CRM für Personalvermittler: Zwei Listen, eine Datei
Kurz gesagt: Ein Einzelvermittler führt zwei Beziehungen gleichzeitig — Kandidaten und Kunden — und verliert Geld, sobald eine davon erkaltet. Sie brauchen kein Bewerbermanagementsystem für Personalabteilungen. Sie brauchen zwei Listen, einen Status und ein Wiedervorlagedatum. Einmal gekauft und lokal (58,95 €) leistet das ohne Abo pro Sitz.
Recruiting-Software wird über Pipelines, Lebenslauf-Parsing und Compliance verkauft. Fragt man einen Vermittler, der allein arbeitet, wo das Geld verloren geht, ist die Antwort schlichter: der Kandidat vom März, den man gut fand, aber nicht platzieren konnte — und der perfekt zur Stelle im Mai gepasst hätte. Angerufen hat ihn niemand. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt.
Warum ein Bewerbermanagementsystem der falsche erste Kauf ist
Es ist für ein Unternehmen gebaut, das für sich selbst einstellt: ein Arbeitgeber, viele Bewerber, ein Prüfpfad. Ein Einzelvermittler betreibt ein anderes Geschäft — er ist Marktmacher zwischen zwei Gruppen, die beide über Monate gepflegt werden müssen. Dafür ein Bewerbersystem zu kaufen, ist wie ein Lagerverwaltungssystem für einen Marktstand.
Was tatsächlich Geld bringt
- Kandidatennotizen, die ein Quartal überleben. Nicht der Lebenslauf — was zu Gehalt, Umzug und dem alten Chef gesagt wurde.
- Kundeneigenheiten. Wer entscheidet, wie lange es dauert, was letztes Mal warum abgelehnt wurde.
- Ein Wiedervorlagedatum auf beiden Listen. Der heute nicht vermittelbare Kandidat und der Kunde, der „gerade nicht sucht“, sind künftiger Umsatz — mit Datum.
- Vorlagen. Erstansprache, „noch interessiert?“, Nachfassen nach dem Gespräch. Dreißig Sekunden, gesendet, solange es zählt.
Die Datenbank, die zum Friedhof wird
Jeder Vermittler hat sie: hunderte Kandidaten, einmal erfasst, nie wieder angefasst. Das ist kein Datenproblem, sondern ein Datumsproblem. Ein Datensatz ohne nächsten Kontakt wird nie wieder geöffnet, egal wie gut die Suche ist. Deshalb ist das unscheinbarste Feld dieses Geschäfts das profitabelste.
Die Optionen
| Werkzeug | Preis | Passt für | Der Haken |
|---|---|---|---|
| CRM in Excel (unser Produkt) | 58,95 € einmalig | Einzelvermittler: Kandidaten und Kunden in einer eigenen Datei, offline | Ein Nutzer; Windows + Desktop-Excel; kein Lebenslauf-Parsing, keine Jobbörsen-Anbindung |
| OfflineCRM | kostenlos | Einstieg, kleine Datenbank | Junges Produkt; regelmäßig exportieren |
| Recruiting-Plattformen | Abo pro Nutzer | Agenturen mit Teams, geteilter Betreuung, Compliance | Für Teams bepreist; solo bleiben die meisten Funktionen ungenutzt |
Preise geprüft am 13. Juli 2026; US-Anbieter rechnen in US-Dollar. Quellen: DejaOffice, OfflineCRM, Sheetify, Lifetime CRM.
Ein Wort zu Kandidatendaten
Sie halten Lebensläufe, Gehaltsvorstellungen und Kündigungsgründe. Eine Datei auf dem eigenen Rechner statt in fremder Cloud verkleinert die Angriffsfläche — sie ersetzt aber keine Pflichten: Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Löschfristen und eine Rechtsgrundlage für die Speicherung. Mehr zum Prinzip in Lokales CRM ohne Cloud.
Unser Werkzeug: CRM in Excel — zwei Datenbanken (Kunden und Cold Leads, ideal für Kunden und Kandidaten), Tagesliste mit Rückrufen, Nachrichtenvorlagen, Suche nach Telefonnummer. 58,95 € einmalig, offline, kostenlose Testversion.
FAQ
Welches CRM für Personalvermittler?
Eines, das zwei Listen hält und ein Wiedervorlagedatum liefert. Solo schlägt das einmal gekaufte Werkzeug das Abo pro Sitz.
Bewerbermanagement oder CRM?
Ersteres steuert die Pipeline eines Arbeitgebers; ein Vermittler-CRM pflegt beide Marktseiten.
Wie behalte ich Kandidaten im Blick?
Status, Notiz, Wiedervorlagedatum. Ohne Datum ist der Datensatz tot.
Brauche ich teure Software?
Für den Start nicht. Das Leck sind vergessene Rückrufe.
Kandidatendaten und DSGVO?
Lokal verkleinert die Angriffsfläche; Pflichten bleiben.
— Michał B. Fedor