Controle de clientes para consultores autônomos

Em resumo: o consultor autônomo não perde negócio por preço. Perde no silêncio depois da proposta enviada. O que resolve isso não é um software caro: é uma base com data de retorno em cada proposta, uma base separada de quem ainda não é cliente e uma hora fixa por dia para a parte do trabalho que ninguém paga — prospectar e retomar contato.

Aviso na primeira linha: o CRM in Excel é o nosso produto. Ainda assim, o que vem abaixo funciona igual se você montar a sua própria tabela e não comprar nada de nós.

A sua matéria-prima é hora, e ela não estoca

Quem vende produto tem estoque. Quem vende consultoria tem agenda, e agenda vazia não volta. A semana em que você não prospectou não aparece no faturamento desta semana: aparece daqui a três meses, quando o projeto atual termina e não há nada atrás dele.

E há a conta que quase ninguém faz: a da hora não faturável. A conversa exploratória, o diagnóstico e a proposta escrita à noite também são horas — são o custo de aquisição do próximo projeto. Quando você não registra nada, elas somem sem deixar rastro e você jura que não teve tempo de prospectar.

A proposta enviada é o ponto mais perigoso do processo

Proposta raramente é recusada com um "não". Ela morre de silêncio. O cliente gostou, vai levar internamente, some. Três semanas depois você não sabe se perdeu por preço, por prazo, por prioridade ou porque a pessoa que te chamou saiu da empresa. E não sabe porque não perguntou — e não perguntou porque não tinha um dia marcado para perguntar.

A correção é uma frase, dita antes de enviar o arquivo: "eu te mando amanhã; se eu não tiver notícia até sexta, eu te ligo na segunda". A segunda-feira vai para a coluna de retorno, e a sua ligação deixa de ser cobrança para virar o cumprimento de um acordo. É a diferença entre parecer chato e parecer profissional, e custa dez segundos de conversa.

As três situações que um consultor precisa distinguir

• Conversa em aberto — houve interesse, ainda não há escopo. O próximo passo é seu.
• Proposta enviada — a bola está com o cliente, mas o relógio é seu. Sem data de retorno, esta linha vira lixo em duas semanas.
• Cliente antigo — projeto entregue, relação boa, nenhum motivo aparente para falar. É a categoria mais lucrativa e a mais abandonada: um contato marcado para daqui a seis meses, sem vender nada, só para saber como ficou o que vocês implantaram, é a única prospecção que começa com a pessoa feliz em atender.

Duas bases, não uma só

Cliente conquistado e contato frio não moram na mesma aba. Uma base "de 300 clientes" em que 240 nunca te contrataram é, na verdade, uma lista de 60 clientes e 240 tentativas — e, com os dois grupos juntos, a sua lista do dia enche de ruído até você parar de olhar para ela. Contato frio de consultor tem cara própria: ex-colegas, gente que te viu falar num evento, a indicação que alguém prometeu e não fez. Cada um merece uma data. Sem data, vira intenção, e intenção não fatura.

Onde o Excel para (e a nuvem ganha)

• Sócios ou equipe na mesma carteira. Se duas pessoas editam a mesma base ao mesmo tempo, um arquivo local é fonte de conflito de versão. A nuvem ganha, sem discussão.
• Integrações. Formulário do site alimentando a base sozinho, e-mail sincronizado, agenda conectada. Excel não faz, e não existe truque que resolva.
• Trabalho pelo celular. Se você anota tudo no telefone entre uma reunião e outra, um arquivo que só abre no computador vai te atrapalhar todo dia.

Se qualquer um dos três é essencial para você, assine um sistema em nuvem e pare de procurar alternativa. O nosso produto roda no Windows, offline: é limitação real, não detalhe de rodapé.

Se você faz o comercial sentado, do seu computador

Então a planilha resolve, e o passo a passo está em como montar seu controle de clientes. Se preferir não gastar o fim de semana com isso, existe o CRM in Excel: duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis (neutros e com variação masculino/feminino), busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações — as suas, para saber quanto realmente prospectou neste mês.

O que ele não faz: não envia mensagem sozinho (prepara o texto, quem envia é você), não tem funil com valores nem previsão de receita, não tem nuvem, celular, equipe nem integrações, e a estrutura das colunas é fixa — editáveis são os modelos de mensagem, as configurações e as suas observações. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios.

Perguntas frequentes

Qual sistema de controle de clientes um consultor autônomo deve usar?

O que você consegue abrir todo dia. Lista de hoje, propostas com data de retorno, o que foi combinado e uma base separada de quem ainda não é cliente.

Como acompanhar as propostas enviadas sem perder o cliente no silêncio?

Combinando o retorno antes de enviar: "se eu não tiver notícia até sexta, eu te ligo na segunda". A data vai para a base e a ligação vira acordo, não cobrança.

Quantas vezes vale a pena retomar contato depois de mandar uma proposta?

Não há número mágico. Retorno na data combinada, um segundo contato com informação nova e um recontato lá na frente. O que nunca funciona é enviar e esperar.

Excel dá conta da carteira de um consultor?

Dá, trabalhando sozinho e a partir do computador. Não dá para equipe simultânea, integrações nem celular.

Vale a pena pagar mensalidade de sistema trabalhando sozinho?

Vale se você depende de leads do site, divide carteira com sócios ou vive fora do computador. Se a captação vem de indicação, a mensalidade paga o que você não usa.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor