CRM-System in Excel bauen: die 6 Schritte

Kurz gesagt: Ein CRM-System in Excel entsteht in sechs Schritten: Blattstruktur, Tabellenformat, Status-Dropdown, Datumsfeld, Tagesliste, Auswertungsblatt. Ohne VBA bekommen Sie ein solides System; mit VBA ein automatisiertes.

Diese Anleitung geht weiter als die üblichen: Sie zeigt auch, wie Sie die Datei stabil und sicher halten, wenn sie wächst. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt und nach demselben Prinzip aufgebaut.

Schritt 1–3: Das Fundament

Vier Blätter (Kunden, Cold Leads, Heute, Vorlagen). Alle Datenbereiche mit Strg+T als echte Tabelle formatieren: das ist der Unterschied zwischen einer Datei, die mitwächst, und einer, die bei Zeile 300 bricht. Status ausschließlich als Dropdown: Daten → Datenüberprüfung → Liste, Werte auf einem separaten Blatt pflegen.

Schritt 4–5: Das Herzstück

Zwei Spalten: nächste Aktion und Datum. Daraus entsteht die Tagesliste: ein simpler Filter auf „Datum ≤ HEUTE()“. Ab hier ist Ihre Tabelle ein Vertriebssystem und kein Adressbuch mehr.

Schritt 6: Auswertung getrennt halten

Niemals im Datenblatt rechnen. Ein separates Blatt mit drei ZÄHLENWENNS-Formeln (Kontakte, Angebote, Abschlüsse) genügt, mehr dazu in CRM-Kennzahlen.

Damit die Datei stabil bleibt

• Blattschutz für Formelbereiche: so überschreiben Sie im Alltag nichts versehentlich.
• Backups an einem zweiten Ort. Das größte Risiko einer lokalen Datei ist nicht der Anbieter, sondern die fehlende Kopie.
• Keine verbundenen Zellen in Datenbereichen: sie zerstören Filter und Auswertungen.
• Telefonnummern als Text formatieren, sonst verschwindet die führende Null.

Wann Excel nicht die richtige Wahl ist

Wenn mehrere Personen gleichzeitig in denselben Daten arbeiten, Sie echte Integrationen (E-Mail, Kalender, Webformulare) brauchen oder überwiegend vom Telefon aus arbeiten, ist ein Cloud-CRM die bessere Wahl, auch besser als unser Produkt.

Wo Selbstbau endet

Automatische Erinnerungen, SMS- und E-Mail-Vorlagen mit korrekter Anrede (die Nachricht wird vorbereitet, versendet wird von Hand), eine Suche, in die Sie eine Rufnummer eintippen und zur passenden Zeile springen, Anrufstatistiken: Das ist VBA-Gebiet. Wer es fertig will, findet es in CRM in Excel: einmal bezahlt, offline, daneben eine kostenlose Version für 1.000 Kontakte, ohne Mailadresse, mit englischen Überschriften.

Welche Spalten arbeiten, und welche nur Platz kosten

Dass nächste Aktion und Wiedervorlagedatum das Herzstück sind, steht weiter oben. Die eigentliche Arbeit steckt aber darin, was in diesen Feldern steht. Genau daran scheitern die meisten selbstgebauten Kundendatenbanken: Die Struktur ist da, die Inhalte sind Nebel.

Prüfen Sie jede Spalte mit einer einzigen Frage: Welche Entscheidung treffe ich anders, wenn dieses Feld gefüllt ist? Bleibt die Antwort aus, fliegt die Spalte raus. Dreißig Spalten sehen nach Gründlichkeit aus, aber jede einzelne ist ein Versprechen, sie dauerhaft zu pflegen, und dieses Versprechen halten Sie in der dritten Woche nicht mehr.

