CRM-Excel-Vorlagen kostenlos: der ehrliche Test

Kurz gesagt: Kostenlose CRM-Excel-Vorlagen gibt es, und sie sind nützlich: als Ablage. Keine davon hat Makros, also sagt Ihnen keine, wen Sie heute anrufen sollen. Sie tragen bis etwa 50 aktive Beziehungen. Das ist nicht unsere Meinung: Es ist die Zahl, die HubSpot auf der eigenen Vorlagenseite nennt. Danach kaufen Sie sich Disziplin, oder Sie verlieren Abschlüsse.

Offenlegung: Wir verkaufen CRM in Excel, unser eigenes Produkt. Lesen Sie diesen Text also wie eine Rezension aus der Feder eines Wettbewerbers: und prüfen Sie die Zitate, sie verweisen alle auf die Seiten der Anbieter.

Der Prüfmaßstab

Nicht das Aussehen. Nur drei Fragen: Wird etwas installiert, gibt es Makros, und sagt die Datei Ihnen, was heute zu tun ist? Die erste entscheidet, ob es wirklich eine Tabelle ist. Die zweite, ob sie je mehr können wird, als Text zu speichern. Die dritte, ob sie Ihren Umsatz verändert.

Die kostenlose CRM-Vorlage von HubSpot

Die meistverlinkte Vorlage im Netz, und die ehrlichste gegenüber den eigenen Grenzen. Sie bekommen ein Kontaktblatt, eine Verkaufspipeline und ein Dashboard, sauber gebaut. Dafür geben Sie Ihre E-Mail-Adresse her. Das ist der Preis: Die Vorlage ist die Eingangstür zur kostenpflichtigen Plattform.

Zitierenswert ist der Satz auf der eigenen Seite: Die Vorlage sei „perfekt für die ersten 2 bis 6 Monate mit bis zu 50 Kunden“, und sobald Sie „mehr als 50 aktive Beziehungen verfolgen, wird die manuelle Pflege zeitraubend“. Ein Anbieter, der selbst benennt, wo sein kostenloses Angebot endet, ist seltener als er sein sollte. Glauben Sie ihm.

Vertex42

Die puristische Variante. Vertex42 beschreibt sie in einem Satz: keine Installation, keine Makros: nur eine einfache Tabelle. Genau das ist sie, und für viele reicht genau das. Saubere Spalten, ein Statusfeld, keine Marketinghülle, keine E-Mail-Schranke. Wenn Sie eine strukturierte Liste wollen und sonst nichts: hier anfangen und aufhören zu lesen.

Someka

Die vollständigste der vier und die einzige kostenpflichtige. Someka liefert Dashboards, eine Trichteransicht und ein durchdachtes Layout: es sieht aus wie Software. Auf der Produktseite steht allerdings, dass die Vorlage keine VBA-Makros enthält. Also dieselbe Decke wie bei den kostenlosen: Sie kann Ihre Daten schön darstellen und läutet trotzdem am Dienstagmorgen keine Glocke.

Salesflare

Salesflare veröffentlicht eine Vorlage ohne E-Mail-Schranke: die Datei liegt einfach da. Alle Achtung. Merkwürdig ist die Argumentation drumherum: Dieselbe Seite erklärt, dass manuelles Erfassen „zeitraubend und unzuverlässig“ wird, und bietet als Heilmittel ein Abo an. Die Diagnose stimmt. Das Rezept ist nicht das einzige.

