CRM in Excel ist ein Offline-CRM für Windows in einer einzigen Excel-Datei: einmal zahlen, kein Abo, und Ihre Kundendatenbank mit bis zu 5.000 gewonnenen und 5.000 kalten Kontakten bleibt auf Ihrem Rechner.
Die Tagesliste überwacht 18 Szenarien, damit Sie nicht daran denken müssen
Jeden Morgen öffnet sich die Datei mit einer Liste: Wen rufen Sie heute an, wen treffen Sie, was ist liegen geblieben. Diese Liste erstellen Sie nie selbst. Sie entsteht von allein, aus jedem Status und jedem Datum in Ihrer Datenbank.
Ein Kunde hat am Dienstag nicht abgenommen? Er steht an dem Tag wieder auf der Liste, den Sie in den Einstellungen festgelegt haben. Ein Termin ist morgen? Die Erinnerung steht schon heute auf der Liste. Ein Kunde bat um einen Anruf im März? An jenem Morgen steht er da, mit Ihrer Notiz neben der Nummer. Die Datei überwacht 18 solcher Situationen für Sie, in beiden Datenbanken gleichzeitig:
- 8 Anruf-Szenarien: vier Anrufstatus (nicht erreicht, Mailbox, besetzt, potenzieller Kunde), jeweils am Fälligkeitstag angezeigt und nach Ablauf weiter auf der Liste. Das Wiedervorlage-Intervall legen Sie einmal pro Status in den Einstellungen fest.
- 6 Termin-Szenarien: Online-Termine und Termine vor Ort, jeweils am Tag selbst, am Vortag als Erinnerung und nach dem Datum, falls etwas liegen geblieben ist.
- 4 von Hand vereinbarte Kontakte: Rückrufe, um die ein Kunde gebeten hat, und Wiedervorlagen, die Sie selbst geplant haben, zum eingetragenen Datum sichtbar und danach.
Die Liste markiert nicht bloß eine Zeile. Sie nennt den nächsten Schritt und zählt die Zeit herunter: CALL IN 2h 15m, MEETING IN 45m (die Oberfläche der Datei ist auf Englisch, Ihre Daten und Notizen erfassen Sie auf Deutsch). Und wenn heute nichts ansteht, ist auch das eine Antwort: Der Tag ist erledigt. Nur die Erinnerungen an die Termine von morgen bleiben stehen, mit Absicht.
Was eine kostenlose Vorlage nicht kann
Eine kostenlose Excel-Vorlage ist ein Ablageort: Zeilen, Spalten, Kontakte. Wen Sie heute anrufen sollten, sagt sie Ihnen nicht. Bei 300 Kontakten bedeutet „in zwei Wochen melden“: jeden Morgen suchen, scrollen und Zellen von Hand einfärben.
CRM in Excel nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Allein hinter der Tagesliste stehen 50.000 Formelzellen; die längste einzelne Formel umfasst 7.439 Zeichen. Über 30 Tabellenblätter arbeiten zusammen, damit Ihr Morgen mit Antworten beginnt, nicht mit Suchen. Bauen könnten Sie das auch selbst, nur dauert es Wochenenden statt Stunden.
Einmal zahlen: weniger als ein Quartal eines üblichen CRM-Abos
Eine Zahlung, und die Datei gehört Ihnen. Den Preis in Ihrer Währung sehen Sie am Kauf-Button und an der Kasse. Keine Monatsgebühren, kein Konto, kein Verlängerungsdatum.
Das erhalten Sie:
- Die Arbeitsmappe CRM in Excel (.xlsm) für Windows: Platz für 5.000 gewonnene Kunden und 5.000 kalte Kontakte
- Ein PDF-Handbuch, Schritt für Schritt: Einrichtung und tägliche Arbeit
- Das Add-in zur Datumsauswahl für die Datumsfelder, im selben Download enthalten
- Zugang zur privaten Support-Gruppe, in der ich Fragen selbst beantworte
- Updates innerhalb der gekauften Produktversion
Die Datei ist digital und erreicht Sie sofort nach der Zahlung. Sie laden sie direkt nach dem Kauf herunter, zusammen mit dem PDF-Handbuch und dem Date-Picker-Add-in. Was nach dem Kauf gilt, steht in der Rückerstattungsrichtlinie.