Diese Felder verdienen ihren Platz fast immer:

• Name, Firma, Telefon, E-Mail. Die Stammdaten. Eine Zeile pro Person, niemals zwei Ansprechpartner in eine Zelle.
• Quelle. Empfehlung, Anfrage über die Website, Messe, Kaltakquise. Nach einem halben Jahr beantwortet diese Spalte die teuerste Frage im Vertrieb: Woher kommen eigentlich die Kunden, die bleiben?
• Status. Kurz und wörtlich. „Angebot raus“ sagt etwas. „In Bearbeitung“ sagt nichts, denn alles ist in Bearbeitung, bis es das nicht mehr ist. Unscharfe Status erzeugen eine unscharfe Liste, und einer unscharfen Liste glaubt man irgendwann nicht mehr.
• Letzter Kontakt. Das Datum, nicht die Erinnerung daran. Diese eine Spalte macht sichtbar, wer seit Monaten unbeachtet in der Datei liegt.
• Nächste Aktion. Als Anweisung formuliert, nicht als Absicht. „Melden“ ist keine Aufgabe, sondern ein Achselzucken. „Angebot zur Dachsanierung telefonisch nachfassen“ können Sie am Dienstagmorgen abarbeiten, ohne noch einmal nachzudenken.
• Wiedervorlage. Das Datum, an dem diese Aktion fällig wird. Ohne dieses Feld haben Sie eine Liste, mit ihm einen Arbeitsplan.
• Notiz. Ein Feld, nicht drei. Sobald es „Notiz 1“, „Notiz 2“ und „Bemerkung“ gibt, weiß niemand mehr, wo etwas hingehört, und geschrieben wird gar nichts mehr.

Eine Regel, die sich im Alltag bezahlt macht: Jede Zeile verlässt ein Telefonat mit einem gefüllten Wiedervorlagedatum. Auch ein „meldet sich im Herbst wieder“ bekommt ein Datum. Ein leeres Datumsfeld bedeutet in der Praxis, dass dieser Kontakt nie wieder auftaucht, und das merken Sie erst, wenn er längst woanders gekauft hat.

Bedingte Formatierung: die Datei sagt Ihnen, was heute dran ist

Ein Filter zeigt Ihnen, was fällig ist, wenn Sie danach fragen. Die bedingte Formatierung zeigt es Ihnen, ohne dass Sie fragen. Sie brauchen dafür genau zwei Regeln, und der Aufwand liegt bei etwa zehn Minuten.

Markieren Sie den Datenbereich Ihrer Tabelle, dann Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel, und dort den Eintrag „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. In den Beispielen unten steht die Wiedervorlage in Spalte G und die erste Datenzeile ist Zeile 2; passen Sie beides an Ihre Tabelle an. Wichtig ist das Dollarzeichen vor dem Spaltenbuchstaben und keines vor der Zeilennummer, sonst färbt Excel entweder alles oder nichts.

• Überfällig, rote Füllung: =UND($G2<>"";$G2<HEUTE())
• Diese Woche fällig, gelbe Füllung: =UND($G2>=HEUTE();$G2<=HEUTE()+7)

Der erste Teil der roten Regel sieht überflüssig aus und ist der wichtigste. Eine leere Zelle behandelt Excel beim Vergleich wie den Wert null, und null liegt vor dem heutigen Tag. Ohne die Prüfung auf „nicht leer“ leuchtet jede unausgefüllte Zeile rot, nach drei Tagen ist die halbe Datei rot, und eine Farbe, der Sie nicht glauben, ist schlimmer als gar keine Farbe.

Der zweite Punkt, an dem fast alle stolpern: Die beiden Regeln dürfen sich nicht überschneiden. Genau deshalb beginnt die gelbe Regel bei HEUTE() und nicht früher. Sähen überfällig und demnächst fällig gleich aus, wäre die Farbe wieder nur Dekoration. Getrennt gehalten ergibt sich daraus eine Reihenfolge für den Vormittag, über die Sie nicht nachdenken müssen: erst Rot abarbeiten, dann Gelb.

