Planilha de clientes: modelo grátis e o limite dele

Em resumo: planilha de clientes grátis existe aos montes, funciona e serve para começar. Quase todos os modelos vêm de fabricantes de CRM que os oferecem em troca do seu e-mail, e todos terminam no mesmo lugar: dão a tabela, mas o trabalho continua sendo seu. A diferença entre uma planilha e um aplicativo não está no design nem nas cores; está nas macros.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto e ele é pago. Este artigo diz, sem enrolação, quando um modelo gratuito já resolve, e para muita gente ele resolve.

Onde estão os modelos gratuitos e por que eles existem

Em três lugares. Nos sites dos fabricantes de CRM, que oferecem a planilha em troca do seu e-mail. Nos modelos oficiais da Microsoft, que já vêm instalados com o Excel. E em portais de planilhas, de qualidade muito desigual; vale abrir e olhar antes de confiar.

Os primeiros costumam ser os mais bem feitos, e isso não é coincidência. Um modelo gratuito é um canal de captação perfeitamente legítimo: entrega valor real, deixa você testar a abordagem e foi desenhado para que você chegue ao limite dele e então conheça o produto pago. Ninguém está te enganando. Só convém saber.

As seis coisas que uma planilha de clientes decente precisa ter

• Aba de clientes: uma linha por pessoa, com o intervalo convertido em tabela de verdade (Ctrl+T).
• Aba separada de contatos frios: misturar com clientes conquistados falseia qualquer relatório e enche a sua lista do dia de ruído.
• Lista do dia: filtrada por data, não uma aba que você preenche na mão toda manhã.
• Aba de modelos de mensagem: textos de SMS e e-mail prontos para copiar e colar.
• Aba de relatório: separada dos dados, sempre. Fórmula no meio da base é o começo do fim.
• Próxima ação e data: as duas colunas que transformam uma lista de contatos em um sistema de trabalho. Quase nenhum modelo gratuito resolve isso direito.

Se o modelo que você baixou tem essas seis coisas, você tem uma base sólida. Se quiser montar do zero em vez de baixar, o passo a passo está em Controle de clientes em Excel.

Onde qualquer planilha para

Aqui está a parte que a página de download não conta. Uma planilha, por mais bonita que seja, não consegue:

• lembrar sozinha para quem você precisa ligar hoje assim que você abre o arquivo;
• preparar um SMS ou um e-mail com o texto já montado e o tratamento certo;
• achar a ficha do cliente pelo número de telefone, quando ele liga e você não faz ideia de quem é;
• contar quantas ligações você fez nesta semana e neste mês.

Nada disso é mágica: são macros em VBA. E é exatamente aí que fica a fronteira. Uma planilha é uma estrutura. Um aplicativo é uma estrutura que trabalha. Você pode atravessar essa fronteira sozinho escrevendo o código; leva alguns fins de semana e exige gosto pelo assunto.

Quando o modelo gratuito já basta

Se você tem menos de cem contatos ativos, se o seu ciclo de venda é curto e você lembra de tudo sem ajuda, ou se ainda está descobrindo se vender é mesmo o seu caminho: baixe um modelo gratuito e não pense mais nisso. E se preferir não entregar o seu e-mail para um fabricante de CRM, a nossa planilha gratuita baixa direto, sem cadastro: uma base de 1.000 contatos e 7 situações, em inglês. Pagar por um sistema que você não vai encher é jogar dinheiro fora, e não é do nosso interesse que você faça isso e se arrependa.

Quando ele deixa de bastar

Não é quando você atinge um número mágico de contatos. É no dia em que você percebe que existe alguém para quem você deveria ter ligado há duas semanas. Esse é o sintoma, e ele não se cura com uma tabela mais bonita nem com mais uma coluna colorida.

Quando nem o nosso sistema resolve

Se você trabalha com outras pessoas na mesma carteira, se precisa de integrações com o site ou com o e-mail, ou se o seu trabalho acontece no celular: nem a planilha nem o nosso aplicativo servem. Nesse caso um sistema em nuvem ganha, e a resposta honesta é essa.

E se você quer as macros prontas

Reproduzir recurso por recurso na mão dá para fazer, e dá trabalho. O CRM in Excel é esse trabalho já feito: as fórmulas e as macros vêm escritas, a lista de hoje se monta sozinha na abertura, os lembretes já estão presos às datas de retorno e as 14 situações de contato vêm definidas. Duas ressalvas honestas: as colunas não são editáveis e nenhuma mensagem sai do arquivo sem você clicar. Pagamento único, Windows, internet dispensável. Antes disso, vale conhecer na prática o limite do caminho gratuito: a planilha grátis tem uma base de 1.000 contatos, 7 situações e um filtro manual de pendências, está em inglês e não traz agenda automática, lembretes nem modelos. Ela baixa sem cadastro e mostra em uma tarde onde a versão simples para de servir.

Perguntas frequentes

Onde baixar uma planilha de clientes grátis?

Nos sites dos fabricantes de CRM (em troca do seu e-mail), nos modelos oficiais da Microsoft e em portais de planilhas, estes últimos, olhando antes de confiar.

O que uma boa planilha de clientes precisa ter?

Aba de clientes, aba separada de contatos frios, lista do dia por data, modelos de mensagem, relatório separado e as colunas próxima ação e data.

Qual é a diferença entre uma planilha de clientes e um sistema?

A planilha é estrutura; o sistema é estrutura com macros que fazem parte do trabalho: lembrar, preparar mensagem e contar ligações.

Vale a pena pagar por uma planilha de clientes?

Por uma tabela mais bonita, não. Por macros que trabalham no seu lugar, pode valer: depende de quantos retornos você está perdendo.

Dá para personalizar a planilha de clientes depois?

Um modelo simples, totalmente. Um sistema com macros, com limite: as fórmulas e o código dependem da estrutura das colunas.

A pergunta que sobra depois de montar a própria planilha é quanto tempo você quer gastar mantendo ela. Duas leituras ajudam: Controle de clientes em Excel e comprar em vez de alugar. Depois, escolha entre o arquivo pronto e o gratuito em inglês, que já vem estruturado mesmo sendo bem mais simples.

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Michał B. Fedor