CRM für Immobilienmakler: Was Einzelmakler brauchen
Kurz gesagt: Ein Einzelmakler verliert Abschlüsse nicht an die bessere Software, sondern an die Besichtigung vom Samstag, bei der niemand nachgefasst hat. Es gewinnt das Werkzeug, das Sie am Montagmorgen tatsächlich öffnen: Interessentenliste, Rückrufdatum, fertige Nachrichtenvorlagen. Einmal gekauft und lokal (CRM in Excel, Einmalkauf) schlägt eine Maklersoftware für 50 € im Monat, von der Sie drei Funktionen nutzen.
Maklersoftware wird über Funktionen verkauft: Portalanbindung, Exposé-Generator, Marketing-Strecken. Fragen Sie aber einen Makler, der allein arbeitet, wo das Geld verloren geht, hören Sie nie „mir fehlt eine Kampagnenstrecke“. Sie hören: „Ich habe vergessen, das Paar von Samstag zurückzurufen.“ Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt und genau für dieses Problem gebaut.
Was ein Einzelmakler wirklich braucht
- Alle, die bei der Besichtigung waren. Nicht die Portalanfragen: die Menschen, die tatsächlich in der Wohnung standen.
- Was gesagt wurde. Die Bemerkung zum Preis, der Einwand zur Küche, das „wir müssen erst mit der Bank sprechen“.
- Ein Rückrufdatum. Das eine Feld, das aus einer Kontaktliste ein Geschäft macht.
- Nachrichtenvorlagen. Terminbestätigung, Nachfassen, „Der Eigentümer hat zugestimmt“: dreißig Sekunden statt fünf Minuten.
Warum teure Maklersoftware am Einzelmakler scheitert
Nicht weil sie schlecht wäre, sondern weil sie für Büros mit Team, Marketingbudget und jemandem gebaut ist, dessen Aufgabe die Systempflege ist. Wer allein arbeitet, zahlt jedes Pflichtfeld mit seinem Samstag. Und ein CRM, das Sie meiden, ist teurer als keines: Es kostet Geld und täuscht Ordnung vor.
Die realistischen Optionen 2026
| Werkzeug | Preis | Passt für | Der Haken |
|---|---|---|---|
| CRM in Excel (unser Produkt) | Einmalkauf | Einzelmakler, die Excel ohnehin nutzen und Daten lokal halten wollen | Ein Nutzer, Windows + Desktop-Excel, keine Portalanbindung |
| DejaOffice PC CRM | ab 69,95 US-Dollar einmalig | Makler, die ein klassisches Desktop-Programm wollen | Altmodische Oberfläche; große Updates kostenpflichtig |
| OfflineCRM | kostenlos | Budget null, überschaubare Kontaktzahl | Aufgegeben (letztes Release 2021); Daten exportieren |
| Dedizierte Maklersoftware | ca. 30–80 € pro Nutzer/Monat | Büros mit Team, Portalen und Marketing | Sie zahlen Infrastruktur, die ein Einzelmakler selten nutzt |
Die Preisangaben der übrigen Anbieter stammen vom 16. August 2026 von deren eigenen Seiten, US-Hersteller rechnen in US-Dollar. Für den Alltag eines einzelnen Immobilienmaklers zählt am Ende etwas anderes: CRM in Excel hält Besichtigungstermine, Rückrufe und Nachfassdaten in einer Datei zusammen, die auf Ihrem Rechner bleibt, und kostet einmalig 42,95 €, an der Kasse in Ihrer Währung. Wer das zuerst mit dreißig Interessenten prüfen will, lädt die kostenlose Datei, englischsprachig und ohne Registrierung. Nachgeschlagen bei: DejaOffice, OfflineCRM, Sheetify, Lifetime CRM.
Die Montagsroutine, die Abschlüsse bringt
Zwanzig Minuten, jeden Tag zur selben Zeit: Tagesliste öffnen (alles mit Rückrufdatum heute oder früher), der Reihe nach anrufen, Status pflegen, nächstes Datum setzen. Das ist das ganze System, und der Grund, warum manche Makler nie eine Besichtigung verlieren, während andere „viel um die Ohren haben“.
Die DSGVO-Frage, die Makler zuerst stellen
Interessentendaten liegen in einer Datei auf Ihrem Rechner statt auf einem fremden Server. Das erleichtert die Argumentation, entbindet Sie aber nicht: Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Löschkonzept und Auskunftsfähigkeit bleiben Ihre Aufgabe. Die Technik hinter dieser Entscheidung beschreibt Lokales CRM ohne Cloud.
Wann Sie doch eine Maklersoftware brauchen
Wenn ein Team dieselbe Interessentenliste pflegt, wenn Objekte automatisch in Portale laufen sollen oder wenn Sie Marketing in Serie fahren. Dann kaufen Sie die Plattform und ärgern sich nicht. Der Einmalkauf-Weg ist für den Makler, der selbst das ganze Büro ist. Den Marktüberblick finden Sie in CRM kaufen statt mieten.
Unsere Version dafür ist CRM in Excel: Interessenten- und Kaltkontakt-Datenbank, Tagesliste mit Rückrufen, SMS- und E-Mail-Vorlagen, Suche nach Telefonnummer, wenn ein Interessent zurückruft, einmalige Zahlung, offline, kostenlose Version mit 1.000 Kontakten und ohne E-Mail. Wer lieber selbst baut: Kundendatenbank in Excel.
FAQ
Welches CRM eignet sich für Immobilienmakler?
Das, welches Sie nach der Samstagsbesichtigung noch öffnen. Einzelmakler: lokal und einmalig gekauft. Büro mit Team: Maklersoftware.
Brauche ich eine Maklersoftware oder reicht Excel?
Excel reicht mit einer Zeile pro Interessent, Status und Rückrufdatum.
Was kostet eine Maklersoftware?
Die Anbieter rufen sehr unterschiedliche Beträge pro Nutzer und Monat auf; prüfen Sie die aktuelle Preisliste beim jeweiligen Anbieter. CRM in Excel kostet einmalig 42,95 €, im Warenkorb in Ihrer eigenen Währung.
Was sollte ich nach einer Besichtigung festhalten?
Wer da war, was gesagt wurde, der offene Einwand, das Rückrufdatum.
Sind Kundendaten in einer Excel-Datei DSGVO-konform?
Lokale Speicherung hilft; Datensparsamkeit, Zugriffsschutz und Löschkonzept bleiben Ihre Aufgabe.
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Michał B. Fedor