Follow-up-System aufbauen: kein Auftrag geht mehr verloren
Kurz gesagt: Ein Follow-up-System besteht aus drei Teilen: ein Datum für die nächste Aktion bei jedem Kontakt, eine Tagesliste, die daraus entsteht, und eine feste Uhrzeit, zu der Sie sie abarbeiten. Der schwierigste Teil ist nicht die Software, sondern die Uhrzeit.
Die meisten Aufträge gehen nicht an die Konkurrenz verloren, sondern an Stille. Das Angebot liegt beim Interessenten, der Interessent hat einen vollen Kalender, und niemand meldet sich. Nach drei Wochen ist die Sache erledigt — ohne dass je eine Entscheidung gefallen wäre. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt und baut genau dieses System nach.
Baustein 1: Das Datum
Jeder Kontakt bekommt eine nächste Aktion und ein Datum. Ohne Ausnahme. „Melde mich irgendwann“ ist keine Aktion. „Anrufen, Donnerstag“ ist eine.
Baustein 2: Die Tagesliste
Alles, dessen Datum heute oder früher ist, gehört auf eine Liste — Ihren Arbeitsplan. In Excel ist das ein Filter, in einem CRM eine Ansicht. Entscheidend ist, dass die Liste von selbst entsteht und Sie nicht jeden Morgen suchen müssen.
Baustein 3: Die Uhrzeit
Der Teil, an dem alle Systeme scheitern. Legen Sie eine feste Zeit fest — etwa 8:40 Uhr, zwanzig Minuten. In dieser Zeit wird die Tagesliste abgearbeitet, nichts anderes. Ein System ohne Uhrzeit ist eine Datenbank, kein Vertrieb.
Was Sie schreiben, wenn Sie nachfassen
Kurz, konkret, ohne Druck. Ein Satz Kontext („Wir hatten am Dienstag über die Terrasse gesprochen“), ein Satz Angebot („Das Angebot liegt bei Ihnen“), eine Frage („Passt der Termin nächste Woche?“). Nachrichtenvorlagen sparen hier täglich Minuten — und sorgen dafür, dass die Nachricht überhaupt rausgeht.
In Excel bauen — oder fertig kaufen
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FAQ
Wie baue ich ein Follow-up-System auf?
Datum für die nächste Aktion, Tagesliste daraus, feste Uhrzeit zum Abarbeiten.
Wie oft sollte man nachfassen?
Tag 1, Tag 3–5, dann wöchentlich, insgesamt bis zu fünf Versuche. Pünktlichkeit schlägt Schema.
Warum gehen Aufträge verloren?
An Stille, nicht am Preis. Niemand meldet sich, das Angebot verschwindet.
Follow-up-System in Excel?
Ja: Spalte „nächste Aktion“, Spalte „Datum“, Filter auf heute. Automatische Erinnerungen brauchen Makros.
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— Michał B. Fedor