Sie behalten die Kontrolle
Die Datei bereitet Ihre Arbeit vor; sie handelt nie von allein. Sie versendet keine E-Mails und keine SMS, sie kontaktiert niemanden, und im Hintergrund läuft nichts. Sie legt die Nachricht bereit; auf „Senden“ drücken Sie. Sie entscheiden, wann Sie anrufen und was als Nächstes geschieht.
Zwei Datenbanken, 14 Status, und wer zurückruft, ist in Sekunden gefunden
Gewonnene Kunden und kalte Kontakte liegen in zwei getrennten Datenbanken mit je bis zu 5.000 Einträgen. Jeder Kontakt trägt einen von 14 Status, dazu Notizen und Termine; 8 dieser Status speisen die Tagesliste von selbst.
Ruft jemand zurück, tippen Sie die Nummer in die Suche, und die Datei findet den Kunden, in beiden Datenbanken, egal ob die Nummer mit Ländervorwahl (+49…), mit 0049… oder im lokalen Format gespeichert wurde. Die Suche nach Nachname oder E-Mail-Adresse funktioniert genauso.
Außerdem enthalten:
- Editierbare SMS- und E-Mail-Vorlagen, universell sowie in männlicher und weiblicher Form; gesendet wird immer von Hand, von Ihnen
- Wöchentliche und monatliche Anrufstatistiken, automatisch ausgewertet
- Filter für beide Datenbanken
Schneller mit Microsoft Phone Link
Verbinden Sie Ihr Telefon einmal mit Windows (Microsoft Phone Link, deutsch Smartphone-Link), und es kann auf dem Schreibtisch liegen bleiben, während Sie vom Rechner aus anrufen und schreiben. Optional, aber bei Dutzenden Anrufen am Tag macht sich die gesparte Zeit bemerkbar. Auch ohne diese Verbindung funktioniert die Datei uneingeschränkt.
Ihre Daten bleiben auf Ihrem Rechner
Die Datei arbeitet offline und sendet nichts ins Internet. Ihre Kundendatenbank liegt in Ihrer Excel-Datei, auf Ihrer Festplatte: kein Cloud-Konto, keine fremden Server, keine externe Datenbank. Auch die Lizenzprüfung läuft lokal. Sie sichern die Datei wie jedes andere Dokument.
Die Einrichtung dauert etwa eine Stunde, und zwar einmalig
Makros aktivieren, das Add-in zur Datumsauswahl aus dem Download installieren, eigene Daten eintragen, Nachrichtenvorlagen anpassen, Kontakte importieren. Das Handbuch führt Sie durch jeden Schritt; planen Sie etwa eine Stunde ruhige Arbeit ein. Danach öffnen Sie die Datei nur noch, und der Tag ist bereits geordnet.
Voraussetzungen
- Windows 10 oder Windows 11. macOS wird nicht unterstützt.
- Lizenziertes Microsoft Excel 2016 oder neuer; empfohlen Excel 2021 oder Microsoft 365
- Excel-Grundlagen: Kopieren und Einfügen, Zellen bearbeiten, Daten eingeben
- Optional: die Kopplung Ihres Telefons mit dem Rechner über Microsoft Phone Link, wenn Sie vom Rechner aus anrufen und schreiben wollen
Wann dieses Werkzeug nicht das richtige ist
Wenn ein Team parallel arbeitet, Sie Ihr CRM auf dem Telefon brauchen oder Anbindungen an Kalender und Postfach wollen, sind Sie mit einem Cloud-CRM besser bedient. CRM in Excel ist eine Datei für eine Person, die anruft, Termine wahrnimmt und Abschlüsse macht.
Sie bleiben damit nicht allein
Ich arbeite selbst mit CRM in Excel, in meinem eigenen Vertrieb, und verbessere die Datei laufend: sechs Versionen bisher, das letzte Update erschien im Juli 2026. In der privaten Support-Gruppe sammle ich außerdem Rückmeldungen und baue sie in die nächste Version ein.
