CRM mit Excel erstellen: Anleitung in 5 Schritten (2026)

Kurz gesagt: Ein CRM mit Excel besteht aus vier Blättern (Kunden, Kaltkontakte, Tagesplan, Vorlagen), zwei Pflichtspalten (nächste Aktion + Datum) und einer Handvoll Formeln. Die Grundstruktur bauen Sie an einem Nachmittag. Was Sie ohne Makros nicht bekommen: selbst aktualisierende Erinnerungen, SMS-Vorlagen mit korrekter Anrede und Anrufstatistiken.

Die meisten Anleitungen zum Thema „CRM mit Excel erstellen“ zeigen Ihnen eine hübsche Tabelle und hören auf, bevor es unangenehm wird. Diese hier geht bis zur Grenze: Sie bekommen die vollständige Bauanleitung, und Sie erfahren genau, wo eine selbstgebaute Datei aufhört zu genügen. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt; die Anleitung unten funktioniert trotzdem ohne uns, und wenn Sie sie umsetzen, brauchen Sie uns vielleicht nie.

Schritt 1: Die vier Blätter

Mehr braucht kein Ein-Personen-CRM. Kunden (eine Zeile pro Person), Kaltkontakte (noch nicht qualifiziert, strikt getrennt, sonst verfälschen sie jede Auswertung), Heute (gefilterte Arbeitsliste) und Vorlagen (SMS- und E-Mail-Texte). Wer mit fünfzehn Blättern anfängt, hat in drei Wochen fünfzehn halbleere Blätter.

Schritt 2: Bereiche als Tabelle formatieren (Strg+T)

Der unscheinbarste und wichtigste Schritt. Eine „echte“ Excel-Tabelle erweitert Formeln, Formatierungen und Dropdowns automatisch, sobald Sie eine Zeile anhängen. Ohne sie reißen Ihre Formeln genau dann, wenn die Datei zu wachsen beginnt.

Schritt 3: Status als Dropdown, nicht als Freitext

Daten → Datenüberprüfung → Liste: Neu, Kontaktiert, Angebot, Gewonnen, Verloren. Freitext im Statusfeld ist der häufigste Grund, warum Auswertungen später nicht funktionieren: „Angebot“, „Angebot verschickt“ und „Ang. verschickt“ sind für Excel drei verschiedene Welten.

Schritt 4: Nächste Aktion und Datum: das Herzstück

Zwei Spalten: Was und Wann. Sie sind der einzige Unterschied zwischen einem Adressbuch und einem Vertriebssystem. Ein Adressbuch sagt Ihnen, wer Ihre Kunden sind. Ein System sagt Ihnen, wen Sie heute anrufen.

Schritt 5: Der Tagesplan ist nur ein Filter

Filtern Sie das Kundenblatt nach „Wann ≤ HEUTE()“, fertig ist Ihre Arbeitsliste. Wer es hübscher mag, setzt eine Hilfsspalte: =WENN([@Wann]<=HEUTE();"HEUTE";"") und filtert danach. Diese eine Formel beantwortet die Frage, für die andere Leute monatlich zahlen: Wen rufe ich heute an?

Die Formeln, die Sie wirklich brauchen

• WENN + HEUTE: Tagesliste (siehe oben).
• ZÄHLENWENN: „Wie viele Kontakte stehen auf Angebot?“ Gehört auf ein separates Auswertungsblatt, niemals in die Datentabelle.
• XVERWEIS (oder SVERWEIS in älteren Versionen): Kunden über die Telefonnummer nachschlagen, wenn das Telefon klingelt.
• TEXTKETTE: Nachrichtenvorlage mit Anrede und Namen zusammensetzen.

Wo die selbstgebaute Datei an ihre Grenze kommt

Der ehrliche Teil, denn genau hier hören andere Anleitungen auf. Ohne VBA-Makros bekommen Sie keine Erinnerungen, die sich beim Öffnen selbst aktualisieren, keine SMS-Texte, die sich beim Klick mit korrekter Anrede selbst zusammensetzen (versendet wird immer manuell), keine Anrufstatistiken und keine Suche, die zur eingetippten Rufnummer den Kunden findet. Das ist kein Excel-Problem, sondern der Unterschied zwischen einer Vorlage und einer Anwendung. Wo genau diese Grenze verläuft, steht in Kundendatenbank in Excel: Vorlage oder fertige Anwendung?.

Und wenn Sie das Wochenende lieber anders verbringen

Am Ende dieser fünf Schritte haben Sie etwas, das läuft, und ein Wochenende weniger. Die Abkürzung heißt CRM in Excel: dieselbe Logik, nur schon gebaut und geprüft, mit Tagesliste, Wiedervorlagen samt Uhrzeit, Vorlagen für SMS und E-Mail mit korrekter Anrede aus einem Namenswörterbuch von 19.957 Einträgen, Suche nach Telefonnummer mit Sprung in den Datensatz und Auswertungen pro Woche und pro Monat. Struktur und Status stehen fest, daran bauen Sie nicht weiter. Der Preis liegt einmalig bei 42,95 €, angezeigt in der Währung Ihres Landes, und der Code startingOut zieht ein Fünftel ab. Für die Probefahrt gibt es die kostenlose Datei ohne Makros und ohne Registrierung. Den Marktüberblick dazu liefert CRM kaufen statt mieten.

FAQ

Wie erstelle ich ein CRM mit Excel?

Vier Blätter, Bereiche als Tabelle (Strg+T), Status als Dropdown, zwei Pflichtspalten (nächste Aktion + Datum), Tagesplan als Filter. Grundstruktur: ein Nachmittag.

Welche Formeln braucht ein CRM in Excel?

WENN und HEUTE (Tagesliste), ZÄHLENWENN und SUMMEWENN (Auswertung), XVERWEIS (Kundensuche), TEXTKETTE (Nachrichtenvorlagen). Für Automatisierung: VBA-Makros.

Ist eine kostenlose CRM-Excel-Vorlage gut genug?

Zum Starten ja. Sie liefert Struktur, aber keine Erinnerungen, keine SMS-Vorlagen mit korrekter Anrede und keine Statistiken. Genau so ist auch unsere kostenlose Datei gebaut: bewusst einfacher als die gekaufte Version, 1.000 Kontakte in einer Datenbank, Tagesliste von Hand gefiltert, Oberfläche auf Englisch, ohne E-Mail-Adresse und ohne Zeitlimit. Wer Erinnerungen, Vorlagen mit korrekter Anrede und Statistik will, braucht die gekaufte Version für einmalig 42,95 €, im Checkout in Ihrer Währung.

Wie lange dauert es, ein CRM in Excel zu bauen?

Ein Nachmittag für die Struktur; realistisch zwei bis drei Wochenenden, bis Sie täglich gern damit arbeiten.

Kann Excel ein CRM ersetzen?

Für Einzelunternehmer mit einigen hundert bis wenigen tausend Kontakten: ja. Für Teams, Automatisierung oder mobiles Arbeiten: nein.

Wer nach dieser Anleitung lieber etwas Fertiges nimmt, hat zwei Richtungen zur Auswahl, und wir haben beide abgeklopft: Software, die auf dem eigenen Rechner bleibt und Software mit einmaliger Lizenzgebühr.

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Michał B. Fedor