CRM-Daten nach Excel migrieren: Anleitung in 4 Schritten

Kurz gesagt: Ein Umzug von Pipedrive, HubSpot oder Zoho nach Excel dauert einen halben Tag: CSV exportieren, Spalten bereinigen, Zielstruktur anlegen, importieren und prüfen. Die zwei Fallen: verlorene Verknüpfungen zwischen Kontakten und Deals, und zerschossene Umlaute durch falsche Kodierung.

Der wichtigste Satz zuerst: Machen Sie den Export, solange Ihr Abo noch läuft. Nach der Kündigung ist der Zugriff oft binnen Tagen weg. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt. Die Anleitung funktioniert unabhängig davon.

Schritt 1: Der Export

Alle großen Cloud-CRMs exportieren CSV. Exportieren Sie Kontakte und Deals getrennt und wählen Sie alle Felder aus, auch die, die Sie heute für unwichtig halten. Notizen und Aktivitäten sind oft ein eigener Export.

Schritt 2: Bereinigen (der Schritt, den alle überspringen)

• Kodierung: CSV über Daten → Aus Text/CSV → Dateiursprung UTF-8 laden. Sonst werden aus Müller und Straße Zeichensalate.
• Telefonnummern als Text formatieren, sonst frisst Excel die führende Null.
• Dubletten prüfen (Daten → Duplikate entfernen; vorher Kopie anlegen).
• Status vereinheitlichen: Exporte bringen oft zehn Varianten desselben Zustands mit.

Schritt 3: Zielstruktur statt Datenmüllhalde

Nicht alles hineinkippen. Eine Zeile pro Kontakt, feste Statuswerte, ein Notizfeld, und das Feld für die nächste Aktion mit Datum, das im alten System vermutlich anders hieß. Die vollständige Struktur steht in Kundendatenbank in Excel.

Schritt 4: Prüfen statt hoffen

Ziehen Sie zehn zufällige Kontakte und gleichen Sie sie mit dem alten System ab: Telefonnummern, Status, letzte Notiz. Stimmt die Stichprobe, ist die Migration fertig.

Was Sie beim Umzug verlieren (ehrlich)

Verknüpfungen zwischen Datensätzen, Anhänge, E-Mail-Verläufe und Automatisierungen. Hängt Ihre Arbeit daran, bleiben Sie in der Cloud. Das gilt auch, wenn mehrere Personen gleichzeitig dieselben Datensätze bearbeiten oder Sie hauptsächlich vom Smartphone aus arbeiten, dann ist ein Cloud-CRM die richtige Wahl. Hängt sie an Kontakten, Notizen und Rückrufen, verlieren Sie nichts, was Sie vermissen werden.

Die Frage nach dem Umzug ist immer auch die Frage nach dem Ziel. Unser Ziel hat einen Dateinamen: CRM in Excel, mit fester Spaltenstruktur, in die Sie Ihren bereinigten Export einfügen, statt sich eine neue Ordnung auszudenken. Zwei Datenbanken, 14 Status, internationale Rufnummern, Suche über Telefon, Name oder E-Mail mit direktem Sprung zum Datensatz. Und wenn Sie den Export zunächst nur irgendwo parken wollen, genügt die kostenlose Datei für die ersten 1.000 Zeilen, ohne Konto, ohne Mailadresse, ohne Ablaufdatum.

Vor dem Export: die halbe Stunde, die den halben Tag rettet

Der Abschnitt zum Bereinigen weiter oben betrifft die Datei, die schon auf Ihrer Festplatte liegt. Dieser hier betrifft das, was Sie vorher tun, solange die Daten noch im alten System stehen. Der Unterschied ist praktisch: Im CRM gelten noch Feldtypen, Pflichtfelder und Dublettenprüfung. In einer CSV-Datei gilt nichts davon mehr, und jede Korrektur ist Handarbeit.

