9 sinais de que sua planilha precisa de estrutura

Em resumo: planilha de clientes não morre por excesso de linhas: morre por falta de estrutura. Os nove sinais abaixo aparecem sempre na mesma ordem, e o primeiro é o mais caro: você descobre que deveria ter ligado para alguém há duas semanas. A boa notícia é que sete dos nove se resolvem em uma hora, sem trocar de ferramenta e sem gastar nada. Os outros dois exigem macros, e aí sim é outra conversa.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto. Mesmo assim, a maior parte deste artigo é sobre como consertar a sua planilha sem comprar nada.

1. Você esqueceu um retorno

Este é o sinal número um e o único que custa dinheiro de verdade. Alguém pediu para você ligar em duas semanas, você anotou em algum lugar, e o dia passou. Não é falha de memória: é falta de uma coluna de data do retorno filtrada por "menor ou igual a hoje". Enquanto o seu sistema depender de você lembrar, ele vai falhar exatamente nos contatos mais espaçados, que costumam ser os de maior valor.

2. Existem três versões do arquivo

clientes.xlsx, clientes_final.xlsx, clientes_final_ok.xlsx. Quando você não sabe qual é a boa, nenhuma é. Um arquivo, um lugar, uma cópia de backup em pasta separada. Se isso acontece porque duas pessoas mexem na base, o problema não é de arquivo: é que uma planilha não serve para duas pessoas ao mesmo tempo, e nenhuma organização de pastas resolve.

3. A situação é digitada à mão

"Proposta", "proposta enviada", "Prop. enviada", "prop." Para o Excel são quatro coisas diferentes, e o seu relatório nunca vai fechar. Correção: Dados → Validação de Dados → Lista. Cinco minutos.

4. Os telefones estão em três formatos

Com parênteses, com traço, com espaço, sem DDD. Você não consegue buscar, não consegue detectar duplicado e um dia liga duas vezes para a mesma pessoa. Padronize: só dígitos, com DDD, coluna formatada como texto, senão o Excel transforma 11987654321 em 1,19877E+10 e o número vira lixo.

5. Você monta a lista do dia na mão toda manhã

Se a sua primeira tarefa do dia é olhar a planilha inteira e decidir para quem ligar, você está fazendo o trabalho que o arquivo deveria fazer. A lista do dia é um filtro por data, não um ato de força de vontade.

6. Contatos frios e clientes conquistados moram na mesma aba

Uma base de 400 linhas em que 350 nunca atenderam ao telefone não é uma carteira de 400 clientes: é uma lista que mente para você. Separe em duas abas e mantenha assim. Além do relatório voltar a fazer sentido, a sua lista do dia para de encher de ruído.

7. As fórmulas estão dentro da base de dados

Contagem, soma e total no meio das linhas de clientes é o começo do fim: uma ordenação e tudo se desmancha. Relatório vai em aba própria, sempre. E o intervalo de dados precisa ser uma tabela de verdade (Inserir → Tabela), para que fórmulas, formatos e listas se estendam sozinhos quando você acrescenta uma linha.

8. Você reescreve a mesma mensagem toda semana

O mesmo texto de confirmação, o mesmo lembrete, o mesmo "conforme conversamos", digitado do zero todas as vezes, com o nome errado uma vez a cada dez. Uma planilha comum resolve pela metade com uma aba de modelos e a função CONCAT. Resolver por completo (com o tratamento certo e o nome já no lugar) exige macro.

9. O telefone toca e você não faz ideia de quem é

Você atende às cegas, ou não atende. Uma planilha comum não busca a ficha pelo número enquanto o telefone está tocando. Isso é código, não fórmula.

O que se conserta em uma hora (sete dos nove)

Sinais de 1 a 7 se resolvem sem trocar de ferramenta e sem gastar nada: Ctrl+T no intervalo, situação em lista suspensa, telefone padronizado como texto, colunas de próxima ação e data, lista do dia por filtro, contatos frios em aba separada e relatório em aba própria. Uma hora de trabalho. O passo a passo está em Controle de clientes em Excel, e os modelos prontos, em Planilha de clientes.

O que não se conserta sem macro (os dois últimos)

Lembrete que aparece sozinho ao abrir o arquivo, mensagem montada com o nome correto, busca do cliente pelo telefone e contagem de ligações da semana: isso é VBA. Você pode escrever o seu (leva alguns fins de semana e exige gosto pelo assunto) ou comprar pronto.

Quando o problema não é a planilha

Seja honesto: se vocês são duas ou mais pessoas na mesma base, se você precisa que leads entrem sozinhos do site ou se o seu trabalho acontece no celular, nenhuma estrutura de planilha vai salvar. Aí a nuvem ganha, e a resposta certa é assinar um sistema online. A discussão completa está em Excel serve como CRM?.

Se você quer as macros prontas

Se você reconheceu vários sinais da lista, o problema não é o Excel, é a falta de estrutura dentro dele. O CRM in Excel entrega essa estrutura pronta: 14 situações de contato no lugar do campo livre, duas bases separadas de 5000 registros no lugar da aba que virou arquivo morto, a agenda que se monta quando você abre o arquivo no lugar do lembrete no papel, e a procura pelo número que ligou no lugar da rolagem até achar. Em troca, as colunas ficam como estão e o envio das mensagens continua manual. Windows, offline, compra única e cerca de uma hora de preparo. Existe também um arquivo gratuito, e ele é outra coisa, não uma versão travada do pago: uma base de 1.000 contatos, 7 situações, coluna de pendências filtrada por você e busca pelo telefone, em inglês, e nele a lista do dia, os avisos e os textos prontos simplesmente não existem. Vale baixar a versão gratuita hoje, sem cadastro, e ver quantos dos nove sinais somem só com organização.

Perguntas frequentes

Como sei que a minha planilha de clientes precisa de estrutura?

O sinal decisivo é ter esquecido um retorno. Depois vêm as versões duplicadas do arquivo, a situação escrita à mão e a lista do dia feita na mão.

Quantos clientes cabem em uma planilha antes de virar problema?

Milhares. O volume quase nunca é o problema; a falta de estrutura nas colunas de situação, próxima ação e data é.

Preciso trocar de ferramenta ou só arrumar a planilha?

Na maioria dos casos, arrumar resolve: Ctrl+T, lista suspensa, próxima ação e data, e contatos frios em aba separada.

Quando a planilha realmente deixa de servir?

Quando surge uma segunda pessoa na mesma base, quando você precisa de integrações ou quando o trabalho migra para o celular.

O que uma planilha nunca vai fazer sozinha?

Lembrar dos retornos ao abrir, preparar a mensagem, achar o cliente pelo telefone e contar as suas ligações. Isso são macros.

Nove sinais, uma causa só: a planilha cresceu sem regra. Quem quiser a regra escrita encontra em Controle de clientes em Excel; quem quiser a conta do custo, em Sistema sem mensalidade. As duas saídas concretas são o programa completo e o arquivo grátis, mais simples, em inglês e sem deixar e-mail.

Michał B. Fedor