Vorteile eines CRM in Excel und die ehrlichen Grenzen

Kurz gesagt: Ein CRM in Excel bietet vier echte Vorteile: keine monatlichen Kosten, Daten auf dem eigenen Rechner, keine Einarbeitung und volle Offline-Fähigkeit. Die Nachteile sind ebenso echt: ein Nutzer, keine Integrationen, schwach auf dem Handy, Backups sind Ihre Sache.

Wer nur die Vorteile aufzählt, verkauft. Deshalb stehen hier beide Seiten, und am Ende die klare Aussage, für wen es sich lohnt. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt.

Die vier Vorteile im Detail

1. Kosten. Ein Cloud-CRM zu 25 € im Monat kostet in drei Jahren 900 €, und Sie besitzen danach nichts. Ein Excel-CRM verlangt eine einzige Zahlung, und wer es selbst baut, zahlt gar nichts.
2. Datenhoheit. Ihre Kundenliste ist eine Datei auf Ihrer Festplatte. Kein Anbieter, der Preise erhöht, Konditionen ändert oder verschwindet.
3. Keine Einarbeitung. Die schwierigste Stunde jeder Software ist die erste. Bei Excel gibt es sie nicht.
4. Offline. Kein Empfang, kein Problem: die Datei öffnet, speichert und sucht ohne Verbindung. Was das genau bedeutet, steht in Lokales CRM ohne Cloud.

Die vier Grenzen: ohne Beschönigung

• Ein Nutzer. Zwei Personen, eine Datei, gleichzeitig: Konfliktkopien. Cloud gewinnt hier ohne Diskussion.
• Keine Integrationen. Kein Web-Formular, das Leads anlegt, keine E-Mail-Sequenz, kein Anrufprotokoll aus der Telefonanlage.
• Mobil schwach. Desktop-Excel ist auf dem Handy kein Vergnügen.
• Backups sind Ihre Sache. Der Cloud-Anbieter sichert für Sie; bei einer lokalen Datei tun Sie das selbst, oder niemand.

Die DSGVO-Frage, ehrlich beantwortet

Lokale Speicherung erleichtert vieles, ersetzt aber keine Pflichten. Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Löschkonzept und Auskunftsfähigkeit bleiben Ihre Aufgabe. Kein Werkzeug ist „DSGVO-konform“; Ihre Prozesse sind es.

Diese Vorteile bekommen Sie in jeder gut gebauten Datei, auch in Ihrer eigenen. Was bei uns dazukommt, ist die Arbeit, die Sie sich sparen: CRM in Excel bringt Tagesplan, Wiedervorlagen, Nachrichtenvorlagen in männlicher und weiblicher Anrede, Auswertungen und eine Offline-Lizenz ohne Aktivierungsserver bereits mit. Gezahlt wird einmal, 42,95 €, an der Kasse in Ihrer Währung ausgewiesen, mit startingOut noch einmal 20 Prozent günstiger. Die Gratis-Datei zeigt die Grenzen dieses Ansatzes ehrlich: eine Datenbank, keine Erinnerungen, kein Auswertungsblatt.

Was in der Datei steckt, wenn Sie sie zum ersten Mal öffnen

Vorteile klingen abstrakt, solange niemand sagt, was man beim Öffnen tatsächlich sieht. Deshalb der Inhalt im Klartext, ohne Werbevokabular.

• Zwei getrennte Datenbanken. Eine für gewonnene Kunden, eine für Kaltkontakte, jede mit fünftausend Plätzen. Die Trennung ist kein Selbstzweck: Wer noch nie mit Ihnen gesprochen hat, gehört nicht in dieselbe Liste wie jemand, der schon bezahlt hat, weil beide völlig verschiedene Fragen beantworten.
• Vierzehn Status zur Auswahl. Der Status wird aus einer Liste gewählt, nicht getippt. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist der Grund, warum die Auswertung nach einem halben Jahr überhaupt funktioniert: Zehn Schreibweisen für dasselbe Ergebnis lassen sich nicht zählen.
• Ein Tagesplan, der sich beim Öffnen neu aufbaut. Er entsteht aus Status und Datum, nicht aus einer Merkliste, die Sie zusätzlich pflegen. Wer heute fällig ist, steht heute darin.
• Nachrichtenvorlagen für SMS und E-Mail. Anrede, Ihr Name und Ihre Kontaktdaten setzen sich aus den Einstellungen zusammen, den Text formulieren Sie einmal in Ihrer eigenen Sprache. Verschickt wird von Hand.
• Suche über Nummer, Nachname und E-Mail. Sie geben ein, wonach Sie suchen, und springen in die Zeile. Bei Telefonnummern ist es gleichgültig, ob die Nummer mit Ländervorwahl, mit zwei Nullen davor oder ganz ohne Vorwahl in der Datei steht.
• Statistik pro Woche und Monat. Sie zählt mit, ohne dass Sie etwas anlegen.

