Planilha de clientes: modelo grátis e o limite dele

Em resumo: planilha de clientes grátis existe aos montes, funciona e serve para começar. Quase todos os modelos vêm de fabricantes de CRM que os oferecem em troca do seu e-mail, e todos terminam no mesmo lugar: dão a tabela, mas o trabalho continua sendo seu. A diferença entre uma planilha e um aplicativo não está no design nem nas cores — está nas macros.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto e ele é pago. Este artigo diz, sem enrolação, quando um modelo gratuito já resolve — e para muita gente ele resolve.

Onde estão os modelos gratuitos e por que eles existem

Em três lugares. Nos sites dos fabricantes de CRM, que oferecem a planilha em troca do seu e-mail. Nos modelos oficiais da Microsoft, que já vêm instalados com o Excel. E em portais de planilhas, de qualidade muito desigual — vale abrir e olhar antes de confiar.

Os primeiros costumam ser os mais bem feitos, e isso não é coincidência. Um modelo gratuito é um canal de captação perfeitamente legítimo: entrega valor real, deixa você testar a abordagem e foi desenhado para que você chegue ao limite dele e então conheça o produto pago. Ninguém está te enganando. Só convém saber.

As seis coisas que uma planilha de clientes decente precisa ter

• Aba de clientes — uma linha por pessoa, com o intervalo convertido em tabela de verdade (Ctrl+T).
• Aba separada de contatos frios — misturar com clientes conquistados falseia qualquer relatório e enche a sua lista do dia de ruído.
• Lista do dia — filtrada por data, não uma aba que você preenche na mão toda manhã.
• Aba de modelos de mensagem — textos de SMS e e-mail prontos para copiar e colar.
• Aba de relatório — separada dos dados, sempre. Fórmula no meio da base é o começo do fim.
• Próxima ação e data — as duas colunas que transformam uma lista de contatos em um sistema de trabalho. Quase nenhum modelo gratuito resolve isso direito.

Se o modelo que você baixou tem essas seis coisas, você tem uma base sólida. Se quiser montar do zero em vez de baixar, o passo a passo está em Controle de clientes em Excel.

Onde qualquer planilha para

Aqui está a parte que a página de download não conta. Uma planilha, por mais bonita que seja, não consegue:

• lembrar sozinha para quem você precisa ligar hoje assim que você abre o arquivo;
• preparar um SMS ou um e-mail com o texto já montado e o tratamento certo;
• achar a ficha do cliente pelo número de telefone, quando ele liga e você não faz ideia de quem é;
• contar quantas ligações você fez nesta semana e neste mês.

Nada disso é mágica: são macros em VBA. E é exatamente aí que fica a fronteira. Uma planilha é uma estrutura. Um aplicativo é uma estrutura que trabalha. Você pode atravessar essa fronteira sozinho escrevendo o código — leva alguns fins de semana e exige gosto pelo assunto.

Quando o modelo gratuito já basta

Se você tem menos de cem contatos ativos, se o seu ciclo de venda é curto e você lembra de tudo sem ajuda, ou se ainda está descobrindo se vender é mesmo o seu caminho: baixe o modelo gratuito e não pense mais nisso. Pagar por um sistema que você não vai encher é jogar dinheiro fora, e não é do nosso interesse que você faça isso e se arrependa.

Quando ele deixa de bastar

Não é quando você atinge um número mágico de contatos. É no dia em que você percebe que existe alguém para quem você deveria ter ligado há duas semanas. Esse é o sintoma, e ele não se cura com uma tabela mais bonita nem com mais uma coluna colorida.

Quando nem o nosso sistema resolve

Se você trabalha com outras pessoas na mesma carteira, se precisa de integrações com o site ou com o e-mail, ou se o seu trabalho acontece no celular: nem a planilha nem o nosso aplicativo servem. Nesse caso um sistema em nuvem ganha, e a resposta honesta é essa.

E se você quer as macros prontas

Aí existe o CRM in Excel: a mesma lógica de Excel, com o código já escrito. Duas bases (conquistados e frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis (neutros e com variação masculino/feminino), busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações. O sistema não dispara nada sozinho: ele prepara a mensagem, quem envia é você. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios.

Perguntas frequentes

Onde baixar uma planilha de clientes grátis?

Nos sites dos fabricantes de CRM (em troca do seu e-mail), nos modelos oficiais da Microsoft e em portais de planilhas — estes últimos, olhando antes de confiar.

O que uma boa planilha de clientes precisa ter?

Aba de clientes, aba separada de contatos frios, lista do dia por data, modelos de mensagem, relatório separado e as colunas próxima ação e data.

Qual é a diferença entre uma planilha de clientes e um sistema?

A planilha é estrutura; o sistema é estrutura com macros que fazem parte do trabalho — lembrar, preparar mensagem e contar ligações.

Vale a pena pagar por uma planilha de clientes?

Por uma tabela mais bonita, não. Por macros que trabalham no seu lugar, pode valer — depende de quantos retornos você está perdendo.

Dá para personalizar a planilha de clientes depois?

Um modelo simples, totalmente. Um sistema com macros, com limite: as fórmulas e o código dependem da estrutura das colunas.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor