CRM-System in Excel bauen: die 6 Schritte

Kurz gesagt: Ein CRM-System in Excel entsteht in sechs Schritten: Blattstruktur, Tabellenformat, Status-Dropdown, Datumsfeld, Tagesliste, Auswertungsblatt. Ohne VBA bekommen Sie ein solides System — mit VBA ein automatisiertes.

Diese Anleitung geht weiter als die üblichen: Sie zeigt auch, wie Sie die Datei stabil und sicher halten, wenn sie wächst. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt und ist genau so aufgebaut.

Schritt 1–3: Das Fundament

Vier Blätter (Kunden, Cold Leads, Heute, Vorlagen). Alle Datenbereiche mit Strg+T als echte Tabelle formatieren — das ist der Unterschied zwischen einer Datei, die mitwächst, und einer, die bei Zeile 300 bricht. Status ausschließlich als Dropdown.

Schritt 4–5: Das Herzstück

Zwei Spalten: nächste Aktion und Datum. Daraus entsteht die Tagesliste — ein simpler Filter auf „Datum ≤ HEUTE()“. Ab hier ist Ihre Tabelle ein Vertriebssystem und kein Adressbuch mehr.

Schritt 6: Auswertung getrennt halten

Niemals im Datenblatt rechnen. Ein separates Blatt mit drei ZÄHLENWENNS-Formeln (Kontakte, Angebote, Abschlüsse) genügt — mehr dazu in CRM-Kennzahlen.

Damit die Datei stabil bleibt

• Blattschutz für Formelbereiche — so überschreiben Sie im Alltag nichts versehentlich.
• Backups an einem zweiten Ort. Das größte Risiko einer lokalen Datei ist nicht der Anbieter, sondern die fehlende Kopie.
• Keine verbundenen Zellen in Datenbereichen — sie zerstören Filter und Auswertungen.
• Telefonnummern als Text formatieren, sonst verschwindet die führende Null.

Wo Selbstbau endet

Automatische Erinnerungen, Serien-SMS mit korrekter Anrede, Suche beim eingehenden Anruf, Anrufstatistiken: Das ist VBA-Gebiet. Wer es fertig will, findet es in CRM in Excel — 58,95 € einmalig, offline, kostenlose Testversion mit 50 Kunden und 50 Leads.

FAQ

Wie baue ich ein CRM-System in Excel?

Blattstruktur, Strg+T, Status-Dropdown, Datumsfeld, Tagesliste, Auswertungsblatt.

Brauche ich VBA?

Für Grundfunktionen nein; für Automatisierung ja.

Wie viele Kontakte verkraftet Excel?

Praktisch wird es ab etwa 5.000–10.000 Zeilen träge — für einen Ein-Personen-Betrieb keine reale Grenze.

Wie sichere ich die Datei?

Regelmäßige Kopien an einem zweiten Ort, Blattschutz für Formeln.

Lieber Werkzeuge besitzen statt mieten? Sehen Sie unsere ehrlichen Vergleiche: Lokales CRM ohne Cloud und CRM kaufen statt mieten.

— Michał B. Fedor