Excel-CRM vs. Online-CRM: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

Kurz gesagt: Arbeiten Sie allein und mit einigen hundert bis wenigen tausend Kontakten, gewinnt das Excel-CRM: einmalige Kosten, Daten auf Ihrem Rechner, keine Einarbeitung. Sobald ein Team gleichzeitig zugreift, Automatisierung nötig wird oder Sie vom Handy aus arbeiten, gewinnt das Online-CRM. Alles andere ist Ideologie.

Die meisten Vergleiche zu diesem Thema stammen von Anbietern, die eines der beiden Produkte verkaufen, auch dieser hier, ehrlicherweise: CRM in Excel ist unser Produkt. Deshalb steht unten ausdrücklich, wann Sie kein Excel-CRM kaufen sollten. Ein Werkzeug, das zu klein für Ihre Lage ist, kostet Sie mehr als ein Abo.

Die vier Fragen, die es entscheiden

1. Arbeiten Sie allein an dieser Kundenliste?

Excel-Dateien vertragen keine parallelen Schreibzugriffe. Zwei Personen, eine Datei, gleichzeitig: das endet in Konfliktkopien. Alleinarbeit: Excel. Team: Cloud. Diese eine Frage entscheidet mehr als alle Funktionslisten zusammen.

2. Soll Software arbeiten, während Sie schlafen?

Web-Formular legt automatisch einen Lead an, E-Mail-Sequenz läuft von selbst, Telefonanlage protokolliert Anrufe, Angebot wandert automatisch in die nächste Stufe: Das ist Cloud-Territorium, und wenn Sie es tatsächlich nutzen, ist die Monatsgebühr gut angelegt. Ein Excel-CRM unterstützt Ihre Arbeit, es ersetzt sie nicht.

3. Wie wichtig ist Ihnen Datenhoheit?

In einem Excel-CRM sind Ihre Kundendaten eine Datei auf Ihrer Festplatte. Kein fremder Server, kein Anbieter, der Preise erhöht, die Konditionen ändert oder verschwindet. Für DSGVO-bewusste Selbstständige im deutschsprachigen Raum ist das oft der Hauptgrund, der Preis kommt erst danach. Mehr dazu in Lokales CRM ohne Cloud.

4. Was kostet es in drei Jahren?

Ein Online-CRM zu 25 € pro Monat kostet in drei Jahren 900 €, und Sie besitzen danach nichts. Ein Excel-CRM kostet einen einmaligen Betrag (oder null, wenn Sie es selbst bauen, Anleitung hier), und die Datei gehört Ihnen. Das ist kein Argument gegen Abos an sich, sondern gegen Abos, die Sie nicht ausnutzen.

Der ehrliche Vergleich

	Excel-CRM	Online-CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho)
Kosten	Einmalkauf oder selbst gebaut	ca. 15–50 € pro Nutzer und Monat, dauerhaft
Mehrere Nutzer gleichzeitig	Nein	Ja, Kernfunktion
Automatisierung zwischen Tools	Nein	Ja (Formulare, Sequenzen, Integrationen)
Offline nutzbar	Ja, vollständig	Nein (Offline-Modus ist nur ein Zwischenspeicher)
Wo liegen die Daten	Auf Ihrer Festplatte	Auf den Servern des Anbieters
Einarbeitung	Sie kennen Excel bereits	Tage bis Wochen, je nach System
Mobil	Schwach (nur am Desktop)	Stark (Apps)
Skaliert bis	einige tausend Kontakte, eine Person	praktisch unbegrenzt

Der Umstieg funktioniert in beide Richtungen

Das entschärft die Entscheidung: Sie können jederzeit wechseln. Von Excel in die Cloud, sobald Sie wachsen: jedes Online-CRM importiert CSV. Und aus der Cloud zurück, wenn Sie feststellen, dass Sie zwanzig Funktionen bezahlen und drei benutzen (Anleitung zur Migration). Wählen Sie also für Ihre heutige Lage, nicht für die, die Sie sich für 2029 erhoffen.

Unsere Empfehlung, klar gesagt

Sind Sie Einzelunternehmer, Freiberufler, Immobilienmakler oder Berater mit dreißig bis fünfzig Anrufen am Tag und ein paar hundert Kontakten: Nehmen Sie ein Excel-CRM. Führen Sie ein Team, verkaufen Sie über automatisierte Sequenzen oder leben Sie im Außendienst am Handy: Nehmen Sie ein Online-CRM, und zwar ohne schlechtes Gewissen. Unsere Version für den ersten Fall ist CRM in Excel: einmalige Zahlung, dazu eine kostenlose Version für 1.000 Kontakte, ohne E-Mail, Spaltennamen englisch.

