CRM mit Excel erstellen: Anleitung in 5 Schritten (2026)

Kurz gesagt: Ein CRM mit Excel besteht aus vier Blättern (Kunden, Cold Leads, Tagesplan, Vorlagen), zwei Pflichtspalten (nächste Aktion + Datum) und einer Handvoll Formeln. Die Grundstruktur bauen Sie an einem Nachmittag. Was Sie ohne Makros nicht bekommen: selbst aktualisierende Erinnerungen, Serien-SMS mit korrekter Anrede und Anrufstatistiken.

Die meisten Anleitungen zum Thema „CRM mit Excel erstellen“ zeigen Ihnen eine hübsche Tabelle und hören auf, bevor es unangenehm wird. Diese hier geht bis zur Grenze: Sie bekommen die vollständige Bauanleitung, und Sie erfahren genau, wo eine selbstgebaute Datei aufhört zu genügen. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt — die Anleitung unten funktioniert trotzdem ohne uns, und wenn Sie sie umsetzen, brauchen Sie uns vielleicht nie.

Schritt 1: Die vier Blätter

Mehr braucht kein Ein-Personen-CRM. Kunden (eine Zeile pro Person), Cold Leads (noch nicht qualifiziert, strikt getrennt, sonst verfälschen sie jede Auswertung), Heute (gefilterte Arbeitsliste) und Vorlagen (SMS- und E-Mail-Texte). Wer mit fünfzehn Blättern anfängt, hat in drei Wochen fünfzehn halbleere Blätter.

Schritt 2: Bereiche als Tabelle formatieren (Strg+T)

Der unscheinbarste und wichtigste Schritt. Eine „echte“ Excel-Tabelle erweitert Formeln, Formatierungen und Dropdowns automatisch, sobald Sie eine Zeile anhängen. Ohne sie reißen Ihre Formeln genau dann, wenn die Datei zu wachsen beginnt.

Schritt 3: Status als Dropdown, nicht als Freitext

Daten → Datenüberprüfung → Liste: Neu, Kontaktiert, Angebot, Gewonnen, Verloren. Freitext im Statusfeld ist der häufigste Grund, warum Auswertungen später nicht funktionieren: „Angebot“, „angebot“ und „Angebot verschickt“ sind für Excel drei verschiedene Welten.

Schritt 4: Nächste Aktion und Datum — das Herzstück

Zwei Spalten: Was und Wann. Sie sind der einzige Unterschied zwischen einem Adressbuch und einem Vertriebssystem. Ein Adressbuch sagt Ihnen, wer Ihre Kunden sind. Ein System sagt Ihnen, wen Sie heute anrufen.

Schritt 5: Der Tagesplan ist nur ein Filter

Filtern Sie das Kundenblatt nach „Wann ≤ HEUTE()“ — fertig ist Ihre Arbeitsliste. Wer es hübscher mag, setzt eine Hilfsspalte: =WENN([@Wann]<=HEUTE();"HEUTE";"") und filtert danach. Diese eine Formel ersetzt die Hälfte aller CRM-Funktionen, für die andere Leute monatlich zahlen.

Die Formeln, die Sie wirklich brauchen

• WENN + HEUTE — Tagesliste (siehe oben).
• ZÄHLENWENN — „Wie viele Kontakte stehen auf Angebot?“ Gehört auf ein separates Auswertungsblatt, niemals in die Datentabelle.
• XVERWEIS (oder SVERWEIS in älteren Versionen) — Kunden über die Telefonnummer nachschlagen, wenn das Telefon klingelt.
• TEXTKETTE — Nachrichtenvorlage mit Anrede und Namen zusammensetzen.

Wo die selbstgebaute Datei an ihre Grenze kommt

Ehrlichkeits-Sektion, denn hier hören andere Anleitungen auf. Ohne VBA-Makros bekommen Sie keine Erinnerungen, die sich beim Öffnen selbst aktualisieren, keine Serien-SMS mit grammatisch korrekter Anrede, keine Anrufstatistiken und keine Suche, die beim eingehenden Anruf den Kunden findet. Das ist kein Excel-Problem, sondern der Unterschied zwischen einer Vorlage und einer Anwendung. Wo genau diese Grenze verläuft, steht in Kundendatenbank in Excel: Vorlage oder fertige Anwendung?.

Und wenn Sie das Wochenende lieber anders verbringen

Dann gibt es CRM in Excel: dieselbe Struktur, aber fertig gebaut, mit den Makros, die Sie sonst selbst schreiben müssten — Tagesliste aktualisiert sich beim Öffnen, SMS- und E-Mail-Vorlagen mit korrekter Anrede, Suche nach Telefonnummer, Anrufstatistiken. 58,95 € einmalig, keine Cloud, keine monatliche Gebühr, die Datei liegt auf Ihrer Festplatte. Die kostenlose Testversion fasst 50 Kunden plus 50 Leads. Wer erst grundsätzlich vergleichen will, findet den Marktüberblick in CRM kaufen statt mieten.

FAQ

Wie erstelle ich ein CRM mit Excel?

Vier Blätter, Bereiche als Tabelle (Strg+T), Status als Dropdown, zwei Pflichtspalten (nächste Aktion + Datum), Tagesplan als Filter. Grundstruktur: ein Nachmittag.

Welche Formeln braucht ein CRM in Excel?

WENN und HEUTE (Tagesliste), ZÄHLENWENN und SUMMEWENN (Auswertung), XVERWEIS (Kundensuche), TEXTKETTE (Nachrichtenvorlagen). Für Automatisierung: VBA-Makros.

Ist eine kostenlose CRM-Excel-Vorlage gut genug?

Zum Starten ja. Sie liefert Struktur, aber keine Erinnerungen, keine Serien-SMS und keine Statistiken.

Wie lange dauert der Bau?

Ein Nachmittag für die Struktur; realistisch zwei bis drei Wochenenden, bis Sie täglich gern damit arbeiten.

Kann Excel ein CRM ersetzen?

Für Einzelunternehmer mit einigen hundert bis wenigen tausend Kontakten: ja. Für Teams, Automatisierung oder mobiles Arbeiten: nein.

Lieber Werkzeuge besitzen statt mieten? Sehen Sie unsere ehrlichen Vergleiche: Lokales CRM ohne Cloud und CRM kaufen statt mieten.

— Michał B. Fedor