunca vai fazer

Comecemos por aqui, porque é a parte em que somos parte interessada e por isso ela precisa vir primeiro e sem suavização:

• Várias pessoas na mesma base, ao mesmo tempo. Aqui a planilha perde de forma definitiva. Arquivo em pasta compartilhada com duas pessoas dentro produz conflito de versão, sobrescrita e a frase mais cara do comércio: "achei que você tinha atualizado".
• Integrações automáticas. Lead do formulário do site caindo sozinho na base, e-mail sincronizado, agenda conectada. O Excel não faz nada disso e não há truque que resolva.
• Acesso pelo celular. Se você anota entre um compromisso e outro, um arquivo que só abre no computador vai te atrapalhar todo dia.
• Backup feito por outro. Na nuvem, o backup é do fornecedor. No seu computador, o backup é seu — e se você não fizer, ninguém faz.
• Histórico completo de interações. A nuvem consegue registrar cada e-mail, cada ligação, cada reunião em uma linha do tempo. Uma planilha guarda o último contato e as suas observações, o que não é a mesma coisa.

O que o Excel faz que a nuvem não faz

• O arquivo é seu. Ninguém reajusta, ninguém bloqueia a conta, ninguém muda os termos de uso no ano que vem, ninguém descontinua o produto.
• Os dados não saem do seu computador. Não existe servidor de terceiro para ser invadido. A responsabilidade passa a ser sua, o que é bom ou ruim conforme a sua disciplina.
• Funciona sem internet. Em viagem, em área sem sinal, quando a operadora cai. Um sistema em nuvem sem conexão é uma tela branca.
• Não há mensalidade. Mensalidade sustenta servidor. Sem servidor, não há o que sustentar todo mês.
• Você já sabe usar. Zero curva de aprendizado, zero treinamento de implantação.

As três perguntas que decidem

Ignore recurso e responda a isto:

1. Mais de uma pessoa vai editar a mesma base ao mesmo tempo?
2. Você precisa que dados entrem sozinhos, vindos do site, de portais ou do e-mail?
3. O seu trabalho acontece no celular, na rua?

Duas respostas "sim": assine um sistema em nuvem e não olhe para trás. Três respostas "não": o Excel resolve e você vai economizar dinheiro e tempo de aprendizado. Uma resposta "sim" só: pese qual delas é, porque a primeira (equipe) é a mais decisiva das três.

O que não decide nada

A quantidade de clientes. É o critério que todo mundo usa e não deveria. Alguns milhares de linhas não são problema nenhum para o Excel; o que trava um arquivo são fórmulas voláteis e formatação condicional aplicada em colunas inteiras, não o número de registros. Uma base limpa de 5000 clientes abre em segundos. A resposta completa está em Excel serve como CRM?.

A pior escolha possível: os dois

Manter uma planilha "de verdade" ao lado do sistema na nuvem que a empresa paga é mais comum do que se admite, e é o pior dos mundos. Duas bases significam duas verdades, e em um mês nenhuma delas está atualizada. Se você está fazendo isso, o dado já está te dizendo qual das duas você realmente usa. Escolha essa e mova o resto.

O degrau intermediário

Existe uma opção que os comparativos não citam porque quase ninguém a vende: um aplicativo construído dentro do Excel. Continua sendo um arquivo local, seu, sem mensalidade e sem internet — mas com macros que fazem o trabalho que uma planilha comum não faz.

É o que o CRM in Excel é. Duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis (neutros e com variação masculino e feminino), busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. Ele não envia mensagem sozinho, não tem nuvem, não tem app de celular, não tem trabalho em equipe e não tem integrações — as cinco vantagens da nuvem listadas lá em cima continuam sendo da nuvem. Pagamento único, sem mensalidade, para Windows. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios.

Perguntas frequentes

Excel ou sistema na nuvem: o que é melhor para uma empresa pequena?

Depende do caso: sozinho e a partir de um computador, o Excel resolve. Com equipe, integrações ou celular, a nuvem ganha.

Quais são as vantagens do Excel sobre um sistema na nuvem?

O arquivo é seu, funciona sem internet, não tem mensalidade e você já sabe usar a interface.

Quais são as vantagens da nuvem sobre o Excel?

Edição simultânea, celular, integrações automáticas, backup do fornecedor e histórico completo de interações.

Dá para usar planilha e sistema na nuvem ao mesmo tempo?

Dá, e é a pior opção: duas bases são duas verdades, e logo nenhuma está atualizada.

Como decidir entre Excel e nuvem sem errar?

Equipe na mesma base? Integrações? Celular? Dois "sim" e a nuvem ganha; três "não" e o Excel resolve.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor