Vantagens do controle de clientes em Excel

Em resumo: a maior vantagem do Excel no controle de clientes não é técnica, é humana: você já sabe usar, então você preenche. E um sistema preenchido pela metade é pior do que nenhum, porque gera relatório bonito com dado velho. Depois vêm a posse do arquivo, a ausência de mensalidade, o funcionamento sem internet e o fato de os dados não saírem do seu computador. As desvantagens são quatro e estão todas listadas aqui.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto, um aplicativo construído dentro do Excel. Somos parte interessada: por isso a segunda metade do artigo é sobre quando o Excel é a escolha errada.

Vantagem 1: adoção. É aqui que quase todo sistema morre

Sistemas de controle de clientes não fracassam por falta de recurso: fracassam porque as pessoas param de preencher. Duas semanas depois da implantação alguém pula um campo obrigatório; um mês depois, metade dos contatos está desatualizada; dois meses depois, o vendedor voltou para a planilha paralela.

O Excel começa vencendo essa briga porque não há curva de aprendizado: você abre a tabela, escreve na linha, filtra a coluna. Parece pequeno no comparativo e é decisivo na prática.

Vantagem 2: o arquivo é seu

Isso tem consequências que só aparecem no dia ruim. Ninguém bloqueia a sua conta, ninguém reajusta o preço no meio do ano, ninguém descontinua o produto. E o custo de saída é zero: um arquivo de Excel abre em qualquer computador e converte para CSV em dois cliques. Compare com sair de um sistema em nuvem depois de dois anos: em geral você exporta os contatos, mas não leva os fluxos, os campos personalizados nem a organização que construiu.

Vantagem 3: sem mensalidade, sem limite que force upgrade

Mensalidade não acaba: ela reajusta. E os planos têm um limite (de usuários, de contatos, de e-mails), que aparece exatamente quando o seu negócio começa a andar, ou seja, quando você tem menos vontade de trocar de ferramenta, porque os seus dados já estão lá dentro. Essa lógica está em sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar e em o que o plano gratuito realmente dá.

Vantagem 4: funciona sem internet, e os dados ficam com você

A internet cai: no escritório, no cliente, na estrada. Sem sinal, o sistema na nuvem vira uma página que não carrega, enquanto o arquivo no seu disco continua abrindo em dois cliques. E nenhuma informação de cliente sobe para servidor de terceiro.

Vantagem 5: transparência, não há caixa preta

Você vê a tabela inteira. Não há algoritmo decidindo qual contato é "quente" nem relatório que some quando o plano muda. Você entende o que o seu sistema faz, porque o sistema é você.

As quatro desvantagens, sem suavizar

• Não há trabalho em equipe simultâneo. Duas pessoas editando o mesmo arquivo produzem conflito de versão e a frase mais cara do comércio: "achei que você tinha atualizado". Se vocês dividem a carteira, o sistema em nuvem ganha.
• Não há integrações automáticas. Lead do formulário do site caindo sozinho na base, e-mail sincronizado, agenda conectada: nada disso, e não existe truque que resolva.
• Não há aplicativo de celular. Se o seu trabalho acontece na rua, um arquivo que só abre no computador vira estorvo diário.
• O backup é seu. Esta é a maior. Sem cópia de segurança, um HD queimado apaga a carteira inteira e não há suporte para ligar. Cópia semanal em pendrive, HD externo ou pasta sincronizada: dois minutos, toda semana.

Se dois desses quatro pontos descrevem o seu dia, pare de ler sobre Excel e assine um sistema em nuvem. Será dinheiro bem gasto.

Uma planilha comum também não lembra de nada

Aqui é onde a maioria dos artigos exagera. Uma tabela, por melhor que seja montada, não avisa nada ao abrir, não prepara o texto de um SMS, não encontra o cliente pelo número de telefone e não conta quantas ligações você fez nesta semana. Não é limitação do Excel: é a fronteira entre planilha e aplicativo, e ela se atravessa com macros. Onde exatamente fica essa linha, em Excel serve como CRM? e em planilha de clientes: modelo grátis e o limite dele.

As duas formas de ter isso

A primeira é gratuita: monte a sua planilha. Uma hora de trabalho, o guia está em como montar seu controle de clientes passo a passo, e você fica com as vantagens acima e sem as macros.

A segunda saída é comprar as mesmas vantagens com o código já escrito. No CRM in Excel a agenda do dia se refaz na abertura do arquivo e volta a se recalcular a cada 25 minutos com ele aberto; os modelos de SMS e e-mail já vêm redigidos para você adaptar ao seu jeito de falar; o fechamento de ligações sai por semana e por mês; e as duas bases de 5000 registros mantêm separados quem já comprou e quem ainda está sendo trabalhado. A estrutura das colunas é fixa e nenhuma mensagem parte do arquivo sem a sua mão. Compra única, sem assinatura, sem internet obrigatória. A planilha grátis fica um degrau abaixo, e isso é intencional: 1.000 contatos, 7 situações, pendências filtradas manualmente e procura pelo telefone, em inglês, e o que no pago se atualiza sozinho aqui depende da sua mão. Nenhum cadastro é exigido para pegá-la.

Perguntas frequentes

Quais são as vantagens de fazer o controle de clientes em Excel?

Você já sabe usar (e por isso preenche), o arquivo é seu, não há mensalidade, funciona sem internet e os dados não saem do seu computador.

Excel é melhor que um CRM em nuvem?

É diferente. Para quem vende sozinho de um computador, entrega o que se usa de verdade. Para equipe, integrações ou celular, a nuvem ganha.

O controle de clientes em Excel é barato de verdade?

Se você monta sozinho, custa uma hora do seu tempo. Sem mensalidade e sem limite que force upgrade. O custo escondido é o backup, que passa a ser seu.

Quais são as desvantagens do controle de clientes em Excel?

Sem equipe simultânea, sem integrações, sem celular e com o backup por sua conta. E uma planilha comum não lembra de nada sozinha: isso exige macro.

Para quem o controle de clientes em Excel é a melhor escolha?

Para quem vende sozinho, do computador, e cujo problema é esquecer de retomar contato: não integrar sistemas.

Vantagem que você não usa não é vantagem, é linha na fatura. Para a comparação inteira existem Controle de clientes em Excel e a conta da assinatura. E para sair do texto e ir à prática: a página do produto ou o download gratuito, em inglês, mais simples e sem formulário no meio.

Michał B. Fedor