Die Vorlagen im Vergleich

Vorlage	Preis	Makros	Für wen	Der Haken
HubSpot	Kostenlos	Nein	Wer ab Tag eins Pipeline-Ansicht und Dashboard will	E-Mail-Schranke; die Tür zur kostenpflichtigen Plattform
Vertex42	Kostenlos	Nein	Die sauberste einfache Liste: ohne Marketing	Bewusst schlicht; mehr wird daraus nie
Someka	Kostenpflichtig	Nein	Wer eine polierte Tabelle mit Dashboards will und für Design zahlt	Kostenpflichtig, und trotzdem ohne Makros
Salesflare	Kostenlos	Nein	Herunterladen, ohne die E-Mail-Adresse herzugeben	Die Seite ist ein Plädoyer für ein Abo
CRM in Excel (unser Produkt)	42,95 € einmalig, Testversion gratis	Ja	Einzelunternehmer, denen gesagt werden muss, wen sie heute anrufen, nicht nur, wo die Nummern liegen	Ein Nutzer, Windows + Excel 2016+, keine Integrationen, keine Automatisierung

Unsere Empfehlung unter den kostenlosen: Vertex42 für die saubere Liste, HubSpot für die Pipeline. Beide speichern gut. Keine der beiden bringt Sie dazu, nachzufassen, und genau das, nicht die Ablage, schließt Abschlüsse ab.

Die Mauer bei 50 Beziehungen

Jede Vorlage läuft gegen dieselbe Mauer, und HubSpot hat sie benannt: rund 50 aktive Beziehungen. Nicht weil Excel die Zeilen ausgehen (das ist Excel egal), sondern weil eine statische Tabelle kein Gedächtnis hat. Sie weiß nicht, dass Sie versprochen haben, am Donnerstag zurückzurufen. Das müssen Sie wissen, und Sie werden es wissen, bis zu der Woche, in der viel los ist. Diese Woche kostet Sie Geld.

Unsere kostenlose Testversion fasst 50 Kunden und 50 Kaltkontakte, ohne Zeitlimit und ohne Karte. Kein Zufall: Genau bei dieser Größe fangen Vorlagen an zu versagen. Sie können also prüfen, ob ein echter Follow-up-Rhythmus bei Ihnen etwas verändert, bevor Sie 42,95 € für die Vollversion zahlen.

Wann eine Vorlage reicht, und wann wir die falsche Antwort sind

Eine Vorlage reicht, wenn Ihre Liste kurz ist, Ihr Gedächtnis gut und nichts in Ihrem Geschäft davon abhängt, im richtigen Moment zurückzurufen. Nehmen Sie Vertex42 und arbeiten Sie weiter.

Und CRM in Excel ist die falsche Antwort, wenn mehrere Personen gleichzeitig an denselben Kontakten arbeiten, wenn Sie Integrationen mit Mail, Kalender oder Webformularen brauchen oder wenn Sie überwiegend vom Handy aus verkaufen. Dort gewinnt ein Cloud-CRM, auch der kostenlose Tarif. Wir sind für eine Person an einem Windows-Rechner gebaut, die am Telefon lebt.

Was drei Wochen nach dem Download passiert

Eine Kundenliste in Excel scheitert nicht an der Zeilenzahl. Sie scheitert an leeren Feldern, und der Ablauf ist bei fast jedem derselbe.

Woche eins. Sie füllen jede Spalte aus: Name, Firma, Rufnummer, „Letzter Kontakt“, „Status“, „Wiedervorlage am“, Notizen. Die Datei fühlt sich an wie ein Werkzeug. Der Filter zeigt genau die Zeilen, die Sie sehen wollen, das Sortieren nach Datum stimmt.

Woche zwei. Sie telefonieren zwischen zwei Terminen. Name und Nummer kommen rein, der Rest bleibt offen, weil Sie das Gespräch ohnehin im Kopf haben. Ein Kontakt steht jetzt zweimal in der Liste, einmal mit der Vorwahl in der Form +49 und einmal mit der 0 davor. Für Excel sind das zwei verschiedene Menschen, und keine Formel in einer normalen Vorlage widerspricht.

Woche drei. Die Spalte „Letzter Kontakt“ ist halb leer, die Statusspalte ebenfalls. Damit ist der Filter nicht ungenau, sondern nutzlos. Eine halb gepflegte Spalte zeigt Ihnen nur die Zeilen, an die Sie sich sowieso erinnert hätten, und verschweigt genau die, die Sie vergessen haben.