Woran eine Kundenliste in Excel wirklich scheitert

Der verbreitete Einwand gegen Excel lautet, die Datei werde irgendwann zu groß. Das stimmt, ist aber für die meisten Einzelunternehmer der unwahrscheinlichste Fall. Eine Kundenliste in Excel scheitert fast nie an der Zeilenzahl. Sie scheitert an vier kleinen Dingen, die alle in der ersten Woche entstehen und erst im dritten Monat auffallen.

• Der Tippfehler in der Nummer. Eine Ziffer zu wenig, und der Kunde ist nicht mehr auffindbar. Kein System meldet das, denn aus Sicht der Tabelle ist die Zeile vollständig. In der Cloud fällt es auch nicht immer auf, aber dort scheitert wenigstens der Anruf aus dem System heraus sichtbar.
• Die zweite Kopie. Sobald eine Datei als Anhang verschickt oder auf einen Stick gezogen wurde, existieren zwei Wahrheiten. Ab dann pflegen Sie beide oder verlieren eine, und Sie merken erst Wochen später, welche.
• Die Notiz ohne Datum. „Will noch überlegen“ ist wertlos, wenn nicht danebensteht, wann das gesagt wurde. Eine Bemerkung ohne Datum wird nach vier Wochen zum Ratespiel.
• Der stehen gelassene Filter. Sie filtern morgens auf eine Stadt, arbeiten die Liste ab und schließen die Datei. Am nächsten Tag sehen Sie zwölf von vierhundert Zeilen und halten das für Ihren ganzen Bestand. Das ist der Fehler, der Excel den Ruf der Unzuverlässigkeit eingebracht hat, obwohl er reine Bedienung ist.

Erst danach kommt die Technik, und zwar in dieser Reihenfolge: bedingte Formatierung über ganze Spalten statt über den benutzten Bereich macht die Datei zäh, lange bevor die Zeilenzahl ein Problem wird. Verweise auf eine zweite Arbeitsmappe brechen, sobald jemand einen Ordner umbenennt. Wer diese vier Punkte im Griff hat, wird mit einer sauber gebauten Datei nicht an eine Wand laufen. Eine geordnete Kundendatei ist die Voraussetzung, nicht das Ergebnis der Werkzeugwahl.

Was ein Online-CRM kann, sobald mehr als einer mitliest

Die Trennlinie zwischen den Systemen verläuft nicht bei einer bestimmten Kundenzahl, sondern bei der zweiten Person. Und zwar nicht erst dann, wenn zwei Leute gleichzeitig tippen, sondern schon dann, wenn zwei Leute überhaupt dieselben Daten brauchen. Drei Dinge kann eine Cloud-Kundenverwaltung an dieser Stelle, die eine Datei prinzipiell nicht kann.

Rechte. Im Online-CRM sieht eine Aushilfe ihre eigenen Kontakte und sonst nichts, die Buchhaltung sieht Rechnungen und keine Notizen. Bei einer Datei gilt: Wer sie hat, hat alles. Es gibt keine halbe Kundenliste. Für Betriebe, die mit Aushilfen oder wechselnden Freien arbeiten, ist das der eigentliche Grund für ein Abo, und er hat mit Funktionen nichts zu tun.

Protokoll. Ein Online-CRM merkt sich, wer wann welches Feld geändert hat. Wenn ein Kunde behauptet, ihm sei etwas anderes zugesagt worden, ist das der Unterschied zwischen einer Diskussion und einem Nachweis. Eine Excel-Datei hat davon nichts: Sie zeigt den heutigen Stand und schweigt darüber, wie er zustande kam. Auch CRM in Excel führt kein solches Protokoll, und daran ändert sich nichts.

Übergabe. Wenn jemand den Betrieb verlässt, bleiben in der Cloud alle Kontakte an ihrem Platz und wechseln per Klick den Besitzer. Bei Dateien beginnt an dieser Stelle die Suche auf einem fremden Rechner. Wer je einen Kundenstamm aus dem Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters rekonstruiert hat, zahlt danach jede Monatsgebühr freiwillig.

