Kostenloses CRM 2026: Was „kostenlos“ wirklich kostet
Kurz gesagt: Es gibt drei Arten von kostenlosem CRM, und jede kostet Sie etwas anderes. Gratis-Cloud-Tarife (HubSpot, Zoho) kosten Obergrenzen und Kontrolle. Kostenlose lokale Werkzeuge (OfflineCRM) kosten heute das Risiko der Aufgabe: OfflineCRM selbst lieferte sein letztes Release 2021. Eine eigene strukturierte Excel-Datei kostet einen Nachmittag Einrichtung. Alle drei sind legitim: wählen Sie den Preis, den Sie lieber zahlen. Offenlegung: Wir verkaufen ein bezahltes Excel-CRM; daneben gibt es eine kostenlose Vorlage (1.000 Kontakte, auf Englisch) ohne Zeitlimit.
„Kostenloses CRM“ gehört zu den meistgesuchten Anfragen dieser Kategorie, und fast jeder Artikel dazu ist eine Rangliste von jemandem, der von der Antwort profitiert. Hier die Version, die mit dem Kompromiss beginnt statt mit der Rangliste.
1. Gratis-Cloud-Tarife (HubSpot, Zoho und andere)
Am Anfang großzügig und wirklich brauchbar. Der Kompromiss ist strukturell: Grenzen bei Kontakten, Nutzern oder Funktionen, die genau dann greifen, wenn Ihr Geschäft wächst, und ein Datenstandort, den Sie nicht bestimmen. Das ist kein Betrug, sondern das Geschäftsmodell: Der Gratis-Tarif ist die Eingangstür ins Abo.
Fragen Sie vorher: Wie sieht Tag 501 aus, der Tag, an dem Ihre Liste die Gratis-Grenze sprengt?
2. Kostenlose lokale Werkzeuge (OfflineCRM)
Nominell kostenlos herunterzuladen, doch das Projekt ist aufgegeben: letztes Release 2021, Blog seit 2022 stumm, die Windows-Download-Seite liefert derzeit einen Fehler. Installierte Kopien können weiterlaufen, und genau das ist die Falle: Ihre Kundenhistorie läge in Software, die niemand pflegt. Liegen Ihre Daten schon dort, exportieren Sie sie. Und wenn Sie heute erst wählen: fangen Sie dort gar nicht erst an. Lokales CRM ohne Cloud.
3. Die eigene Excel-Datei
Kostenlos, unbegrenzt und Ihre, sofern sie Struktur hat: eine Zeile pro Kontakt, Status als Dropdown, Datum für die nächste Aktion. Der Aufbau dauert einen Nachmittag: CRM-System in Excel bauen. Die Grenzen sind ehrlich: ein Nutzer, keine Automatisierung, schwach auf dem Handy: nachzulesen in Ist Excel als CRM geeignet?.
4. Die vierte Option, die niemand auflistet: eine Gratis-Vorlage mit echter Kapazität
Die meisten „kostenlosen Tests“ sind ein Countdown. Unsere Gratis-Option nicht: Die kostenlose Vorlage von CRM in Excel fasst 1.000 Kontakte, ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte, komplett auf Englisch. Das reicht für eine echte Woche mit Anrufen, bevor irgendjemand Geld von Ihnen verlangt.
Wann unser Produkt die falsche Wahl ist
CRM in Excel ist für eine Person an einem Windows-Rechner gebaut. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Kontakten, brauchen Sie Integrationen (E-Mail, Kalender, Webformulare) oder arbeiten Sie überwiegend mobil am Smartphone, dann gewinnt ein Cloud-CRM, auch im Gratis-Tarif.
Die Frage, die es wirklich entscheidet
Nicht „Was ist kostenlos?“, sondern „Was passiert in drei Jahren mit meiner Kundenhistorie?“ Wenn Ihre Antwort eine Preisänderung, einen Strategieschwenk oder ein eingestelltes Produkt überstehen muss, ist Eigentum an den Daten (eine Datei auf Ihrer Festplatte) mehr wert als eine Null auf der Rechnung. Ist Ihre Liste klein und unkritisch, nehmen Sie den Gratis-Tarif und freuen Sie sich. Beides ist vertretbar; nur eines wird meistens ehrlich erklärt.
