Welche Arten von CRM gibt es?

Drei: operative CRMs (Tagesgeschäft, Kontakte, Follow-ups), analytische CRMs (Auswertung, Prognosen) und kollaborative CRMs (Team-Abstimmung). Kleine Betriebe brauchen fast ausschließlich das erste.

Analyst reviewing CRM reports at office desk

Was ist ein CRM-System? Klartext für kleine Betriebe

Q: Was ist ein CRM-System?

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist ein System, das alles zu einem Kunden an einem Ort hält: Kontaktdaten, Notizen, Gesprächshistorie und vor allem die nächste geplante Aktion. Es beantwortet die Frage, wen Sie heute kontaktieren müssen — das unterscheidet es von einem Adressbuch.

Q: Braucht ein Ein-Personen-Betrieb ein CRM?

Sobald Sie mehr Kontakte haben, als Sie im Kopf behalten — praktisch ab etwa fünfzig aktiven Kontakten. Nicht die Größe entscheidet, sondern das erste vergessene Angebot.

Q: Was kostet ein CRM-System?

Cloud-Anbieter beginnen meist bei 15 bis 50 Euro pro Nutzer und Monat. Lokale Systeme mit Einmalzahlung kosten einmalig etwa 59 bis 79 Euro. Kostenlose Tarife existieren, sind aber begrenzt.

17. Juni 2026

Kurz gesagt: Ein CRM-System hält alles zu einem Kunden an einem Ort — Kontaktdaten, Notizen, Historie und die nächste geplante Aktion mit Datum. Genau dieses Datumsfeld unterscheidet ein CRM von einem Adressbuch. Für kleine Betriebe zählt nur der operative Teil; alles andere ist Ausstattung.

Der Begriff CRM ist von Anbietern so aufgeblasen worden, dass er einschüchtert. Dabei ist die Sache schlicht: Ein CRM ist Ihr Gedächtnis für Kundenbeziehungen — mit Terminen. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt.

Was ein CRM ausmacht: Kontaktdaten, Historie, naechste Aktion, Tagesliste

Die drei Arten — und warum Sie nur eine brauchen

Operatives CRM: Kontakte, Notizen, Follow-ups, Tagesplanung. Das ist das Tagesgeschäft — und für einen kleinen Betrieb praktisch alles.
Analytisches CRM: Auswertungen, Prognosen, Segmentierung. Sinnvoll ab einer Größe, in der Sie den Überblick nicht mehr im Kopf haben.
Kollaboratives CRM: Abstimmung zwischen Vertrieb, Marketing und Support. Braucht ein Team, um überhaupt Sinn zu ergeben.

Woran Sie erkennen, dass Sie eines brauchen

Nicht an der Kontaktzahl, sondern an drei Symptomen: Sie haben ein Angebot vergessen. Sie wissen nicht mehr, was Sie einem Kunden zugesagt haben. Sie suchen Informationen in drei verschiedenen Apps. Sobald eines davon zutrifft, kostet das Fehlen eines Systems bereits Geld.

Cloud oder lokal?

Das ist die eigentliche Entscheidung, nicht „welcher Anbieter“. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig oder brauchen Sie Automatisierung: Cloud. Arbeiten Sie allein und wollen Ihre Daten auf dem eigenen Rechner: ein lokales System. Die Abwägung im Detail steht in Excel-CRM vs. Online-CRM.

Unsere Version davon ist CRM in Excel: fertig gebaut, offline, 58,95 € einmalig statt monatlicher Gebühr — die kostenlose Testversion fasst 50 Kunden und 50 Leads.

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