Der eigentliche Schaden beginnt am Morgen danach. Sie öffnen die Datei, sehen eine Liste, die von oben bis unten gleich aussieht, und entscheiden nach Gefühl, wen Sie heute anrufen. Nach Gefühl gewinnen immer dieselben: die Lauten, die Neuen, die von gestern. Es verliert der Mensch, der freundlich gesagt hat, gerade passe es nicht, man solle sich später noch einmal melden. Er kommt in keiner Zeile von selbst wieder hoch, denn eine statische Tabelle speichert Vergangenheit. Einen Arbeitstag erzeugt sie nicht.

Vier Anzeichen dafür, dass Ihre Vorlage diesen Punkt bereits hinter sich hat:

• Sie öffnen die Datei und wissen nicht, welche Zeile die erste sein soll.
• Sie schauen im Postfach nach, wann Sie zuletzt von jemandem gehört haben, obwohl es dafür eine Spalte gibt.
• Eine Nummer erscheint im Display und Sie schlagen sie in der Tabelle nicht schnell genug nach, um vorbereitet abzunehmen.
• Sie führen still eine zweite Liste: Zettel, Handynotizen, markierte Mails.

Kein Anbieter einer kostenlosen Vorlage hat hier etwas falsch gemacht. Eine Vorlage ist eine Ablage, und als Ablage ist sie gut. Was ab diesem Punkt fehlt, ist eine Steuerung.

Konkret heißt Steuerung dreierlei. Erstens: Jeder Kontakt trägt einen Status aus einer festen Auswahl, und zu jedem Status gehört ein Zeitabstand, nach dem der Kontakt wieder fällig wird. Zweitens: Aus Status und Datum entsteht die Liste für heute von selbst, ohne dass Sie sortieren, filtern oder nachdenken. Drittens: Der Weg funktioniert auch rückwärts, Sie geben eine Rufnummer ein und bekommen die Person samt Notiz und letztem Kontaktdatum angezeigt, unabhängig davon, ob die Nummer mit Ländervorwahl oder ohne in der Liste steht. Das ist keine Zauberei, das sind Formeln und ein paar Makros. Sie liegen nur in keiner kostenlosen Vorlage, und darin besteht der ganze Unterschied zwischen einer Datei, die Ihre Kunden aufbewahrt, und einer, die Ihren Arbeitstag plant.

Bleiben Sie bei der Vorlage, oder prüfen Sie den Unterschied

Die ehrliche Reihenfolge ist: erst schauen, ob Sie überhaupt eine Steuerung brauchen. Bleiben Sie bei der kostenlosen Vorlage, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:

• Ihre Kunden kommen über Empfehlung und melden sich von selbst, Sie fassen also kaum aktiv nach.
• Ihre Liste bleibt dauerhaft kurz, und Sie sprechen regelmäßig mit fast jedem, der darauf steht.

Für Mac, Smartphone, Teamarbeit und Integrationen gilt unverändert, was dieser Artikel dazu sagt: Dort gewinnt eine Cloud-Lösung, und daran ändert auch unsere Testversion nichts.

Trifft nichts davon zu und erkennen Sie den Ablauf aus dem Abschnitt oben wieder, dann testen Sie es, statt darüber zu lesen. Unsere Testversion ist das vollständige Produkt. Jede Funktion ist freigeschaltet: die Tagesliste, die Statusfolge mit automatischer Wiedervorlage, die Vorlagen für SMS und E-Mail, die Statistik, die Suche über Rufnummer, Nachname oder E-Mail. Begrenzt ist ausschließlich die Zahl der Plätze in den beiden Datenbanken: 50 gewonnene Kunden und 50 Kaltkontakte. In der Vollversion sind es je 5.000.

Das ist bewusst anders herum als bei den üblichen Gratis-Tarifen. Dort ist der Platz großzügig und die Funktion beschnitten, Sie tragen also monatelang Daten ein und stoßen dann auf eine Schranke vor der Funktion, wegen der Sie gekommen sind. Bei uns ist das Werkzeug vollständig und der Platz knapp. Nach 50 echten Kontakten wissen Sie, ob ein fester Rhythmus Ihnen Abschlüsse zurückbringt. Erst dann stellt sich die Frage nach der Vollversion.