Der Unterschied zu einer selbst gebauten Kundenliste in Excel liegt nicht darin, dass hier etwas möglich wäre, was dort unmöglich ist. Er liegt darin, dass die Struktur bereits steht, samt Auswahllisten, Formeln und Formatierung. Sie füllen sie mit Ihren Daten und passen Vorlagen und Einstellungen an: Spalten, Felder und Status bauen Sie nicht selbst um. Wer lieber alles selbst konstruiert, findet den Weg in der Bauanleitung, und das ist eine ernst gemeinte Empfehlung, keine Höflichkeit.

Zahlen, die am Freitagnachmittag auf dem Tisch liegen

Der am meisten unterschätzte Vorteil einer strukturierten Datei ist, dass Sie am Ende der Woche nicht mehr raten müssen. „Ich habe viel telefoniert“ ist kein Befund. Die Statistik macht daraus etwas Nachprüfbares, und sie tut es nebenbei, weil sie aus denselben Einträgen entsteht, die Sie ohnehin nach jedem Gespräch setzen.

Gezählt werden drei Dinge: wie viele Nummern Sie überhaupt gewählt haben, bei wie vielen ein echtes Gespräch zustande kam, und wie sich beides zueinander verhält. Nicht erreicht, Mailbox und besetzt zählen dabei als Versuch, nicht als Gespräch. Dazu kommt die Verteilung über die vierzehn Status, aufgeschlüsselt nach Tag, Woche und Monat.

Interessant wird das erst durch den Vergleich über die Zeit. Wenn die Zahl der Versuche gleich bleibt und die Zahl der Gespräche fällt, liegt es an der Uhrzeit oder an der Liste, nicht an Ihnen. Wenn beide Zahlen stimmen und trotzdem nichts hinten herauskommt, liegt es am Gespräch selbst. Das ist ein anderer Befund und verlangt eine andere Reaktion, und ohne Zahlen unterscheidet man die beiden Fälle nicht, sondern arbeitet einfach mehr. Wer tiefer einsteigen will, findet die Systematik in unserem Text zu CRM-Kennzahlen.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens zählt die Statistik nur, was in der Datei steht: Ein Gespräch ohne Eintrag hat für die Auswertung nicht stattgefunden. Zweitens füllen sich nicht alle Felder von selbst. Termine, Außendienststunden und abgegebene Angebote tragen Sie von Hand nach, denn es gibt keine Verbindung zu Ihrem Kalender und keine zu Ihrem Postfach. Das ist der Preis dafür, dass die Datei ohne Internetverbindung und ohne fremdes Konto arbeitet.

Einrichten ist nicht Einarbeiten

Der Satz weiter oben, dass es bei Excel keine Einarbeitung gibt, stimmt und wird trotzdem oft falsch gelesen. Er bedeutet: Sie müssen die Bedienung nicht lernen. Er bedeutet nicht, dass Sie die Datei herunterladen und sofort telefonieren. Einmal richten Sie sie ein, und diese eine Stunde sollte niemand verschweigen.

Der Weg dorthin besteht aus wenigen Schritten, die alle nur einmal vorkommen: Archiv entpacken, beide Dateien in den Dateieigenschaften entsperren, Makros zulassen, das kostenlose Datumsauswahl-Zusatzmodul installieren, die Lizenz eintragen und in den Einstellungen Ihre eigenen Daten hinterlegen. Danach ist Schluss mit Konfiguration, für immer. Der allererste Start dauert ein paar Minuten länger als jeder spätere.

Der Vergleich mit einem Online-System fällt hier weniger eindeutig aus, als Verkaufstexte behaupten. Auch dort ist eine Stunde Einrichtung schnell vorbei, mit Konto, Feldern, Pipeline und Import. Der Unterschied liegt danach: Die eingerichtete Datei bleibt so, wie sie ist, während ein Online-System sich weiterentwickelt, Oberflächen ändert und gelegentlich neue Entscheidungen von Ihnen verlangt. Ob das ein Vorteil oder ein Ärgernis ist, hängt davon ab, wie gern Sie sich mit Software beschäftigen.

Wer ohne Risiko sehen will, ob die Arbeitsweise zu ihm passt, lädt die kostenlose Vorlage herunter. Sie ist bewusst einfacher als das Programm: eine Datenbank mit 1.000 Kontakten, sieben Status, eine Spalte für fällige Rückrufe, alles auf Englisch, ohne Konto und ohne Zeitlimit. Das reicht, um eine Woche echt damit zu arbeiten, und eine Woche echte Arbeit sagt mehr als jede Merkmalsliste.

Was passiert, wenn die Datei vier Wochen liegen bleibt

Jede Empfehlung zu Kundenverwaltung ohne Abo unterschlägt gern denselben Punkt: Der Anbieter, der Sie an sich erinnert, fällt weg. Keine Benachrichtigung auf dem Telefon, keine Wochenmail mit offenen Aufgaben. Wenn Sie die Datei einen Monat nicht öffnen, meldet sich niemand. Das ist die Kehrseite davon, dass niemand mitliest.

