Controle de clientes para consultores autônomos

Em resumo: o consultor autônomo não perde negócio por preço. Perde no silêncio depois da proposta enviada. O que resolve isso não é um software caro: é uma base com data de retorno em cada proposta, uma base separada de quem ainda não é cliente e uma hora fixa por dia para a parte do trabalho que ninguém paga: prospectar e retomar contato.

Aviso na primeira linha: o CRM in Excel é o nosso produto. Ainda assim, o que vem abaixo funciona igual se você montar a sua própria tabela e não comprar nada de nós.

A sua matéria-prima é hora, e ela não estoca

Quem vende produto tem estoque. Quem vende consultoria tem agenda, e agenda vazia não volta. A semana em que você não prospectou não aparece no faturamento desta semana: aparece daqui a três meses, quando o projeto atual termina e não há nada atrás dele.

E há a conta que quase ninguém faz: a da hora não faturável. A conversa exploratória, o diagnóstico e a proposta escrita à noite também são horas: são o custo de aquisição do próximo projeto. Quando você não registra nada, elas somem sem deixar rastro e você jura que não teve tempo de prospectar.

A proposta enviada é o ponto mais perigoso do processo

Proposta raramente é recusada com um "não". Ela morre de silêncio. O cliente gostou, vai levar internamente, some. Três semanas depois você não sabe se perdeu por preço, por prazo, por prioridade ou porque a pessoa que te chamou saiu da empresa. E não sabe porque não perguntou, e não perguntou porque não tinha um dia marcado para perguntar.

A correção é uma frase, dita antes de enviar o arquivo: "eu te mando amanhã; se eu não tiver notícia até sexta, eu te ligo na segunda". A segunda-feira vai para a coluna de retorno, e a sua ligação deixa de ser cobrança para virar o cumprimento de um acordo. É a diferença entre parecer chato e parecer profissional, e custa dez segundos de conversa.

As três situações que um consultor precisa distinguir

• Conversa em aberto: houve interesse, ainda não há escopo. O próximo passo é seu.
• Proposta enviada: a bola está com o cliente, mas o relógio é seu. Sem data de retorno, esta linha vira lixo em duas semanas.
• Cliente antigo: projeto entregue, relação boa, nenhum motivo aparente para falar. É a categoria mais lucrativa e a mais abandonada: um contato marcado para daqui a seis meses, sem vender nada, só para saber como ficou o que vocês implantaram, é a única prospecção que começa com a pessoa feliz em atender.

Quem já pagou e quem ainda nem respondeu

Guardar os dois grupos na mesma aba é o começo do problema. Uma base "de 300 clientes" em que 240 nunca te contrataram é, na verdade, uma lista de 60 clientes e 240 tentativas, e, com os dois grupos juntos, a sua lista do dia enche de ruído até você parar de olhar para ela. Contato frio de consultor tem cara própria: ex-colegas, gente que te viu falar num evento, a indicação que alguém prometeu e não fez. Cada um merece uma data. Sem data, vira intenção, e intenção não fatura.

Onde o Excel para (e a nuvem ganha)

• Sócios ou equipe na mesma carteira. Se duas pessoas editam a mesma base ao mesmo tempo, um arquivo local é fonte de conflito de versão. A nuvem ganha, sem discussão.
• Integrações. Formulário do site alimentando a base sozinho, e-mail sincronizado, agenda conectada. Excel não faz, e não existe truque que resolva.
• Trabalho pelo celular. Se você anota tudo no telefone entre uma reunião e outra, um arquivo que só abre no computador vai te atrapalhar todo dia.

Se qualquer um dos três é essencial para você, assine um sistema em nuvem e pare de procurar alternativa. O nosso produto roda no Windows, offline: é limitação real, não detalhe de rodapé.

Se você faz o comercial sentado, do seu computador

Então a planilha resolve, e o passo a passo está em como montar seu controle de clientes. Se preferir não gastar o fim de semana com isso, existe o CRM in Excel: duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis (neutros e com variação masculino/feminino), busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações: as suas, para saber quanto realmente prospectou neste mês.

A lista do que o CRM in Excel não entrega é curta e vale conferir antes: nenhuma mensagem sai sozinha, não há funil com valores nem previsão de receita, não há nuvem, celular, equipe ou integrações, e a estrutura das colunas é fechada. Editáveis são os modelos de mensagem, as configurações e as suas anotações, que no seu caso é onde mora o contexto de cada projeto. Do lado positivo: a agenda do dia aparece na abertura do arquivo, os lembretes seguram aquele retorno combinado para dali a três semanas, as 14 situações separam proposta enviada de proposta esquecida, e as duas bases de 5000 registros cabem em qualquer carteira de consultoria. Uma única compra, sem depender de conexão. Quem quiser começar pelo mais barato encontra na planilha gratuita uma base de 1.000 contatos e 7 situações, em inglês, sem agenda automática e sem modelos, liberada sem cadastro.

Perguntas frequentes

Qual sistema de controle de clientes um consultor autônomo deve usar?

O que você consegue abrir todo dia. Lista de hoje, propostas com data de retorno, o que foi combinado e uma base separada de quem ainda não é cliente.

Como acompanhar as propostas enviadas sem perder o cliente no silêncio?

Combinando o retorno antes de enviar: "se eu não tiver notícia até sexta, eu te ligo na segunda". A data vai para a base e a ligação vira acordo, não cobrança.

Quantas vezes vale a pena retomar contato depois de mandar uma proposta?

Não há número mágico. Retorno na data combinada, um segundo contato com informação nova e um recontato lá na frente. O que nunca funciona é enviar e esperar.

Excel dá conta da carteira de um consultor?

Dá, trabalhando sozinho e a partir do computador. Não dá para equipe simultânea, integrações nem celular.

Vale a pena pagar mensalidade de sistema trabalhando sozinho?

Vale se você depende de leads do site, divide carteira com sócios ou vive fora do computador. Se a captação vem de indicação, a mensalidade paga o que você não usa.

Consultoria vive de conversa retomada no momento certo, não de painel bonito. Os textos que comparam custo e controle são Sistema sem mensalidade e a base de clientes montada em planilha. Na prática, o caminho é o programa pago ou o arquivo grátis, este em inglês e sem pedir dado nenhum.

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Michał B. Fedor