Alternativa ao ACT! com licença única

Em resumo: se você chegou aqui é porque usava um programa instalado no computador, comprado de uma vez, e agora o caminho natural leva a uma mensalidade. O ACT! encerrou a venda de licenças perpétuas em setembro de 2023. Você tem três saídas: ficar onde está enquanto funcionar, aceitar a nuvem, ou descer de categoria de propósito e comprar um aplicativo local simples que cubra o que você realmente usava. Antes de decidir, faça um exercício de honestidade: anote as funções que usou nesta última semana. Quase sempre são quatro.

Cartas na mesa: o CRM in Excel é o nosso produto e é uma das opções de pagamento único que ainda existem. Não é substituto de um para um de um CRM veterano: é uma alternativa deliberadamente menor, e este artigo explica o que você perde ao escolhê-la.

O primeiro passo não é procurar alternativa, é fazer inventário

A armadilha clássica de uma migração é procurar um programa que reproduza todas as funções do anterior. Não faça isso. Pegue papel e anote o que você usou de verdade nos últimos sete dias de trabalho.

Na maioria dos casos a lista de um usuário veterano fica assim: abrir a ficha de um contato, ler o que foi conversado, ver os retornos de hoje e anotar o que aconteceu na última ligação. Quatro coisas. Todo o resto continua lá, ocupando menu, e você não toca há anos.

Se a sua lista terminou em quatro linhas, o que você procura não é um sucessor à altura do programa antigo. É uma ferramenta que faça essas quatro coisas sem falhar e que não cobre de você a biblioteca de recursos que ficou dez anos fechada no menu.

As três saídas reais

Saída 1: ficar onde está. Pouco glamorosa e muitas vezes correta. Um programa comprado que funciona não para de funcionar porque o fabricante lançou um modelo novo. Se está tudo bem e os seus dados estão a salvo, migre quando algo doer, não por pressão.

Saída 2: a nuvem. É o que a maioria faz, e em muitos casos é acertado. Você ganha atualização, acesso de qualquer lugar, trabalho em equipe e integrações. Paga uma mensalidade que não termina e aceita que os dados morem no servidor de outra pessoa. Se vocês são vários mexendo nos mesmos contatos, essa é a saída boa e as outras duas são erro.

Saída 3: descer de categoria de propósito. Comprar um aplicativo local, pequeno, de pagamento único, que faça as quatro coisas da sua lista. É a opção que ninguém te propõe, porque quem vende assinatura não ganha nada propondo isso.

Como se tira a informação de um programa de mesa

• Exporte em partes. Um arquivo com os contatos, outro com o histórico das conversas. Anos de uso saindo em um bloco só não se limpam: você abre, olha o tamanho e desiste.
• Limpe antes de importar. Telefone sem DDD, campo vazio, duplicado evidente, situação escrita de cinco maneiras diferentes. Se entrar lixo, sai lixo; só que agora com fórmula em cima.
• Decida que histórico você leva. Uma década de anotação não pesa o mesmo que o último ano e meio de conversa viva. Quase ninguém relê o que escreveu em 2016, e levar tudo apenas muda a bagunça de lugar.
• Guarde o arquivo original. Uma cópia intacta do despejo, em pasta separada, para sempre. Se a limpeza sair errada, você recomeça a partir dela em vez de perder o histórico.

O detalhamento está em Migrar dados de clientes para o Excel.

O que você perde ao descer de categoria

• Campos próprios e estrutura moldável. Um aplicativo em Excel vem com as abas e as colunas fechadas: você não acrescenta coluna nem redesenha a base. Se você passou anos construindo o seu processo com campos sob medida, isso vai doer, e é honesto avisar antes.
• Automações complexas e fluxos com condições encadeadas.
• Integrações com outras ferramentas.
• Módulos que você talvez dava como certos. Aqui não há módulo de projetos, não há funil com valores e não há previsão de receita.
• Histórico automático de cada interação. O que fica registrado é o que você escreve na coluna de observações.

O que a troca devolve para você

• Nenhuma renovação para aprovar. O pagamento acontece uma vez e não volta no ano seguinte.
• O arquivo é seu, no seu disco, e funciona sem internet.
• Velocidade. Abre em segundos e filtra na hora.
• Nenhuma curva de aprendizado. É Excel.

Quando esta alternativa NÃO é para você

Se vocês são várias pessoas mexendo na mesma base ao mesmo tempo, se você precisa que outras ferramentas se conectem sozinhas ou se trabalha pelo celular a maior parte do dia: um sistema em nuvem é melhor do que qualquer coisa nesta página. Sem meio-termo.

Se a sua lista tinha quatro linhas

O CRM in Excel faz exatamente essas quatro: ficha do cliente com as suas anotações, agenda do dia calculada quando o arquivo abre, lembretes de retorno e busca do cliente pelo telefone quando toca um número que você não reconhece. Acrescente duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, modelos de SMS e e-mail editáveis e estatísticas semanais e mensais de ligações. O sistema não dispara mensagem sozinho: monta o texto e quem envia é você. Roda no Windows, sem internet, sem conta criada e sem nada saindo do seu disco.

Pagamento único, sem mensalidade. Um aviso antes de você testar: o arquivo gratuito não é o programa completo com limite de linhas, é uma versão mais simples e em inglês, com 1.000 contatos, 7 situações de contato e busca pelo telefone, sem agenda do dia, sem lembretes e sem modelos de mensagem. A versão gratuita comporta 1.000 contatos e não pede e-mail: importe um pedaço do seu CSV e veja se serve antes de pagar. E se preferir montar tudo do zero, o guia está em Controle de clientes em Excel.

Perguntas frequentes

O ACT! ainda vende licença vitalícia?

Não. As licenças perpétuas foram encerradas em setembro de 2023 e o caminho oficial passou a ser a assinatura.

Qual alternativa ao ACT! existe com licença única?

Fabricantes pequenos de software de mesa e aplicativos construídos dentro do Excel. Nenhum nome grande vende mais licença única.

Vale a pena migrar do ACT! ou fico onde estou?

Se o programa funciona e os dados estão seguros, ficar é legítimo. Migre quando algo doer, não por pressão comercial.

Como tiro os meus dados do ACT! para levar para outro lugar?

Exportando para CSV, em partes, limpando antes de importar e guardando uma cópia intacta do despejo original.

O que perco ao trocar um CRM veterano por um aplicativo em Excel?

Campos próprios, estrutura moldável, automações e integrações. É uma troca, não uma melhora em tudo.

Licença única era exatamente o que o ACT! representava para muita gente, e é o que o CRM in Excel oferece hoje: você compra o arquivo, ele fica com você e não há renovação anual para aprovar. Dentro dele, duas bases de 5000 registros, procura pelo telefone, pelo sobrenome ou pelo e-mail, a agenda do dia esperando na abertura e o total de ligações fechado por semana e por mês, tudo rodando no Windows, sem conexão. A comparação honesta termina aqui: não há banco de dados compartilhado, integração com e-mail nem aplicativo de celular, e nenhuma mensagem sai sem você clicar. Quem quiser experimentar a lógica antes pode pegar a planilha gratuita, com 1.000 contatos e 7 situações, em inglês, sem lembretes e sem cadastro para baixar. Quem passou anos no ACT! não compra estrutura nova às cegas, por isso a nossa fica aberta a qualquer visitante, com registros de exemplo e sem espaço para digitar.

Michał B. Fedor