Was Sie dafür mitbringen: Windows, Excel 2016 oder neuer, und die Bereitschaft, die Datei einmalig einzurichten statt sofort loszulegen. Ein Arbeitsplatz, eine Person, keine Integrationen, keine App fürs Handy. Zur kostenlosen Testversion von CRM in Excel.

Stimmt das noch? Geprüft am 17. August 2026

Am 17. August 2026 haben wir alle vier Seiten und Dateien erneut abgefragt, direkt beim Server: nichts heruntergeladen, keine E-Mail-Adresse hergegeben, kein Konto angelegt. Das kam zurück.

Vorlage	Preis	Was Sie zum Download hergeben	Datei zuletzt geändert
HubSpot	Kostenlos	Ein ausgefülltes Formular (der offizielle Download-Weg)	12. Juni 2020
Vertex42	Kostenlos	Nichts: direkter Link	27. Mai 2020
Someka	Vollversion 39,95 USD (ein Nutzer), 79,95 USD (mehrere); Demo kostenlos	Ihre E-Mail-Adresse, auch für die Demo	Nicht geprüft: die Datei liegt hinter dem Formular
Salesflare	Kostenlos	Nichts: direkter Link	22. Januar 2025

Beginnen wir mit der Vorlage, die nicht kostenlos ist. Die Vollversion von Someka kostet 39,95 USD für einen Nutzer und 79,95 USD für mehrere, dazu Aufpreise im Warenkorb: technischer Support für 19,95 USD und ein Anpassungsservice (Basispaket) für 250,00 USD. Die „kostenlose Version“ ist eine Demo: Sie geben Ihre E-Mail-Adresse her, um sie zu bekommen, und die Bedingungen verbieten, das Logo des Anbieters aus der Datei zu entfernen. Das ist eine markierte Testversion, keine kostenlose Vorlage.

Nun zu den Daten. Beide Seiten wirken lebendig: HubSpot trägt im Fußbereich das Jahr 2026, Vertex42 nennt eine Seitenaktualisierung von 2021. Über die Dateien selbst erzählen die Server aber etwas anderes: HubSpots Tabelle wurde zuletzt am 12. Juni 2020 geändert, die von Vertex42 am 27. Mai 2020. Die Vorlagen, die jede Bestenliste anführen, wurden seit über sechs Jahren nicht angefasst.

Die Datei von Salesflare ist die frischeste der vier (Januar 2025), aber sehen Sie sich den Namen an: sales-funnel-template.xlsx. Es ist dieselbe Datei, mit der Salesflare auch die eigene Seite für die Sales-Funnel-Vorlage bedient: ein Pipeline-Blatt, keine Kontaktdatenbank. Und ein ehrlicher Vorbehalt: Das hier ist die Aufnahme eines einzelnen Tages. Anbieter ändern Preise und Download-Seiten ohne Ankündigung; prüfen Sie also an der Quelle, bevor Sie sich auf eine Zeile oben verlassen.

FAQ

Taugen kostenlose CRM-Excel-Vorlagen etwas?

Für die erste Liste ja. Sie geben Struktur: eine Zeile pro Kontakt, eine Statusspalte, Platz für Notizen. Das ist mehr als ein Notizbuch. Sie taugen nicht mehr, sobald die Liste wächst: nichts erinnert Sie daran, wen Sie heute anrufen müssen, und die Pflege wird zur täglichen Pflicht, die Sie irgendwann schleifen lassen.

Welche kostenlose CRM-Excel-Vorlage ist die beste?

Vertex42, wenn Sie die sauberste einfache Tabelle wollen. HubSpot, wenn Sie eine Pipeline-Ansicht möchten und Ihre E-Mail-Adresse hergeben. Salesflare, wenn Sie ohne Formular herunterladen wollen. Someka ist die vollständigste, aber kostenpflichtig und ebenfalls ohne Makros.