Vier Schritte, die zusammen selten länger als eine halbe Stunde dauern:

• Entscheiden, was mitkommt. Nicht der gesamte Bestand ist Ihr Bestand. Karteileichen, Testeinträge aus der Einführungsphase und Kontakte ohne Telefonnummer und ohne E-Mail nehmen Sie besser gar nicht erst mit. Was Sie hier weglassen, müssen Sie später nicht pflegen.
• Feldliste schreiben. Notieren Sie jedes Feld, das Sie behalten wollen, und daneben die Spalte, in der es künftig steht. Diese Liste ist unspektakulär und erspart Ihnen die Situation, in der Sie vor achtzig Exportspalten sitzen und raten, was „Owner“, „Custom_Field_7“ und „Lifecycle Stage“ in Ihrer Arbeit eigentlich bedeuten.
• Dubletten im alten System zusammenführen. Dort kennt das Werkzeug die Regeln und führt die Datensätze samt Historie zusammen. In Excel entfernen Sie nur noch Zeilen, und mit der doppelten Zeile verschwindet unter Umständen die Notiz, die Sie behalten wollten.
• Anzahl notieren. Schreiben Sie auf, wie viele Kontakte das CRM anzeigt. Diese eine Zahl ist später Ihr einziger Beleg dafür, ob der Export vollständig war.

Und der Punkt, den man nur einmal vergisst: Der Zugang muss noch bestehen. Anhänge, Angebote und Verträge, die als Datei am Kunden hängen, kommen im Datenexport praktisch nie mit. Wenn Sie sie brauchen, laden Sie sie in derselben Sitzung herunter, in der Sie exportieren.

Wenn der Bestand größer ist als der Exportknopf

Bei einigen hundert Kontakten ist der Export ein Klick. Bei einem gewachsenen Bestand kann er still unvollständig sein, und das ist der unangenehmste Fehler dieser ganzen Übung, weil er wie ein Erfolg aussieht.

Zwei Ursachen stecken fast immer dahinter. Die erste ist die Ansicht: Viele Systeme exportieren genau das, was auf dem Bildschirm gefiltert ist, nicht den Bestand. Ein Filter, den ein Kollege vor Monaten gesetzt hat, reicht, damit ein Teil Ihrer Kontakte gar nicht erst in die Datei kommt. Die zweite ist eine Obergrenze pro Export, die viele Anbieter für den Weg über die Oberfläche setzen. Eine Warnung erscheint dabei nicht immer.

Der Test dauert eine Minute: Zeilenzahl der Datei gegen die Zahl, die Sie vorher notiert haben. Stimmen beide nicht überein, gehen Sie so vor:

• Filter zurücksetzen und die Ansicht ohne Einschränkung exportieren, statt die Ursache zu raten.
• In Segmente teilen. Nach Erstellungsjahr, nach Status oder nach Datentyp exportieren und die Teile in Excel untereinander setzen. Achten Sie darauf, dass jede Teildatei dieselben Spalten in derselben Reihenfolge hat, sonst rutschen beim Zusammenfügen Werte in die falsche Spalte.
• Nach dem Zusammensetzen erneut zählen. Erst wenn Summe der Teile und notierte Zahl übereinstimmen, ist der Export erledigt.

Wenn Ihr Anbieter eine vollständige Datensicherung des Kontos anbietet, ist das oft der ruhigere Weg als mehrere Teilexporte. Sie bekommen dann meistens ein Archiv mit einer Datei pro Datentyp, und das führt direkt zum nächsten Punkt.

Aus mehreren Dateien wird eine Tabelle: verbinden über die ID

Dass die Verknüpfungen zwischen den Datensätzen beim Umzug verloren gehen, steht weiter oben in diesem Artikel. Vollständig stimmt das nur für den Automatismus. Wiederherstellen lassen sich die Zuordnungen sehr wohl, solange eines im Export erhalten bleibt: die ID-Spalten. Sie sehen aus wie technischer Müll, sind aber der einzige Schlüssel, der Kontaktdatei und Verkaufschancendatei noch zusammenhält. Löschen Sie sie beim Aufräumen nicht.

Das Vorgehen ist immer dasselbe. Eine Datei wird zur Stammtabelle, in der Regel die Kontaktliste, weil dort eine Zeile eine Person ist. Aus den übrigen Dateien holen Sie einzelne Spalten dazu, und zwar nur die, die Sie im Alltag wirklich ansehen: das Datum der letzten Aktivität, den Stand der Verkaufschance, den vereinbarten Termin.