Beides rechnet sich beim Öffnen der Datei neu, weil HEUTE() das Tagesdatum des Rechners nimmt. Sie pflegen also nichts nach. Wer zusätzlich einen Blick auf die Menge braucht, zählt die fälligen Zeilen mit ZÄHLENWENNS auf dem Auswertungsblatt aus Schritt 6.

Deutsche Formatfallen: Datum, Semikolon, Telefonnummer

Eine Kundendatei bricht selten spektakulär. Sie bricht still, an Formaten, und meistens an dreien.

Datumswerte, die keine sind. Ein deutsches Excel erwartet Datumsangaben als TT.MM.JJJJ. Alles, was aus einer anderen Quelle hineinkopiert wurde, ist oft nur Text, der aussieht wie ein Datum. Der Test dauert eine Sekunde: Echte Datumswerte stehen rechtsbündig in der Zelle, Text steht linksbündig. Sortieren Sie eine solche Spalte, sortiert Excel Zeichenketten, und Ihre Wiedervorlage steht in einer Reihenfolge, die mit dem Kalender nichts zu tun hat. Reparatur: Spalte markieren, über Daten und „Text in Spalten“ bis zum dritten Schritt durchgehen und dort das Spaltenformat Datum mit der Reihenfolge TMJ wählen. Danach greifen Filter, Vergleiche und die Regeln aus dem Abschnitt oben wieder.

Formeln aus englischen Anleitungen. Im deutschen Excel heißen die Funktionen anders, und die Argumente werden mit Semikolon getrennt, nicht mit Komma. Aus TODAY wird HEUTE, aus AND wird UND, aus IF wird WENN, aus COUNTIF wird ZÄHLENWENN. Wer eine englische Formel eins zu eins einfügt, bekommt eine Fehlermeldung und hält danach oft die Idee für falsch, obwohl nur die Sprache nicht passte.

Zahlen mit Punkt. Das Dezimaltrennzeichen ist bei uns das Komma. Steht in einer importierten Spalte ein Punkt, macht Excel daraus wahlweise Text oder ein Datum: Aus einer Angabe wie 1.5 wird der 1. Mai. Das fällt in einer Zahlenspalte sofort auf, in einer Notizspalte praktisch nie.

Bei Telefonnummern kommt zur bekannten Regel, die Spalte als Text zu formatieren, noch eine zweite dazu: Schreiben Sie Nummern in einer einheitlichen Form, am besten mit Ländervorwahl und ohne Leerzeichen oder Bindestriche. Eine Datei findet den Anrufer nur, wenn Sie die Nummer so eintippen können, wie sie in der Spalte steht. Drei Schreibweisen derselben Nummer bedeuten drei Suchversuche, und das genügt, damit die Suche im Alltag nicht mehr benutzt wird.

Damit die Datei nicht stirbt: Pflege, Archiv und eine ehrliche Grenze

Eine Kundenverwaltung stirbt nicht an einem Formelfehler, sondern an Länge. Ab einigen hundert Zeilen scrollen Sie an den acht Kontakten vorbei, die tatsächlich aktiv sind, und öffnen die Datei irgendwann nur noch, um etwas nachzuschlagen. Zwei Gewohnheiten halten das auf.

• Vierteljährlich archivieren. Kontakte, die endgültig entschieden sind, wandern auf ein Archivblatt derselben Mappe. Gelöscht wird nichts: Ein „damals zu teuer“ ist in zwei Jahren ein guter Anruf. Die Arbeitsliste bleibt kurz, und kurze Listen werden durchgesehen.
• Keine Status im Vorbeigehen erfinden. Sobald neben „Angebot raus“ auch „Angebot verschickt“ auftaucht, zählt keine Auswertung mehr richtig. Neue Werte kommen in die Werteliste oder gar nicht.