Die vier Optionen im Vergleich
| Option | Was es kostet | Für wen | Der Haken |
|---|---|---|---|
| Kostenlose Cloud-Tarife (HubSpot, Zoho und andere) | Kostenlos bis zur Grenze | Alle, die heute ein vollwertiges CRM wollen und mit den Grenzen leben können | Die Grenzen ziehen sich genau dann zu, wenn Sie wachsen; der Datenstandort gehört nicht Ihnen |
| OfflineCRM | Kostenlos | Budget null, überschaubare Liste, Daten müssen auf dem eigenen Rechner bleiben | Aufgegeben: letztes Release 2021, Download defekt |
| Die eigene Excel-Datei | Kostenlos | Alle, die die Struktur selbst bauen: Statusspalte und Datum der nächsten Aktion | Ein Nutzer, keine Automatisierung, Pflege bleibt bei Ihnen |
| Kostenlose Vorlage von CRM in Excel (unser Produkt) | Kostenlos: 1.000 Kontakte, ohne Zeitlimit, ohne Karte; Datei auf Englisch | Herausfinden, ob eine Kundenliste in Excel zu Ihnen passt | Danach die Vollversion als Einmalkauf; ein Nutzer, Windows + Excel 2016+ |
Unsere Empfehlung: Ist Ihre Liste klein und hängt wenig daran, nehmen Sie einen kostenlosen Cloud-Tarif. Soll Ihre Kundenhistorie Ihnen gehören und die Datei Ihnen morgens sagen, wen Sie anrufen, steht die Vollversion von CRM in Excel auf der Produktseite: einmalig 42,95 €, im Warenkorb in Ihrer eigenen Währung, danach keine weitere Rechnung. Soll Ihre Kundenhistorie eine Preiserhöhung, einen Strategiewechsel oder ein eingestelltes Produkt überleben, besitzen Sie die Datei selbst. Das ist die ganze Entscheidung: alles andere ist Detail. Beide Datenbanken, Tagesliste und Statistiken der Bezahlversion lassen sich betrachten, bevor der erste Euro fließt; das Fenster erlaubt das Ansehen und verweigert jede Eingabe.
FAQ
Was ist das beste kostenlose CRM?
OfflineCRM (kostenlos, aber aufgegeben), Gratis-Tarife von HubSpot oder Zoho (begrenzt, Cloud) oder eine strukturierte Excel-Datei.
Reicht ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen?
Für eine Person oft ja, wenn Sie den jeweiligen Kompromiss akzeptieren.
Wo ist der Haken bei kostenlosen CRM-Tarifen?
Grenzen beim Wachstum, Funktionen hinter der Bezahlschranke, Daten außerhalb Ihrer Kontrolle.
Kann ich ein kostenloses CRM herunterladen und offline nutzen?
Realistisch nicht mehr: OfflineCRM ist aufgegeben, der Download defekt. Bleibt eine Gratis-Vorlage mit echter Kapazität (bei uns 1.000 Kontakte, ohne Zeitlimit).
Kostenloses CRM oder günstiger Einmalkauf?
Klein und unkritisch: kostenlos. Geschäftskritisch: Eigentum und Fortbestand schlagen die Null auf der Rechnung.
Kostenlos ist nicht gleich kostenlos. Wie die vier Optionen im jeweiligen Gewerbe aussehen, steht in den Fassungen für Immobilienmakler, Handwerker, Berater und Personalvermittler. Unsere gratis Option heißt kostenlose CRM-Datei, bietet 1.000 Kontaktplätze, sieben Status und keine versteckte Bedingung; wer mehr braucht, wechselt zu CRM in Excel für einmalig 42,95 €, an der Kasse in Ihrer Währung.
Michał B. Fedor