Geholt wird mit einer Verweisfunktion. In aktuellen Excel-Versionen ist das XVERWEIS, aufgebaut als =XVERWEIS(Suchkriterium;Suchmatrix;Rückgabematrix;"kein Treffer"). Das vierte Argument ist der Grund, es dem älteren SVERWEIS vorzuziehen: Statt einer Fehlermeldung schreibt Excel Ihren eigenen Text in die Zelle. Filtern Sie diese Spalte anschließend nach „kein Treffer“ und Sie sehen in Sekunden, welche Datensätze keine Entsprechung haben. Ohne diesen Schritt merken Sie es erst Wochen später, wenn ein Kontakt ohne Vorgeschichte in der Liste steht. Wer mit einer älteren Version arbeitet, nimmt =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;FALSCH), wobei das letzte Argument die exakte Übereinstimmung erzwingt.

Ein Fall braucht eine Entscheidung, keine Formel: Wenn zu einem Kontakt mehrere Vorgänge gehören, kann eine Zeile nicht alle abbilden. Legen Sie fest, was Sie sehen wollen, meistens der jüngste Vorgang, und holen Sie nur diesen in die Stammtabelle. Der Rest bleibt als Archivblatt in derselben Datei liegen, falls Sie ihn je nachschlagen müssen.

Zum Schluss ein Handgriff, der viel Ärger spart: Wenn alles verbunden ist, kopieren Sie den Bereich und fügen ihn als Werte wieder ein. Danach hängt Ihre Arbeitsdatei nicht mehr an den Exportdateien, und ein verschobener Ordner bricht nicht Ihre halbe Kundenliste.

Nach dem Umzug: was Sie nicht nachbauen sollten

Der häufigste Fehler nach einer Migration ist nicht technisch. Es ist der Versuch, das alte System nachzubilden. Automatische Strecken, Punktesysteme, mehrstufige Genehmigungen: Wer das in Formeln nachbaut, bekommt eine Datei, die niemand mehr versteht, sich vor jeder Änderung fürchtet und nach zwei Monaten nicht mehr öffnet. Bauen Sie die zwei oder drei Abläufe nach, die Sie täglich benutzen. Die übrigen haben Sie meistens auch vorher nicht gebraucht, das fällt nur erst beim Umzug auf.

Zwei organisatorische Punkte gehören ebenfalls in dieselbe Stunde:

• Ein Ablageort, ein Dateiname. Kursieren nach dem Umzug drei Kopien, ist innerhalb einer Woche unklar, welche die richtige ist. Die Arbeitsdatei liegt an einer Stelle, Sicherungskopien tragen das Datum im Namen und liegen woanders.
• Die Exportdateien aufräumen. Rohexporte enthalten Kundendaten und bleiben sonst dauerhaft im Download-Ordner und im E-Mail-Postfach liegen. Verschicken Sie sie nicht per Mail, und löschen Sie sie, sobald die Arbeitsdatei steht und geprüft ist.

Und die ehrliche Grenze dieses Wegs, jenseits der Dinge, die beim Export verloren gehen: Nach dem Umzug gibt es keinen Rückkanal. Ihre Datei zeigt den Stand des Exporttags. Arbeitet parallel noch jemand im alten System weiter, entstehen zwei Wahrheiten, und zusammenführen lassen sie sich nur von Hand. Setzen Sie deshalb ein Stichdatum, ab dem ausschließlich in der neuen Datei gearbeitet wird.

