Kundenkontakte organisieren — ohne teure CRM-Software

Kurz gesagt: Kundenkontakte zu organisieren braucht keine Software für 600 Euro im Jahr. Es braucht eine Zeile pro Person, feste Statuswerte, ein Notizfeld und ein Datum für die nächste Aktion. Wer diese vier Dinge hat, hat ein CRM — unabhängig davon, worin es läuft.

Der häufigste Zustand in kleinen Betrieben: Kontakte im Handy, Notizen im Notizbuch, Angebote im Mailpostfach, der Rest im Kopf. Das funktioniert bis etwa fünfzig aktive Kontakte — danach beginnt der stille Verlust. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt; die Struktur unten funktioniert aber in jeder Tabelle.

Die Spalten, die zählen

Widerstehen Sie der Versuchung, dreißig Spalten anzulegen. Jede zusätzliche Pflichtangabe senkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Kontakt zwischen zwei Terminen überhaupt erfassen. Wenige Spalten, konsequent gepflegt, schlagen ein vollständiges Datenmodell, das leer bleibt.

Status als Dropdown — der unterschätzte Trick

Daten → Datenüberprüfung → Liste: Neu, Kontaktiert, Angebot, Gewonnen, Verloren. Freitext im Statusfeld ist der Hauptgrund, warum Auswertungen später nicht funktionieren und warum niemand der eigenen Liste traut.

Das Feld, das aus einer Liste ein System macht

Nächste Aktion und Datum. Damit beantwortet Ihre Kontaktliste morgens die einzige Frage, die zählt: Wen rufe ich heute an? Wie Sie daraus eine Tagesliste bauen, steht in CRM mit Excel erstellen.

Ordnung halten, ohne Zeit zu verlieren

• Eine Person, eine Zeile. Firmen mit mehreren Ansprechpartnern: eine Zeile pro Person, Firma als Spalte.
• Duplikate einmal im Monat prüfen (Daten → Duplikate entfernen; vorher Kopie anlegen).
• Tote Kontakte auf „Verloren“ setzen, nicht löschen — die Historie ist Ihr Kapital.
• Backups. Eine lokale Datei ist ein Kontrollgewinn, aber ohne Kopie auch ein Risiko.

Unsere Version davon ist CRM in Excel: fertig gebaut, offline, 58,95 € einmalig statt monatlicher Gebühr — die kostenlose Testversion fasst 50 Kunden und 50 Leads.

FAQ

Wie organisiere ich Kundenkontakte ohne teure Software?

Eine Zeile pro Kontakt, feste Statuswerte, Notizfeld, nächste Aktion mit Datum.

Was gehört in eine Kontaktliste?

Nur, was Sie fürs nächste Gespräch brauchen. Jedes Pflichtfeld zu viel senkt die Erfassungsquote.

Sind Outlook-Kontakte ein CRM?

Nein — Outlook speichert Adressen, sagt Ihnen aber nicht, wen Sie heute anrufen sollten.

Wie halte ich die Liste sauber?

Dropdown-Status, eine Zeile pro Person, monatliche Duplikatprüfung, tote Kontakte auf „Verloren“.

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— Michał B. Fedor