Controle de clientes para autônomos: o essencial

Em resumo: quem trabalha por conta própria não perde trabalho por preço; perde por sumir. A carteira antiga é a fonte mais barata de trabalho novo, e ela só rende se alguém retornar o contato. O sistema que resolve isso cabe em duas bases (clientes antigos e contatos frios), uma coluna de situação e duas colunas de retorno: próxima ação e data. Custo possível: zero.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto e ele é pago. O método abaixo funciona em qualquer planilha, sem comprar nada, e para muita gente vai bastar.

O autônomo tem um problema que o empregado não tem

Não é falta de talento. É que não existe mais ninguém. Não há um colega que lembre do cliente que ligou, não há um gerente que cobre o retorno, não há sistema da empresa que registre o combinado. Se você esquecer, ninguém corrige. E você vai esquecer: não por descuido, mas porque no mesmo dia você vende, executa, emite nota, cobra e faz o próprio suporte.

Por isso a base de contatos, para o autônomo, não é luxo de organização. É a única memória externa que existe.

A carteira antiga é a fonte mais barata de trabalho

Quem já contratou você e ficou satisfeito é a pessoa mais barata de reconquistar: não há custo de aquisição, não há convencimento sobre confiança, não há comparação de preço partindo do zero. Só há um problema: passados alguns meses, ela esquece que você existe. Não por má vontade: pela mesma razão que você esquece dela.

Um retorno periódico corrige isso. Uma mensagem uma ou duas vezes por ano, sem cobrança e sem promoção forçada, mantém você no radar de quem já confia em você. Isso não exige software: exige uma coluna de data e a disciplina de cumprir.

Duas bases, ritmos diferentes

• Clientes conquistados. Já contrataram. O objetivo é retorno periódico e relacionamento. O ciclo é longo, a taxa de sucesso é alta.
• Contatos frios. Ainda não contrataram. O objetivo é abrir porta. O ciclo é curto e a taxa de sucesso é baixa, e tudo bem, é da natureza da coisa.

Se as duas listas convivem na mesma aba, a sua lista do dia vira ruído e você para de abri-la. Além disso, qualquer contagem que você fizer sobre a base misturada não significa nada.

O que registrar de cada pessoa

Menos do que você imagina. Nome e sobrenome, telefone, e-mail, cidade, situação, observações, próxima ação e data do retorno. Dez colunas no máximo.

O campo de observações é o que mais rende para quem trabalha sozinho, e é o mais ignorado. É onde mora o "reformou o segundo andar em março", "só atende de manhã", "o irmão dele tem uma empresa parecida". São essas frases que fazem o retorno de daqui a seis meses soar como atenção, e não como abordagem comercial genérica.

A regra que sustenta tudo

Nenhuma conversa termina sem uma data de retorno. Nenhuma. Nem a do cliente que disse "não agora" (esse ganha data para daqui a três meses), nem a do que disse "vou pensar" (esse ganha data para a semana que vem).

Depois é só filtrar a base por "data menor ou igual a hoje" e essa é a sua lista do dia. O método completo está em Sistema de retorno ao cliente; a base do zero, em Controle de clientes em Excel.

Custo: as três opções, sem enrolação

• Planilha própria. Custo zero e cerca de uma hora de trabalho. O que ela não faz: lembrar sozinha ao abrir, preparar a mensagem, achar o cliente pelo telefone e contar as suas ligações. Tudo isso exige macros.
• Sistema em nuvem. Mensalidade que não acaba. Em troca, dá celular, integrações e equipe.
• Pagamento único. Você compra uma vez, o arquivo fica no seu computador, não há mensalidade e ninguém bloqueia a sua conta. A comparação completa entre alugar e comprar está em Sistema sem mensalidade.

Quando a nuvem ganha do nosso produto

Com honestidade, porque o seu caso pode ser esse. Um arquivo local no computador é a escolha errada se:

• você contratou alguém e agora duas pessoas mexem na mesma carteira;
• você precisa que os pedidos do site entrem sozinhos na base;
• o seu trabalho acontece na rua, pelo celular, e não na frente de um computador.

Nesses casos, assine um sistema em nuvem. O nosso não tem app, não tem nuvem, não tem trabalho em equipe e não tem integrações.

Se você vende a partir de um computador

Autônomo não perde cliente por falta de talento, perde por falta de agenda. O CRM in Excel assume essa função: abre no que precisa de retorno hoje, acha o registro pelo número quando o telefone toca no meio do almoço e fecha a semana dizendo quantas ligações você realmente fez. Guarda 5000 registros de clientes conquistados e outros 5000 de contatos frios, com 14 situações de contato para separar quem está esperando você de quem já resolveu. Ele prepara a mensagem e para por aí: o envio é decisão sua, sempre. Uma compra única, sem mensalidade, e o arquivo continua funcionando com o computador desconectado. Se o caixa deste mês está apertado, comece pela planilha grátis, com 1.000 contatos, 7 situações e os atrasos aparecendo só depois que você filtra, em inglês, sem lembretes e sem modelos. Não é preciso deixar e-mail para baixar.

Perguntas frequentes

Quem trabalha por conta própria precisa de um sistema de clientes?

Precisa de um lugar único com contatos, combinados e data do próximo retorno. Sem isso, perde-se trabalho por silêncio.

Qual é o melhor controle de clientes para quem trabalha sozinho?

O que você consegue preencher todo dia: poucos campos, uma tela e uma lista clara de quem contatar hoje.

Como o autônomo organiza clientes antigos e contatos novos?

Em duas bases separadas. Cliente antigo pede retorno periódico; contato frio é prospecção e tem outro ritmo.

Quanto custa um controle de clientes para autônomo?

Planilha própria: zero. Nuvem: mensalidade que não acaba. Pagamento único: você compra uma vez e o arquivo é seu.

Quando o autônomo deve migrar para um sistema em nuvem?

Ao contratar alguém, ao precisar de integrações ou quando o trabalho passa a ser feito pelo celular na rua.

Trabalhar por conta própria significa que cada assinatura sai do seu bolso todo mês, tenha faturado ou não. Esse cálculo está desenhado em Sistema sem mensalidade, e a alternativa em planilha, em Controle de clientes em Excel. As duas portas de entrada seguem sendo o CRM in Excel completo e o arquivo gratuito, este em inglês e sem qualquer cadastro.

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Michał B. Fedor