Haben CRM-Excel-Vorlagen Makros?

Praktisch keine. Vertex42 schreibt klar: keine Installation, keine Makros, nur eine einfache Tabelle. Someka gibt an, dass die Vorlage keine VBA-Makros enthält. Das ist entscheidend: ohne Makros kann eine Vorlage Ihren Tag nicht planen, kein Anrufdatum stempeln und keinen Kontakt über die Rufnummer finden.

Wo kann ich eine kostenlose CRM-Vorlage für Excel herunterladen?

HubSpot, Vertex42 und Salesflare veröffentlichen jeweils eine. HubSpot fragt zuerst nach Ihrer E-Mail-Adresse, Salesflare verlinkt die Datei direkt. Klären Sie vorher, was Sie wirklich brauchen: einen Ablageort für Kontakte oder etwas, das Ihnen sagt, wen Sie heute anrufen sollen.

Wann sollte ich eine Vorlage aufgeben?

Wenn Sie ihr nicht mehr vertrauen. In der Praxis liegt das bei etwa 50 aktiven Beziehungen (der Wert, den HubSpot selbst nennt) oder beim ersten Mal, wenn Ihnen auffällt, dass Sie jemanden nicht zurückgerufen haben, der kaufen wollte.

Wie baue ich eine Kundenverwaltung in Excel, die nach drei Monaten noch stimmt?

Indem Sie Spalten streichen statt hinzufügen. Halten Sie fest, was Sie beim Telefonieren in Sekunden ausfüllen können: Name, Rufnummer, Datum des letzten Kontakts, Status und der nächste Schritt mit Datum. Der Status gehört in eine Auswahlliste mit festen Werten, niemals in ein freies Textfeld, sonst stehen dort nach vier Wochen „offen“, „Offen“ und „nachfassen“ nebeneinander und keine Auswertung greift mehr. Dazu eine einzige Regel: kein Anruf ohne eingetragenes Datum. Bis eine Datei Makros hat, ist Ihre Disziplin der ganze Motor.

Reicht Excel für die Kundenverwaltung, oder brauche ich ein CRM-Programm?

Für die Ablage reicht Excel dauerhaft, für die Steuerung entscheidet nicht Excel, sondern ob die Datei Makros hat. Ohne Makros kann eine Tabelle Daten aufbewahren, sortieren und filtern, aber sie kann Ihnen morgens keine Liste vorlegen, kein Anrufdatum stempeln und niemanden zum vereinbarten Termin zurückholen. Mit Makros kann dieselbe Excel-Datei genau das, und dann brauchen Sie keine zweite Software daneben. Die Frage lautet also nicht Excel oder CRM, sondern Ablage oder Steuerung.

Kundendatenbank in Excel oder Kontakte in Outlook?

Outlook verwaltet Adressen, Excel verwaltet Vorgänge. In Outlook liegen Name, Nummer und Mailverlauf sauber beisammen, und für reine Adresspflege ist das völlig ausreichend. Was dort fehlt, ist ein Verkaufsstatus pro Kontakt, den Sie über die gesamte Liste filtern, zählen und auswerten können, denn genau damit beantworten Sie die Frage, wen Sie heute anrufen. Wer das in Outlook aus Kategorien und Erinnerungen nachbaut, pflegt am Ende zwei Systeme. Eine Tabelle mit fester Statusspalte ist der ehrlichere Startpunkt.

Wenn Sie die Vorlage wollen, die den Tag wirklich plant: kostenlose Testversion von CRM in Excel: 50 Kunden und 50 Kaltkontakte, ohne Karte.

Lieber Werkzeuge besitzen statt mieten? Sehen Sie unsere ehrlichen Vergleiche: Lokales CRM ohne Cloud und CRM kaufen statt mieten.

Lesen Sie auch: Kundendatenbank in Excel: Vorlage oder fertige Anwendung?

Michał B. Fedor