Dasselbe gilt für unser fertiges Werkzeug. CRM in Excel holt sich nichts selbst ab: Die migrierten Daten kommen einmal von Hand in die vorgegebene Struktur, und diese Struktur ist fest, also ohne zusätzliche eigene Spalten oder Felder. Wer aus dem alten System ein Dutzend selbst angelegter Felder mitbringt, muss vorher entscheiden, welche davon in das Notizfeld wandern und welche entfallen. Für die meisten Ein-Personen-Betriebe ist das eine Erleichterung, weil genau diese Felder der Grund waren, warum die Pflege irgendwann aufhörte. Wer sie dagegen wirklich braucht, ist mit einer selbst gebauten Tabelle besser bedient. Wollen Sie nach dem Umzug sofort weiterarbeiten: CRM in Excel kostet einmalig 42,95 €, im Checkout sehen Sie den Betrag in Ihrer Währung; der Gutscheincode startingOut senkt ihn um ein Fünftel. Wer erst hineinschauen will, nimmt die kostenlose Datei: bewusst einfacher als die gekaufte Version, eine Datenbank mit 1.000 Kontakten, keine Follow-up-Erinnerungen, keine Vorlagen, keine Statistik, Oberfläche auf Englisch, ohne E-Mail-Adresse und ohne Zeitlimit.

FAQ

Wie migriere ich CRM-Daten nach Excel?

In vier Schritten: Export aus dem alten System als CSV, Spalten bereinigen (Formate, Dubletten, Kodierung), Zielstruktur anlegen (eine Zeile pro Kontakt, Status als Dropdown, Datum für die nächste Aktion), importieren und stichprobenartig prüfen. Rechnen Sie mit einem halben Tag.

Was geht beim CRM-Export typischerweise verloren?

Verknüpfungen. Kontakte, Firmen, Deals und Aktivitäten liegen im Cloud-System in getrennten Tabellen; der Export liefert mehrere Dateien, deren Beziehungen Sie selbst wiederherstellen müssen. Auch Anhänge und E-Mail-Verläufe migrieren praktisch nie sauber.

Wie exportiere ich Kontakte aus Pipedrive, HubSpot oder Zoho?

Alle drei bieten CSV-Exporte in den Einstellungen beziehungsweise im Import/Export-Bereich. Exportieren Sie Kontakte und Deals getrennt, wählen Sie alle Felder, und machen Sie den Export, solange das Abo noch aktiv ist.

Sind Umlaute nach dem Import kaputt?

Ein Klassiker. Öffnen Sie die CSV nicht per Doppelklick, sondern über Daten → Aus Text/CSV und wählen Sie als Dateiursprung UTF-8.

Wie viele Datensätze kann ich auf einmal exportieren?

Das hängt vom Anbieter ab, und die Grenze wird selten angezeigt. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf die Zahl, sondern auf den Abgleich: Notieren Sie vor dem Export, wie viele Kontakte das CRM anzeigt, und vergleichen Sie das mit den Zeilen in der Datei. Weichen beide ab, exportieren Sie in Segmenten nach Jahr oder Status und setzen die Teile in Excel zusammen. Prüfen Sie außerdem, ob die exportierte Ansicht gefiltert war.

Wie verbinde ich Kontakte und Verkaufschancen aus zwei Exportdateien?

Über die ID-Spalten mit einer Verweisfunktion. Die Kontaktliste wird zur Stammtabelle, und mit =XVERWEIS(Suchkriterium;Suchmatrix;Rückgabematrix;"kein Treffer") holen Sie einzelne Spalten aus der zweiten Datei dazu. Das vierte Argument macht sichtbar, wo es keine Entsprechung gibt. Gehören zu einem Kontakt mehrere Vorgänge, entscheiden Sie sich für einen, meistens den jüngsten. Löschen Sie die ID-Spalten nicht, auch wenn sie nutzlos aussehen.

Muss ich meine Automatisierungen in Excel nachbauen?

Nein, und der Versuch ist der häufigste Grund für aufgegebene Dateien. Die Logik eines CRM-Systems lässt sich in einer Tabelle nur als Formelgeflecht nachstellen, das niemand mehr anfassen will. Bauen Sie die zwei oder drei Abläufe nach, die Sie täglich brauchen, in der Regel Wiedervorlage, Status und Tagesliste. Was Sie nach vier Wochen nicht vermisst haben, brauchten Sie auch vorher nicht.

Ein Umzug lohnt sich nur, wenn das Ziel länger hält als die Quelle. Deshalb noch zwei weiterführende Texte: welche Werkzeuge Ihre Daten auf der eigenen Festplatte lassen und welche ohne monatliche Abbuchung auskommen.

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Michał B. Fedor