Excel-CRM vs. Online-CRM: Was passt zu Ihrem Unternehmen?
Kurz gesagt: Arbeiten Sie allein und mit einigen hundert bis wenigen tausend Kontakten, gewinnt das Excel-CRM: einmalige Kosten, Daten auf Ihrem Rechner, keine Einarbeitung. Sobald ein Team gleichzeitig zugreift, Automatisierung nötig wird oder Sie vom Handy aus arbeiten, gewinnt das Online-CRM. Alles andere ist Ideologie.
Die meisten Vergleiche zu diesem Thema stammen von Anbietern, die eines der beiden Produkte verkaufen — auch dieser hier, ehrlicherweise: CRM in Excel ist unser Produkt. Deshalb steht unten ausdrücklich, wann Sie kein Excel-CRM kaufen sollten. Ein Werkzeug, das zu klein für Ihre Lage ist, kostet Sie mehr als ein Abo.
Die vier Fragen, die es entscheiden
1. Arbeiten Sie allein an dieser Kundenliste?
Excel-Dateien vertragen keine parallelen Schreibzugriffe. Zwei Personen, eine Datei, gleichzeitig — das endet in Konfliktkopien. Alleinarbeit: Excel. Team: Cloud. Diese eine Frage entscheidet mehr als alle Funktionslisten zusammen.
2. Soll Software arbeiten, während Sie schlafen?
Web-Formular legt automatisch einen Lead an, E-Mail-Sequenz läuft von selbst, Telefonanlage protokolliert Anrufe, Angebot wandert automatisch in die nächste Stufe: Das ist Cloud-Territorium, und wenn Sie es tatsächlich nutzen, ist die Monatsgebühr gut angelegt. Ein Excel-CRM unterstützt Ihre Arbeit, es ersetzt sie nicht.
3. Wie wichtig ist Ihnen Datenhoheit?
In einem Excel-CRM sind Ihre Kundendaten eine Datei auf Ihrer Festplatte. Kein fremder Server, kein Anbieter, der Preise erhöht, die Konditionen ändert oder verschwindet. Für DSGVO-bewusste Selbstständige im deutschsprachigen Raum ist das oft der Hauptgrund — der Preis kommt erst danach. Mehr dazu in Lokales CRM ohne Cloud.
4. Was kostet es in drei Jahren?
Ein Online-CRM zu 25 € pro Monat kostet in drei Jahren 900 €, und Sie besitzen danach nichts. Ein Excel-CRM kostet einmalig 58,95 € (oder null, wenn Sie es selbst bauen — Anleitung hier), und die Datei gehört Ihnen. Das ist kein Argument gegen Abos an sich, sondern gegen Abos, die Sie nicht ausnutzen.
Der ehrliche Vergleich
| Excel-CRM | Online-CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho) | |
|---|---|---|
| Kosten | einmalig 58,95 € oder selbst gebaut | ca. 15–50 € pro Nutzer und Monat, dauerhaft |
| Mehrere Nutzer gleichzeitig | Nein | Ja, Kernfunktion |
| Automatisierung zwischen Tools | Nein | Ja (Formulare, Sequenzen, Integrationen) |
| Offline nutzbar | Ja, vollständig | Nein (Offline-Modus ist nur ein Zwischenspeicher) |
| Wo liegen die Daten | Auf Ihrer Festplatte | Auf den Servern des Anbieters |
| Einarbeitung | Sie kennen Excel bereits | Tage bis Wochen, je nach System |
| Mobil | Schwach (Desktop-first) | Stark (Apps) |
| Skaliert bis | einige tausend Kontakte, eine Person | praktisch unbegrenzt |
Der Umstieg funktioniert in beide Richtungen
Das entschärft die Entscheidung: Sie können jederzeit wechseln. Von Excel in die Cloud, sobald Sie wachsen — jedes Online-CRM importiert CSV. Und aus der Cloud zurück, wenn Sie feststellen, dass Sie zwanzig Funktionen bezahlen und drei benutzen (Anleitung zur Migration). Wählen Sie also für Ihre heutige Lage, nicht für die, die Sie sich für 2029 erhoffen.
Unsere Empfehlung, klar gesagt
Sind Sie Einzelunternehmer, Freiberufler, Makler oder Berater mit dreißig bis fünfzig Anrufen am Tag und ein paar hundert Kontakten: Nehmen Sie ein Excel-CRM. Führen Sie ein Team, verkaufen Sie über automatisierte Sequenzen oder leben Sie im Außendienst am Handy: Nehmen Sie ein Online-CRM, und zwar ohne schlechtes Gewissen. Unsere Version für den ersten Fall ist CRM in Excel — 58,95 € einmalig, kostenlose Testversion mit 50 Kunden und 50 Leads.
FAQ
Excel-CRM oder Online-CRM: Was ist besser für kleine Unternehmen?
Allein und mit überschaubarer Kontaktzahl: Excel. Team, Automatisierung oder mobiles Arbeiten: Online. Es ist eine Größenfrage, keine Glaubensfrage.
Was kostet ein Online-CRM pro Jahr?
Grob 180 bis 600 Euro pro Nutzer und Jahr — dauerhaft. Ein Excel-CRM kostet einmalig 58,95 € oder nichts, wenn Sie es selbst bauen.
Sind meine Daten in Excel sicherer?
Sie liegen bei Ihnen — das ist Kontrolle, nicht automatisch Sicherheit. Ohne Backups ist eine lokale Datei verwundbar.
Kann ich später zu einem Online-CRM wechseln?
Ja, per CSV-Import. Eine saubere Excel-Struktur macht den Umzug zur Sache eines Nachmittags.
Lieber Werkzeuge besitzen statt mieten? Sehen Sie unsere ehrlichen Vergleiche: Lokales CRM ohne Cloud und CRM kaufen statt mieten.
— Michał B. Fedor