CRM simples para pequenas empresas: por que vence

Em resumo: em uma empresa pequena, o sistema que vence não é o mais completo, é o que você consegue preencher todo dia. Sistemas complexos são abandonados em duas ou três semanas porque exigem uma disciplina de preenchimento que quem vende sozinho não sustenta, e uma base desatualizada é pior do que nenhuma base, porque ela mente com cara de relatório. Dez campos, uma tela, uma lista do dia: é isso.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto, e ele é deliberadamente simples. Isso é uma escolha de projeto, não uma falta de recurso, e mais adiante você vai ler exatamente o que ele não faz.

Por que sistemas grandes fracassam em empresas pequenas

Não é falta de qualidade do software. Os grandes sistemas são bons: eles foram desenhados para um gerente comercial enxergar o trabalho de um time de dez vendedores. Funil com valores, probabilidade de fechamento, previsão de receita, campo obrigatório em cada etapa: tudo isso existe para responder a uma pergunta que o gerente precisa fazer.

Quem vende sozinho não tem gerente. Tem cliente. E cada campo obrigatório na tela é um pedágio entre você e a próxima ligação. Duas semanas depois da implantação, o preenchimento começa a falhar. Um mês depois, a base está desatualizada. Dois meses depois, você voltou para o caderno, ou para a planilha, que é o que a maioria faz de verdade e não admite.

A base desatualizada é pior do que nenhuma base

Isso merece um parágrafo próprio. Uma base sem dado nenhum é inútil, mas honesta. Uma base pela metade é perigosa: ela gera relatório bonito com dado velho, e você toma decisão em cima disso. Você olha a tela, vê trinta oportunidades abertas e sente que está indo bem, quando na verdade doze delas morreram há meses e ninguém atualizou.

Os dez campos que resolvem

• Nome e sobrenome (duas colunas).
• Telefone e e-mail.
• Cidade e estado.
• Situação do contato: em lista suspensa, nunca texto livre.
• Observações: o campo mais subestimado de todos. É onde mora o "a filha faz faculdade em outra cidade" que ganha a conversa seis meses depois.
• Próxima ação e data do retorno: as duas colunas que separam uma agenda de um sistema de vendas.

Isso é tudo. Se você achar que falta algo, espere trinta dias antes de acrescentar a coluna. Na maioria das vezes a vontade passa.

A única função que importa de verdade: a lista de hoje

Todo o resto é enfeite se o sistema não responder à pergunta "para quem eu ligo agora?". Um sistema simples abre, mostra a lista do dia, e você trabalha. Nenhum clique a mais.

Essa lista sai de uma coisa só: a coluna de data de retorno, filtrada por "menor ou igual a hoje". Se você montar isso em uma planilha própria, já tem a maior parte do que um CRM caro faria por você. Como montar essa coluna está detalhado em Controle de clientes em Excel.

Simples não quer dizer fraco

Simples é ver o que precisa ser feito hoje sem navegar por cinco telas. Fraco seria não ter lembrete, não ter busca e não ter estatística nenhuma. Dá para ter as três coisas e ainda assim caber em uma tela, e é exatamente isso que um sistema em Excel bem construído faz.

Quando o simples não serve para você

Seja honesto com o seu próprio caso. Um sistema simples, local, feito para uma pessoa, é a escolha errada quando:

• vocês são uma equipe e precisam ver o trabalho um do outro em tempo real;
• você precisa de integração automática com site, e-mail ou sistema de nota;
• você trabalha pelo celular, na rua, o dia inteiro.

Nesses casos a nuvem ganha e não há discussão. O nosso produto não tem nuvem, não tem aplicativo de celular, não tem trabalho compartilhado e não tem integrações. Se você precisa disso, ele não é para você.

O nosso sistema, sem exagero

O simples vence porque é usado, e usado todo dia. O CRM in Excel foi desenhado para uma pessoa que vende de um computador só: a agenda do dia se refaz quando você abre o arquivo, os modelos de SMS e e-mail vêm em versão neutra e com variação masculina e feminina, e as 14 situações de contato acabam com a dúvida sobre como classificar cada conversa. Não há painel para configurar nem automação de envio: o texto fica pronto e você decide o que fazer com ele. Perto de uma hora de preparo inicial, um pagamento e nenhuma cobrança recorrente. Se você quer a prova mais simples possível de que ferramenta simples funciona, a planilha gratuita tem 1.000 contatos, 7 situações e nenhuma automação, está em inglês e é liberada sem cadastro.

Perguntas frequentes

Qual é o CRM mais simples para uma pequena empresa?

O que você consegue preencher todo dia sem pensar: poucos campos, uma tela e uma lista clara de quem contatar hoje.

Por que a maioria das pequenas empresas abandona o CRM?

Porque o sistema pede mais informação do que a empresa consegue entregar. Funil com valores e previsão foram feitos para gerente acompanhar time, não para quem vende sozinho.

Quantos campos um sistema de controle de clientes precisa ter?

Cerca de dez, incluindo próxima ação e data do retorno. Nenhuma base morreu por falta de coluna; muitas morreram por excesso.

CRM simples é o mesmo que CRM fraco?

Não. Simples é ver o que fazer hoje sem cinco cliques. Fraco seria não ter lembrete, busca nem estatística; dá para ter os três em uma tela.

Vale a pena um sistema pago se a empresa é pequena?

Vale quando você começa a perder retorno. Enquanto você lembra de todo mundo sem ajuda, uma planilha resolve.

Complexidade cobra duas vezes: na fatura e no tempo de aprender. Os dois textos que colocam isso em números são Sistema sem mensalidade e Controle de clientes em Excel. Para agir hoje: o CRM in Excel, com o cupom startingOut aplicável na hora de fechar, ou a versão gratuita, mais simples, em inglês e sem pedir o seu e-mail.

Michał B. Fedor