Pequena empresa não precisa de sistema caro

Em resumo: o problema de um sistema corporativo em uma empresa pequena não é o preço, é o tamanho. Ele foi desenhado para um gerente enxergar o trabalho de um time — funil com valores, previsão de receita, pontuação de lead, campo obrigatório em cada etapa. Quem vende sozinho não tem gerente, tem cliente, e cada campo obrigatório é um pedágio entre ele e a próxima ligação. Duas semanas depois, o preenchimento para e a base morre.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto, deliberadamente pequeno. Isso é escolha de projeto, e mais adiante você vai ler exatamente o que ele não faz.

O software caro não é ruim — ele é de outro tamanho

Vale começar tirando o preconceito do caminho. Os grandes sistemas de vendas são bem construídos e resolvem muito bem o problema para o qual foram feitos: dar a um gerente comercial visibilidade sobre o trabalho de dez, vinte ou cem vendedores. Previsão de receita, funil com valores, pontuação de lead, relatório de produtividade — tudo isso responde a perguntas que um gerente precisa fazer.

Você, que vende sozinho ou com mais uma pessoa, não faz nenhuma dessas perguntas. Você faz uma só: para quem eu ligo agora?. E para responder a essa pergunta, aquele sistema todo é uma casa de dez cômodos onde você usa a cozinha.

O custo que não aparece na fatura

O preço da mensalidade é o menor dos problemas. O custo real é o preenchimento. Cada campo obrigatório, cada etapa do funil, cada valor estimado que o sistema exige é um minuto que sai da sua venda e entra na burocracia.

O que acontece na prática é sempre igual. Semana um: você preenche tudo, animado. Semana três: você preenche o essencial. Mês dois: você preenche quando sobra tempo, e nunca sobra. Mês três: a base está desatualizada e você trabalha por uma planilha paralela — que é o que boa parte do mercado faz e ninguém admite.

Base pela metade é pior do que base nenhuma

Isso merece um parágrafo próprio. Uma base vazia é inútil, mas honesta. Uma base preenchida pela metade é perigosa: ela gera relatório bonito com dado velho. Você abre a tela, vê trinta oportunidades abertas e sente que o mês vai bem, quando doze delas morreram há meses e ninguém atualizou. Decisão tomada em cima de dado velho é pior do que decisão tomada no escuro, porque vem com confiança.

O que você nunca vai usar

• Previsão de receita. Ela depende de você atribuir valor e probabilidade a cada negócio, e de fazer isso com honestidade toda semana. Ninguém que vende sozinho faz.
• Pontuação automática de leads. Serve para priorizar quando há centenas de leads novos por mês. Se você conhece cada um pelo nome, você é a pontuação.
• Painel executivo. Feito para quem não fala com o cliente. Você fala.
• Fluxos de aprovação e hierarquia. Não há quem aprovar nem para quem escalar.

O que você realmente usa

Reduzindo ao osso, o uso diário de quem vende sozinho é isto:

• a lista de quem contatar hoje;
• a ficha com o combinado e as observações;
• um jeito rápido de mandar a mensagem;
• alguma noção de quantas ligações você fez na semana e no mês.

Quatro coisas. Todas cabem em uma planilha bem montada, e o passo a passo está em Controle de clientes em Excel. Se o que você quer é a comparação entre alugar e comprar, ela está em Sistema sem mensalidade.

Quando o sistema caro passa a fazer sentido

Existe um momento em que ele deixa de ser exagero e vira necessidade. É quando aparece uma dessas três coisas:

• Equipe na mesma carteira. Duas ou mais pessoas editando a mesma base ao mesmo tempo, precisando ver o trabalho uma da outra. Planilha compartilhada nesse cenário é conflito de versão garantido.
• Integrações. Leads do site ou de portais caindo sozinhos na base, e-mail e agenda sincronizados.
• Trabalho pelo celular. Se o seu escritório é a rua, um arquivo de computador atrapalha todos os dias.

Se você tem duas dessas três, pare de ler sobre planilhas e assine um sistema em nuvem. Falamos sério: o nosso produto não faz nenhuma das três.

A terceira via: comprar uma vez

Entre "planilha caseira" e "mensalidade corporativa" existe um caminho que quase ninguém menciona, porque quase ninguém o vende: um sistema que você compra uma vez e que passa a ser seu. O CRM in Excel é isso — um aplicativo construído dentro do Excel, com licença offline para Windows.

Duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. Não tem nuvem, não tem app, não tem trabalho em equipe, não tem integrações e não envia mensagem nenhuma sozinho — prepara o texto e você envia. Pagamento único, sem mensalidade, configuração inicial de cerca de uma hora. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios.

Perguntas frequentes

Uma pequena empresa precisa de um sistema de controle de clientes?

Precisa de um lugar único com contatos, situação e data do próximo retorno. Se é planilha ou software pago, é outra conversa.

Por que sistemas caros não funcionam em empresas pequenas?

Porque foram feitos para um gerente acompanhar um time. Cada campo obrigatório é um pedágio entre você e a próxima ligação.

O que um sistema caro tem que a pequena empresa nunca vai usar?

Previsão de receita, pontuação de lead, painel executivo, fluxos de aprovação e hierarquia de equipe.

Quando o gasto com um sistema de vendas se justifica?

Com equipe na mesma carteira, com integrações necessárias ou com trabalho feito pelo celular. Aí a mensalidade compra algo real.

Qual é a alternativa a um sistema caro com mensalidade?

Montar a própria planilha, custo zero, ou comprar um sistema com pagamento único que fica no seu computador.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor