Keine Leads mehr verlieren: ein System in drei Schritten

Kurz gesagt: Leads gehen aus vier Gründen verloren: Die Anfrage wird nicht erfasst, es gibt kein Datum für die nächste Aktion, niemand schaut morgens auf die Liste, und es gibt keine feste Uhrzeit dafür. Das sind Systemfehler, keine Disziplinfrage, und alle vier lassen sich in einer Excel-Datei abstellen.

„Ich verliere Leads“ ist selten wörtlich gemeint. Fast nie verschwindet ein Kontakt tatsächlich; er wird nur nie wieder angefasst. Das Ergebnis ist dasselbe. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt und baut das System unten fertig nach.

Schritt 1: Sofort erfassen, nicht später

Was Sie nicht in dem Moment notieren, in dem es passiert, ist in drei Tagen weg. Eine Zeile genügt: Name, Telefon, woher die Anfrage kam, worum es geht, nächster Schritt, Datum. Fünfzehn Sekunden: im Auto, zwischen zwei Terminen, egal wo. Deshalb gewinnt ein Werkzeug, das sofort offen ist, gegen jedes mächtige System mit Ladezeit.

Schritt 2: Jeder Kontakt bekommt ein Datum

Ohne Ausnahme. Das Datum ist der Unterschied zwischen einer Kontaktliste und einem Vertriebssystem. Es beantwortet die einzige Frage, die morgens zählt: Wen rufe ich heute an?

Schritt 3: Zwanzig Minuten, jeden Tag, zur selben Zeit

Die Tagesliste abarbeiten. Nicht optimieren, nicht sortieren, nicht das Werkzeug verbessern: abarbeiten. Betriebe, die Leads verlieren, haben fast nie ein Softwareproblem; sie haben ein Uhrzeitproblem.

Messen statt schätzen

Zählen Sie eine Woche lang mit: jede Anfrage, jede Antwort, jeder Rückruf. Die Lücke zwischen beiden Zahlen ist Ihr tatsächlicher Verlust, belastbarer als jede Prozentangabe aus einer Studie. Der Rhythmus fürs Nachfassen steht in Follow-up-System aufbauen.

Das System in Excel

Vier Blätter, ein Datumsfeld, ein Filter, die vollständige Bauanleitung finden Sie in CRM mit Excel erstellen. Wenn Sie es lieber fertig hätten, inklusive automatischer Tagesliste und Nachrichtenvorlagen: CRM in Excel, einmalige Zahlung, offline, kostenlose Version mit 1.000 Kontakten und ohne E-Mail.

Ehrlich gesagt: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an denselben Kontakten arbeiten, Sie Integrationen brauchen (Webformulare, Kalender, Newsletter) oder überwiegend vom Telefon aus arbeiten, ist ein Cloud-CRM die bessere Wahl. Für alle anderen ist die Entscheidung klein: Die fertige Datei kostet einmal 42,95 €, im Checkout auf Ihre Währung umgestellt. Wer zuerst nur die drei Schritte oben ausprobieren will, lädt die kostenlose Datei: einfacher als die gekaufte Version, 1.000 Kontakte, Tagesliste von Hand gefiltert, auf Englisch, ohne E-Mail-Adresse und ohne Zeitlimit.

FAQ

Warum verliere ich Leads?

Nicht erfasst, kein Datum, keine Tagesliste, keine feste Uhrzeit. Vier Systemfehler, kein Charakterproblem.

Wie verhindere ich, dass Anfragen untergehen?

Sofort erfassen: eine Zeile, fünfzehn Sekunden. Was später erfasst werden soll, wird nie erfasst.

Wie viele Leads verliert ein kleiner Betrieb?

Messen statt schätzen: eine Woche lang Anfragen und Antworten zählen. Prozentzahlen ohne Quelle helfen nicht.

Reicht Excel für Lead-Verwaltung?

Für eine Person: ja, mit Datumsfeld und Tagesliste. Für Teams mit Lead-Zuweisung: nein.

Die drei Schritte kosten Sie nichts außer Disziplin. Wollen Sie diese Disziplin an eine Datei abgeben, steckt sie in CRM in Excel bereits eingebaut: jeder Kontakt bekommt Status, Datum und Uhrzeit, und die Zeilenprüfung meckert so lange, wie davon etwas fehlt. Einmal 42,95 € statt einer monatlichen Rechnung, an der Kasse in Ihrer Währung; wer beim Bezahlen startingOut einträgt, spart ein Fünftel. Für den Anfang genügt oft schon die Gratis-Datei: schmaler gebaut, komplett auf Englisch, ohne Eingabe einer Mailadresse zu laden.

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Michał B. Fedor