Und jetzt die Grenze, die Sie kennen sollten, bevor Sie viel Zeit investieren: Eine Excel-Datei führt kein Änderungsprotokoll. Wer wann welchen Status gesetzt hat, welche Nummer letzte Woche noch anders lautete, wann eine Notiz überschrieben wurde: Diese Fragen beantwortet die Datei nicht. Versionsverläufe eines Cloud-Speichers zeigen den Stand der ganzen Datei, nicht die Geschichte einer einzelnen Zeile.

Das gilt auch für unseren fertigen Aufbau. CRM in Excel hat ein Notizfeld, ein Datum des letzten Kontakts und Termine für die nächste Aktion, aber keine Kundenakte mit datierter Gesprächshistorie und kein Protokoll, wer etwas geändert hat. Für eine Person, die ihre eigenen Kontakte führt, ist das kein Verlust, weil sie die Geschichte selbst kennt. Sobald jedoch Nachvollziehbarkeit gefordert ist, etwa weil eine zweite Person mitarbeitet oder weil Sie belegen müssen, wann eine Zusage gefallen ist, brauchen Sie ein System mit Historie. Das ist keine Schwäche von Excel, sondern eine andere Aufgabe.

FAQ

Wie baue ich ein CRM-System in Excel?

Blattstruktur, Strg+T, Status-Dropdown, Datumsfeld, Tagesliste, Auswertungsblatt.

Brauche ich VBA für ein CRM in Excel?

Für Grundfunktionen nein; für Automatisierung ja.

Wie viele Kontakte verkraftet ein Excel-CRM?

Praktisch wird es ab etwa 5.000–10.000 Zeilen träge, für einen Ein-Personen-Betrieb keine reale Grenze.

Wie sichere ich mein Excel-CRM?

Regelmäßige Kopien an einem zweiten Ort, Blattschutz für Formeln.

Wie richte ich eine Wiedervorlage in Excel ein?

Mit einer Datumsspalte und zwei Regeln der bedingten Formatierung. Tragen Sie in die Spalte das Datum der nächsten Aktion ein, markieren Sie den Datenbereich und legen Sie eine rote Regel für =UND($G2<>"";$G2<HEUTE()) sowie eine gelbe für =UND($G2>=HEUTE();$G2<=HEUTE()+7) an. Die Prüfung auf „nicht leer“ verhindert, dass unausgefüllte Zeilen rot leuchten. Beide Regeln rechnen sich beim Öffnen der Datei neu.

Warum färbt meine bedingte Formatierung leere Zeilen rot?

Weil Excel eine leere Zelle beim Vergleich wie den Wert null behandelt, und null liegt vor dem heutigen Tag. Die Regel ist also formal korrekt und trotzdem unbrauchbar. Ergänzen Sie die Bedingung um eine Prüfung auf Inhalt, also =UND($G2<>"";$G2<HEUTE()) statt nur =$G2<HEUTE(). Danach leuchtet nur noch, was wirklich überfällig ist.

Warum funktioniert eine Formel aus einer englischen Anleitung bei mir nicht?

Weil ein deutsches Excel andere Funktionsnamen verwendet und Argumente mit Semikolon statt Komma trennt. TODAY heißt HEUTE, AND heißt UND, IF heißt WENN, COUNTIF heißt ZÄHLENWENN und XLOOKUP heißt XVERWEIS. Übersetzen Sie Namen und Trennzeichen, und dieselbe Formel läuft. An der Logik der Anleitung liegt es fast nie.

Sechs Schritte sind machbar, aber sie kosten Abende und danach jedes Mal wieder Pflege. Wer diesen Aufwand überspringen will, findet unter CRM in Excel das fertige Ergebnis: Makros geschrieben, Struktur festgezurrt, internationale Rufnummern vorgesehen, Lizenzprüfung offline. Einmal 42,95 €, beim Bezahlen in Ihrer Währung angezeigt. Und falls Sie zuerst herausfinden möchten, ob Ihnen eine geführte Datei überhaupt liegt, laden Sie die kostenlose Version herunter, die bewusst nur den Kern abbildet und deren Beschriftungen englisch bleiben.

Michał B. Fedor

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