CRM für Personalvermittler: Zwei Listen, eine Datei
Kurz gesagt: Ein Einzelvermittler führt zwei Beziehungen gleichzeitig (Kandidaten und Kunden), und verliert Geld, sobald eine davon erkaltet. Sie brauchen kein Bewerbermanagementsystem für Personalabteilungen. Sie brauchen zwei Listen, einen Status und ein Wiedervorlagedatum. Einmal gekauft und lokal leistet das ohne Abo pro Nutzer.
Recruiting-Software wird über Pipelines, Lebenslauf-Parsing und Compliance verkauft. Fragt man einen Vermittler, der allein arbeitet, wo das Geld verloren geht, ist die Antwort schlichter: der Kandidat vom März, den man gut fand, aber nicht platzieren konnte, und der perfekt zur Stelle im Mai gepasst hätte. Angerufen hat ihn niemand. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt.
Warum ein Bewerbermanagementsystem der falsche erste Kauf ist
Es ist für ein Unternehmen gebaut, das für sich selbst einstellt: ein Arbeitgeber, viele Bewerber, ein Prüfpfad. Ein Einzelvermittler betreibt ein anderes Geschäft. Er vermittelt zwischen zwei Gruppen, die beide über Monate gepflegt werden müssen. Dafür ein Bewerbersystem zu kaufen, ist wie ein Lagerverwaltungssystem für einen Marktstand.
Was tatsächlich Geld bringt
- Kandidatennotizen, die ein Quartal überleben. Nicht der Lebenslauf: was zu Gehalt, Umzug und dem alten Chef gesagt wurde.
- Kundeneigenheiten. Wer entscheidet, wie lange es dauert, was letztes Mal warum abgelehnt wurde.
- Ein Wiedervorlagedatum auf beiden Listen. Der heute nicht vermittelbare Kandidat und der Kunde, der „gerade nicht sucht“, sind künftiger Umsatz, mit Datum.
- Vorlagen. Erstansprache, „noch interessiert?“, Nachfassen nach dem Gespräch. Dreißig Sekunden, gesendet, solange es zählt.
Die Datenbank, die zum Friedhof wird
Jeder Vermittler hat sie: hunderte Kandidaten, einmal erfasst, nie wieder angefasst. Das ist kein Datenproblem, sondern ein Datumsproblem. Ein Datensatz ohne nächsten Kontakt wird nie wieder geöffnet, egal wie gut die Suche ist. Deshalb ist das unscheinbarste Feld dieses Geschäfts das profitabelste.
Die Optionen
| Werkzeug | Preis | Passt für | Der Haken |
|---|---|---|---|
| CRM in Excel (unser Produkt) | Einmalkauf | Einzelvermittler: Kandidaten und Kunden in einer eigenen Datei, offline | Ein Nutzer; Windows + Desktop-Excel; kein Lebenslauf-Parsing, keine Jobbörsen-Anbindung |
| OfflineCRM | kostenlos | Einstieg, kleine Datenbank | Aufgegeben (letztes Release 2021); Daten exportieren |
| Recruiting-Plattformen | Abo pro Nutzer | Agenturen mit Teams, geteilter Betreuung, Compliance | Für Teams bepreist; solo bleiben die meisten Funktionen ungenutzt |
Fremdpreise in diesem Text: Stand 16. August 2026, von den Anbieterseiten übernommen. Zwei Listen in einer Datei, Kandidaten und Auftraggeber getrennt geführt, gibt es bei CRM in Excel ab Werk, zusammen mit 14 Status und Wiedervorlagen auf die Minute, zum einmaligen Preis von 42,95 €, den die Kasse in Ihre Währung umrechnet. Die kostenlose Datei kann das noch nicht, sie führt genau eine Liste mit 1.000 Einträgen, auf Englisch benannt, dafür sofort und ohne Mailadresse. Quelle: OfflineCRM.
Wann unser Produkt die falsche Wahl ist
Offen gesagt: Arbeiten mehrere Vermittler parallel an denselben Stellen, ist eine lokale Datei kein Teamwerkzeug; dann gewinnt die Cloud oder ein Bewerbersystem. Dasselbe gilt, wenn Sie Anbindungen an Jobbörsen oder Kalender brauchen oder überwiegend vom Telefon aus arbeiten.
Ein Wort zu Kandidatendaten
Sie halten Lebensläufe, Gehaltsvorstellungen und Kündigungsgründe. Eine Datei auf dem eigenen Rechner statt in fremder Cloud verkleinert die Angriffsfläche; sie ersetzt aber keine Pflichten: Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Löschfristen und eine Rechtsgrundlage für die Speicherung. Wie eine Datei ohne Cloud im Alltag funktioniert, zeigt Lokales CRM ohne Cloud.
Unser Werkzeug: CRM in Excel: zwei Datenbanken (Kunden und Kaltkontakte, ideal für Kunden und Kandidaten), Tagesliste mit Rückrufen, Nachrichtenvorlagen, Suche nach Telefonnummer. Einmalige Zahlung, offline; zum Ausprobieren gibt es die kostenlose Vorlage mit 1.000 Kontakten, ohne E-Mail.
FAQ
Welches CRM eignet sich für Personalvermittler?
Ein Vermittler führt zwei Listen: Kandidaten und Kunden. Bewerbermanagementsysteme sind für Personalabteilungen gebaut und entsprechend bepreist. Für Einzelvermittler genügt meist ein schlichtes, einmal gekauftes Werkzeug, das beide Listen hält und morgens sagt, wen man anrufen sollte: CRM in Excel (Einmalkauf) oder das kostenlose, seit 2021 aufgegebene OfflineCRM.
Was ist der Unterschied zwischen einem Bewerbermanagementsystem und einem CRM?
Ein Bewerbermanagementsystem steuert die Einstellungspipeline eines Arbeitgebers: Bewerbungen, Stufen, Feedback. Ein Vermittler-CRM pflegt Beziehungen auf beiden Seiten des Marktes: Kandidaten und zahlende Kunden. Wer selbstständig vermittelt, verdient auf der Beziehungsseite.
Wie behalte ich Kandidaten im Blick, die ich heute nicht vermitteln kann?
Mit einem Datum. Der Kandidat, der zur heutigen Stelle nicht passt, passt oft zur übernächsten, aber nur, wenn Sie sich in sechs Wochen an ihn erinnern. Ohne Wiedervorlagedatum ist die Datenbank ein Friedhof.
Brauche ich als Freiberufler teure Recruiting-Software?
Für den Start nicht. Plattformen lohnen bei Teams mit geteilter Kandidatenbetreuung oder wenn Compliance einen Prüfpfad verlangt. Allein verlieren Sie Geld an vergessene Rückrufe, nicht an fehlende Funktionen.
Wie steht es um Kandidatendaten und DSGVO?
Sie halten Lebensläufe, Gehaltsvorstellungen und Kündigungsgründe. Eine lokale Datei verkleinert die Angriffsfläche, ersetzt aber keine Pflichten: Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Löschfristen, und eine Rechtsgrundlage für die Speicherung.
Michał B. Fedor