Für die Einzelperson sind alle drei Punkte gegenstandslos, denn Rechte, Protokoll und Übergabe regeln ein Problem, das erst mit dem zweiten Menschen entsteht. Genau deshalb ist die Frage nach der Teamgröße im Vergleich weiter oben die erste und nicht die vierte.

Ein Dienstagvormittag mit beiden Systemen

Funktionslisten entscheiden diese Frage nicht, der Arbeitsablauf tut es. Deshalb hier derselbe Vormittag zweimal, mit dreißig Anrufen und zwei Terminen.

Mit der Datei. Sie öffnen die Arbeitsmappe, der Tagesplan hat sich beim Öffnen aktualisiert und zeigt die Kontakte, deren Datum heute fällig ist. Sie telefonieren von oben nach unten, setzen nach jedem Gespräch einen Status aus der Liste und ein Datum für den nächsten Schritt. Ruft zwischendurch jemand an, tippen Sie die Nummer in die Suche und springen zur Zeile, um den Namen vor sich zu haben, bevor Sie den Satz zu Ende sprechen. Das Nachschlagen starten immer Sie: Die Datei bemerkt einen eingehenden Anruf nicht von allein, sie findet die Nummer nur schneller, als Sie im Postfach suchen könnten. Nichts davon braucht Internet.

Mit dem Online-CRM. Sie melden sich an, sehen dieselbe Fälligkeitsliste, und der Unterschied beginnt daneben: Die Mail, die Sie gestern geschrieben haben, hängt schon am Kontakt, ohne dass jemand sie eingefügt hat. Kommt ein neuer Anruf herein und ist die Telefonanlage angebunden, öffnet sich der Datensatz von selbst. Nach dem Gespräch löst der neue Status eine Nachfassmail aus, die abends rausgeht, während Sie längst weg sind. Dafür sind Sie beim nächsten Netzausfall arbeitsunfähig, und jedes zusätzliche Feld, das Sie sich wünschen, ist eine Konfiguration.

Der ehrliche Vergleich dieser beiden Vormittage lautet: Bei dreißig Anrufen am Tag und einer Person spart die Datei mehr Zeit, als die Automatisierung einbringt, weil das Öffnen einer lokalen Datei schneller ist als jeder Anmeldevorgang. Ab dem Punkt, an dem Sie Nachrichten in Serie verschicken oder unterwegs auf die Kundendatenbank zugreifen müssen, dreht sich das Verhältnis um, und zwar deutlich. Wer wissen will, wie der Tagesplan im Detail entsteht, findet das in der Bauanleitung für ein CRM in Excel.

Kundenverwaltung ohne Abo: wofür die Monatsgebühr tatsächlich bezahlt wird

Ein Abo ist nicht der Preis für Funktionen, sondern für übernommene Arbeit. Das ist der Teil, den Kostenvergleiche gern übergehen, und er entscheidet mit. Ein Anbieter betreibt den Server, spielt Aktualisierungen ein, hält Sicherungen vor, beantwortet Fragen und stellt die Unterlagen bereit, die Sie für einen Auftragsverarbeitungsvertrag brauchen. Solange Sie zahlen, ist das erledigt.

Ohne Abo bleibt genau diese Arbeit bei Ihnen. Sicherungen sind Ihre Sache, und zwar nach dem Grundsatz, dass eine Kopie auf demselben Rechner keine Sicherung ist. Die Aktualisierung von Excel und Windows läuft ohnehin, ist aber Ihre Verantwortung. Zieht die Datei auf einen neuen Rechner um, machen Sie das selbst. Und niemand erinnert Sie daran, dass die Kundenliste seit drei Wochen nicht mehr gepflegt wurde. Das ist der ehrliche Preis der Unabhängigkeit, und er ist niedrig, aber er ist nicht null.

Umgekehrt zahlen viele Selbstständige eine Monatsgebühr für Arbeit, die in ihrem Betrieb gar nicht anfällt: keine zweite Person, keine Serienmails, kein Außendienst, kein Server, den sonst jemand betreiben müsste. Dann bezahlen Sie Bereitschaft, die Sie nie abrufen. Genau in dieser Lage ist eine Kundenverwaltung ohne Abo kein Verzicht, sondern der passende Zuschnitt.

Die Prüffrage ist deshalb nicht „Was kostet es?“, sondern „Welche dieser Aufgaben würde ich sonst selbst erledigen, und will ich das?“. Wer beim Durchgehen der Liste dreimal „das macht ohnehin niemand außer mir“ denkt, hat seine Antwort. Wer zweimal „darum kümmert sich zum Glück der Anbieter“ denkt, hat sie ebenfalls, nur andersherum.

