CRM-Daten nach Excel migrieren: Anleitung in 4 Schritten

Kurz gesagt: Ein Umzug von Pipedrive, HubSpot oder Zoho nach Excel dauert einen halben Tag: CSV exportieren, Spalten bereinigen, Zielstruktur anlegen, importieren und prüfen. Die zwei Fallen: verlorene Verknüpfungen zwischen Kontakten und Deals — und zerschossene Umlaute durch falsche Kodierung.

Der wichtigste Satz zuerst: Machen Sie den Export, solange Ihr Abo noch läuft. Nach der Kündigung ist der Zugriff oft binnen Tagen weg. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt — die Anleitung funktioniert unabhängig davon.

Schritt 1: Der Export

Alle großen Cloud-CRMs exportieren CSV. Exportieren Sie Kontakte und Deals getrennt und wählen Sie alle Felder aus — auch die, die Sie heute für unwichtig halten. Notizen und Aktivitäten sind oft ein eigener Export.

Schritt 2: Bereinigen (der Schritt, den alle überspringen)

• Kodierung: CSV über Daten → Aus Text/CSV → Dateiursprung UTF-8 laden. Sonst werden aus Müller und Straße Zeichensalate.
• Telefonnummern als Text formatieren, sonst frisst Excel die führende Null.
• Dubletten prüfen (Daten → Duplikate entfernen; vorher Kopie anlegen).
• Status vereinheitlichen: Exporte bringen oft zehn Varianten desselben Zustands mit.

Schritt 3: Zielstruktur statt Datenmüllhalde

Nicht alles hineinkippen. Eine Zeile pro Kontakt, feste Statuswerte, ein Notizfeld — und das Feld für die nächste Aktion mit Datum, das im alten System vermutlich anders hieß. Die vollständige Struktur steht in Kundendatenbank in Excel.

Schritt 4: Prüfen statt hoffen

Ziehen Sie zehn zufällige Kontakte und lesen Sie sie gegen das alte System gegen: Telefonnummern, Status, letzte Notiz. Stimmt die Stichprobe, ist die Migration fertig.

Was Sie beim Umzug verlieren (ehrlich)

Verknüpfungen zwischen Datensätzen, Anhänge, E-Mail-Verläufe und Automatisierungen. Hängt Ihre Arbeit daran, bleiben Sie in der Cloud. Hängt sie an Kontakten, Notizen und Rückrufen, verlieren Sie nichts, was Sie vermissen werden.

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FAQ

Wie migriere ich CRM-Daten nach Excel?

CSV exportieren, bereinigen, Zielstruktur anlegen, importieren, Stichprobe prüfen. Etwa ein halber Tag.

Was geht verloren?

Verknüpfungen, Anhänge, E-Mail-Verläufe.

Wie exportiere ich aus Pipedrive, HubSpot oder Zoho?

Über die Import/Export-Bereiche als CSV — solange das Abo aktiv ist.

Warum sind meine Umlaute kaputt?

Falsche Kodierung: über Daten → Aus Text/CSV mit UTF-8 importieren.

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— Michał B. Fedor