Beim Wiedereinstieg verlassen Sie sich auf das, was die Datei sicher festhält: Bei jedem Kontakt stehen Status und letztes Kontaktdatum unverändert da. Der Reflex ist, einfach beim Ältesten anzufangen, und das ist die schlechteste Reihenfolge, weil das Älteste am kältesten ist. Sinnvoller ist es, die Datenbank nach Status zu filtern und zuerst die Kontakte anzurufen, bei denen ein Gespräch schon zustande gekommen war, danach die vereinbarten Rückmeldungen, und erst zuletzt die Kaltkontakte. Eine überfällige Nachfassaktion bei jemandem, der Sie kennt, ist auch nach fünf Wochen noch etwas wert. Beim Kaltkontakt ist sie es nicht.

Zwei Gewohnheiten verhindern, dass es überhaupt so weit kommt. Erstens ein fester Termin in der Woche, an dem Sie die Datei ohne konkreten Anlass öffnen, zehn Minuten reichen. Zweitens der Eintrag im selben Moment wie das Gespräch, nicht am Abend: Was abends nachgetragen werden soll, wird nicht nachgetragen, und eine halb gepflegte Kundenliste ist gefährlicher als gar keine, weil Sie ihr glauben.

Der ehrliche Vergleich mit dem Zustand davor bleibt trotzdem eindeutig. Zettelwirtschaft, Notizen im Telefon und drei Tabellen auf dem Desktop verzeihen eine Pause von vier Wochen überhaupt nicht: Danach ist nicht rekonstruierbar, wem Sie was versprochen haben. Eine einzige Datei mit Status und Datum verzeiht sie, weil der Zustand von damals unverändert wieder da ist, sobald Sie sie öffnen.

FAQ

Welche Vorteile hat ein CRM in Excel?

Keine monatlichen Kosten, Datenhoheit, keine Einarbeitung, offline nutzbar.

Was sind die Nachteile?

Ein Nutzer, keine Integrationen, mobil schwach, Backups liegen bei Ihnen.

Ist ein Excel-CRM DSGVO-konform?

Lokale Speicherung hilft, ersetzt aber keine Prozesse: Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Löschkonzept.

Für wen lohnt es sich?

Für Einzelunternehmer, Freiberufler, Immobilienmakler, Berater und Handwerksbetriebe mit einer Person im Vertrieb.

Wie viele Kunden passen in eine Kundendatenbank in Excel?

In CRM in Excel sind es zweimal fünftausend Plätze: fünftausend für gewonnene Kunden und fünftausend für Kaltkontakte, in zwei getrennten Datenbanken. Für eine Person, die selbst telefoniert, ist das keine realistische Grenze, denn niemand pflegt zehntausend Beziehungen allein. Zum Ausprobieren gibt es eine kostenlose Vorlage mit 1.000 Kontakten in einer Datenbank: bewusst einfacher als das Programm und komplett auf Englisch.

Wie finde ich einen Kunden anhand seiner Telefonnummer wieder?

Sie tippen die Nummer in das Suchfeld ein und springen von dort in die Zeile des Kunden. Dabei ist es gleichgültig, in welcher Schreibweise die Nummer in der Datei steht: mit Ländervorwahl, mit zwei Nullen davor oder als reine Ortsnummer, gesucht wird in beiden Datenbanken. Genauso funktioniert die Suche über Nachname und E-Mail-Adresse. Wichtig ist die Grenze dahinter: Von allein öffnet die Datei nichts: Den eingehenden Anruf bemerkt sie nicht, die Nummer tippen Sie selbst ein, und der Gewinn liegt allein im Tempo gegenüber der Suche in Postfach und Telefonspeicher.

Was muss ich einrichten, bevor ich mit der Datei arbeiten kann?

Sechs Schritte, einmalig, zusammen ungefähr eine Stunde. Archiv entpacken, beide Dateien in den Dateieigenschaften entsperren, Makros zulassen, das kostenlose Zusatzmodul für die Datumsauswahl installieren, die Lizenz eintragen und in den Einstellungen Ihre Kontaktdaten sowie die gewünschten Abstände für das Nachfassen hinterlegen. Voraussetzung ist Excel unter Windows, mehr nicht: kein Konto bei uns, keine Internetverbindung im laufenden Betrieb, kein Server im Hintergrund. Danach ändert sich an der Einrichtung nichts mehr, Sie arbeiten nur noch mit Ihren Daten.

Die Vorteile weiter oben hängen nicht an Excel, sondern am Prinzip: eigene Datei, eigener Rechner, einmal bezahlt. Wie andere Hersteller damit umgehen, zeigen unser Vergleich der CRMs ohne Cloud und die Zusammenstellung der Einmalkauf-Lizenzen.

Michał B. Fedor

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