FAQ

Excel-CRM oder Online-CRM: Was ist besser für kleine Unternehmen?

Allein und mit überschaubarer Kontaktzahl: Excel. Team, Automatisierung oder mobiles Arbeiten: Online. Es ist eine Größenfrage, keine Glaubensfrage.

Was kostet ein Online-CRM pro Jahr?

Die Tarife der großen Anbieter unterscheiden sich stark; prüfen Sie die aktuelle Preisseite des Anbieters, den Sie in Betracht ziehen. Gemeinsam ist ihnen, dass die Gebühr dauerhaft anfällt. Ein Excel-CRM kostet einen einmaligen Betrag oder nichts, wenn Sie es selbst bauen.

Sind meine Daten in Excel sicherer?

Sie liegen bei Ihnen: das ist Kontrolle, nicht automatisch Sicherheit. Ohne Backups ist eine lokale Datei verwundbar.

Kann ich später zu einem Online-CRM wechseln?

Ja, per CSV-Import. Eine saubere Excel-Struktur macht den Umzug zur Sache eines Nachmittags.

Ab wann ist eine Kundenliste in Excel zu groß?

Deutlich später, als die meisten befürchten, und die Grenze ist selten die Zeilenzahl. Einige tausend Kontakte in einer sauber gebauten Datei bleiben flüssig; träge wird sie vor allem durch bedingte Formatierung über ganze Spalten und durch Verweise auf andere Arbeitsmappen. Die praktische Grenze liegt woanders: Sie ist erreicht, wenn eine zweite Person dieselbe Liste bearbeiten muss oder wenn Sie unterwegs darauf zugreifen wollen. Wer wirklich an eine Kapazitätsgrenze stößt, merkt es an langen Wartezeiten beim Filtern, nicht an einer Fehlermeldung. CRM in Excel ist auf zwei Datenbanken mit je fünftausend Plätzen ausgelegt, was für eine Person mehr als ausreichend ist.

Kann ich meine Kundenverwaltung vom Handy aus pflegen?

Bei einem Online-CRM ja, bei einer Excel-Datei nur eingeschränkt. Ein Online-CRM hat dafür eine App, und wer den Großteil des Tages im Auto oder beim Kunden verbringt, sollte diesen Punkt sehr hoch gewichten. CRM in Excel läuft in Excel unter Windows und hat keine mobile App, das ist eine bewusste Grenze und kein Versehen. Sie können die Datei auf dem Telefon zwar ansehen, aber sinnvolles Arbeiten mit Statusliste und Tagesplan ist das nicht. Wenn Ihre Kundendatenbank unterwegs erreichbar sein muss, ist die Cloud die richtige Wahl.

Protokolliert ein Excel-CRM, wer welche Änderung gemacht hat?

Nein, und das gilt auch für CRM in Excel. Eine Tabelle zeigt den aktuellen Stand einer Zeile, nicht deren Geschichte: Wer den Status geändert hat und was vorher darin stand, lässt sich nachträglich nicht rekonstruieren. Online-Systeme führen dafür ein Änderungsprotokoll, und in Betrieben mit mehreren Personen ist das ein ernsthaftes Argument. Für eine Einzelperson fällt es weg, denn es gibt nur eine Hand, die etwas eingetragen haben kann. Wer trotzdem eine Spur braucht, sichert die Datei regelmäßig mit dem Datum im Dateinamen und hat damit wenigstens Stände zum Vergleichen.

Beide Wege haben ihre Berechtigung, und wir sagen offen, wann Sie zur Cloud greifen sollten: sobald mehrere Personen gleichzeitig an derselben Liste arbeiten, sobald Kalender und Postfach von selbst andocken sollen, sobald Sie vom Handy aus pflegen wollen. Für alle anderen liegt CRM in Excel bereit, einmal gekauft für 42,95 €, im Bezahlvorgang in Ihrer Währung ausgewiesen, danach ohne weitere Rechnung. Und wer sich zwischen den beiden Welten noch nicht entscheiden mag, testet die Excel-Seite risikofrei mit der kostenlosen Datei, die weder Konto noch Mailadresse verlangt. Nur eine Seite dieses Vergleichs können Sie persönlich unter die Lupe nehmen, nämlich unsere; die Excel-Datei hängt öffentlich aus, freigegeben zum Lesen und zu nichts anderem.

Michał B. Fedor