Controle de clientes para recrutadores autônomos

Em resumo: o recrutador autônomo trabalha em dois mercados ao mesmo tempo e quase sempre organiza só um. A empresa contratante é quem paga e exige prospecção ativa, follow-up e recontato. O candidato é quem entrega e exige retorno, inclusive o negativo, que é o que constrói a sua reputação. Duas bases, dois ritmos, duas listas de ligação. Numa tabela só, isso não funciona.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto, e ele foi feito para o lado comercial desse trabalho, não para substituir um ATS. Mais abaixo você lê exatamente onde ele não chega.

O erro que custa mais caro: uma base só

Abra a sua planilha atual e conte. Se ali dentro estão misturados o gerente de RH que te contratou no ano passado, a empresa que você quer prospectar, o candidato que você entrevistou em março e quem te mandou currículo espontaneamente, você não tem uma base: tem um depósito. E um depósito não responde à única pergunta que importa às nove da manhã: para quem eu ligo hoje.

São dois mundos com lógicas opostas. Do lado da empresa contratante você é vendedor: prospecta, apresenta, negocia honorário, fica sem resposta e precisa insistir na hora certa. Do lado do candidato você é a porta de entrada: ele te procura, ele espera, e o seu trabalho é não deixá-lo no escuro. Uma base que trata os dois igual falha com os dois.

Do lado da empresa: o processo aberto tem relógio

No recrutamento em que você só recebe se colocar o candidato, a sua vaga não é só sua. Quem chega primeiro com uma lista curta e boa define a régua da negociação; quem chega três semanas depois apresenta candidato para um processo que já tem finalista. O tempo não é detalhe operacional: é o produto.

De cada processo, a base precisa guardar pouco: o responsável (nome e telefone direto, não o da recepção), o que a empresa realmente quer (que quase nunca é o que está escrito na descrição da vaga), o honorário combinado e uma data: quando você volta a falar com essa pessoa. Sem essa data, o processo esfria sozinho e você descobre que perdeu quando liga e ouve que já contrataram.

Do lado do candidato: o retorno é o seu ativo

Esta é a parte que o mercado inteiro faz mal e que é a mais barata de fazer bem. O candidato que chegou à entrevista final e nunca mais recebeu notícia sua não vai reclamar com você: vai contar para os colegas. Daqui a três anos ele é o gerente que escolhe o recrutador, e ele lembra. Dar retorno negativo com data marcada leva dois minutos e um texto pronto; não dar custa a única coisa que você não compra de volta.

O recontato: o processo que fechou não é o fim

Quem contratou uma vez volta a contratar: saída de gente, promoção interna, expansão de time. Uma linha na base com data para daqui a seis meses, só para perguntar como está a pessoa que você colocou lá, é a prospecção mais fácil do seu ramo, e quase ninguém faz, porque quando o processo fecha o recrutador já corre atrás do próximo. Vale o mesmo para o candidato colocado: ele agora está dentro de uma empresa e, mais cedo ou mais tarde, vai precisar contratar alguém.

Onde o Excel não chega, e é importante

• Excel não é ATS. Não lê currículo, não faz triagem automática, não publica vaga em portal e não organiza anexos. Se o seu gargalo é volume de currículo, nenhuma planilha resolve.
• Equipe. Vários recrutadores nos mesmos processos precisam ver o trabalho um do outro em tempo real. Arquivo local não faz isso: a nuvem ganha.
• Integrações. Portais de vagas alimentando a base sozinhos, e-mail sincronizado, agenda conectada; nada disso existe em um arquivo no seu disco.
• Celular. Se você trabalha entre entrevistas, com o telefone na mão, um arquivo de computador vai te atrapalhar.

Se dois desses quatro pontos são o seu dia a dia, assine um sistema em nuvem e não pense mais no assunto.

Se o seu gargalo é comercial, não é currículo

O que trava a maioria dos recrutadores autônomos não é a triagem: é a agenda comercial vazia e o processo que esfriou sem ninguém perceber. Para isso, uma base bem montada resolve: o passo a passo está em como montar seu controle de clientes.

Se preferir a versão pronta, o CRM in Excel separa duas bases de 5000 registros, uma para quem já te contratou e outra para quem você ainda prospecta, com lembretes presos às datas do próximo contato, 14 situações para marcar em que ponto está cada conversa e modelos de mensagem que você ajusta uma vez. Ele não é um sistema de gestão de vagas e candidatos, não envia mensagem por conta própria, não tem funil com valores, previsão, nuvem, celular nem trabalho em equipe, e as colunas não mudam: editáveis são os modelos, as configurações e as suas anotações. Pagamento único, sem assinatura, sem internet obrigatória. Para experimentar com uma carteira pequena, a planilha gratuita tem 1.000 contatos, 7 situações e busca pelo telefone, em inglês, e ali a lista do dia, os avisos e os modelos ficam para o arquivo pago. Não exige cadastro.

Perguntas frequentes

Como um recrutador autônomo organiza candidatos e empresas ao mesmo tempo?

Em duas bases separadas. A empresa contratante é quem paga e exige prospecção; o candidato exige retorno. Ritmos diferentes, listas diferentes.

Excel serve como sistema de recrutamento?

Serve para o lado comercial: prospecção, processos abertos, follow-up e retornos. Não serve como ATS: não lê currículo, não publica vaga, não recebe candidatura.

Qual é o maior erro no controle de clientes de um recrutador?

Tratar o candidato como cliente e esquecer que quem paga a fatura é a empresa contratante, que precisa de prospecção ativa e de recontato depois do processo.

Como não deixar candidato sem retorno?

Com uma data de retorno na base para cada candidato em processo, inclusive quando a resposta é não. Esse retorno é a sua reputação, e ela não expira.

Quando o recrutador precisa de um sistema em nuvem?

Quando vários recrutadores dividem os mesmos processos, quando as candidaturas precisam entrar sozinhas pelos portais ou quando o trabalho é feito pelo celular.

Recrutador autônomo vive do relacionamento que sobrevive ao processo fechado. Para não pagar assinatura por isso, veja Sistema sem mensalidade e o controle de clientes feito na planilha. Em seguida, escolha entre o arquivo completo e a planilha gratuita, menor, em inglês e sem etapa de cadastro.

Michał B. Fedor