Sistema para corretor de imóveis: guia do autônomo

Em resumo: o corretor de imóveis autônomo não perde negócio por falta de software: perde por ligar tarde. O que você precisa é de uma carteira de compradores com cinco critérios (orçamento, bairro, quartos, financiamento e prazo), um cruzamento que você faça em dois minutos quando entra uma captação nova, e duas colunas de acompanhamento. Tudo isso cabe em uma planilha. O que não cabe é a integração automática com os portais.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto. O que vem abaixo funciona igual se você montar sozinho, sem comprar nada.

O problema real não é o sistema, é o tempo de resposta

Quando entra um imóvel novo na sua carteira, o valor está nas duas horas seguintes. O corretor que liga primeiro para o comprador certo leva a visita; quem liga no dia seguinte mostra um imóvel que já tem proposta. Nenhum software te dá essa vantagem: quem te dá é ter a carteira de compradores filtrável e à mão.

Os cinco campos que realmente importam de um comprador

• Orçamento máximo: o real, não o que ele falou na primeira ligação. Anote os dois se quiser, mas saiba qual é qual.
• Bairros que ele aceita: em colunas ou em texto separado por vírgula, mas de um jeito que você consiga filtrar.
• Quartos mínimos.
• Financiamento: quem depende de financiamento tem outro calendário e outro risco. Misturar com quem paga à vista distorce a sua leitura de quem está perto de fechar.
• Prazo: quem quer entrar em três meses e quem está olhando "por curiosidade" não são o mesmo cliente, e tratar os dois igual faz você perder os dois.

Com esses cinco campos, quando entra uma captação nova você filtra a carteira e em dois minutos tem a lista de quem ligar. Isso é quase todo o valor de um CRM imobiliário, e não exige nenhum CRM imobiliário.

Compradores e proprietários são duas bases diferentes

Erro clássico: jogar tudo em uma aba só. O proprietário que quer vender e o comprador que quer comprar têm ciclos diferentes, informações diferentes e acompanhamentos diferentes. Duas abas separadas, sempre. Se você misturar, o seu relatório não significa nada e a sua lista do dia enche de ruído.

A mesma lógica vale para contato frio: quem você ainda está prospectando não mora na mesma base de quem já é cliente.

O acompanhamento: duas colunas e acabou

Próxima ação e data. Ao abrir o arquivo você filtra por "data menor ou igual a hoje" e esse é o seu dia. Um comprador para quem você disse "te ligo quando entrar algo no seu bairro" e nunca ligou é um negócio perdido e, pior, uma indicação perdida. Nesse ramo o boca a boca é o canal, e o boca a boca se constrói ligando quando você disse que ligaria.

O que o Excel não vai te dar

Com honestidade, porque no seu ramo isso pesa:

• Integração automática com os portais. Se você anuncia em vários portais e quer que os leads entrem sozinhos na base, precisa de um CRM imobiliário de verdade. Excel não faz isso.
• Trabalho pelo celular durante as visitas. Se você vive na rua e anota tudo no telefone, um arquivo de computador vai atrapalhar.
• Equipe com vários corretores na mesma carteira. Planilha compartilhada entre quatro pessoas é fonte de conflito, não de organização.

Se você se reconheceu em qualquer um dos três, assine um sistema em nuvem e não pense mais nisso.

Se você trabalha sozinho, do seu computador, com a sua carteira

Então a planilha bem montada sobra, e o guia completo está em Controle de clientes em Excel. Se preferir não montar nada, o CRM in Excel já vem com a agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone (útil quando toca um número e você não faz ideia de quem é, no seu ramo isso acontece toda semana) e estatísticas semanais e mensais de ligações. Duas bases separadas: clientes conquistados e contatos frios, com 5000 registros cada, e 14 situações de contato. O arquivo gratuito é mais simples e está em inglês: 1.000 contatos, 7 situações e busca pelo telefone, sem agenda do dia, sem lembretes e sem modelos, para baixar sem cadastro e sem informar e-mail. O sistema não dispara mensagem sozinho: prepara o texto e você envia.

Uma ressalva antes do botão de compra: no CRM in Excel a estrutura das colunas é fixa e você não cria campos novos, então os cinco critérios do comprador (orçamento, bairros, quartos, financiamento e prazo) entram nas suas observações, e não em colunas próprias; se você quer filtrar critério por critério, monte a sua planilha. O que fica a seu favor: uma compra, nenhuma mensalidade, funcionamento sem internet e os dados dos seus clientes parados no seu computador, o que no mercado imobiliário não é detalhe pequeno. A planilha gratuita deixa você medir esse limite de graça, com 1.000 contatos, 7 situações e busca pelo telefone, em inglês, sem agenda automática nem modelos de mensagem, e sem pedir cadastro.

Perguntas frequentes

Qual sistema o corretor de imóveis autônomo usa para controlar clientes?

Um CRM imobiliário por assinatura, um sistema genérico ou uma planilha própria. A planilha é mais comum do que o mercado admite.

Excel serve para controlar a carteira de um corretor de imóveis?

Trabalhando sozinho, serve bem. O que ele não dará é a integração automática com os portais de imóveis.

Quais dados guardar de um comprador de imóvel?

Orçamento máximo, bairros aceitos, quartos mínimos, se precisa de financiamento e o prazo. Cinco campos cruzam qualquer captação nova em dois minutos.

Como fazer acompanhamento de clientes sem perder ninguém?

Próxima ação e data do retorno. Filtra por data menor ou igual a hoje e essa é a lista de ligações do dia.

Vale a pena pagar mensalidade de CRM imobiliário trabalhando sozinho?

Vale se você depende de leads dos portais ou trabalha o dia todo no celular. Se a carteira é sua e o computador é a sua base, a mensalidade paga o que você não usa.

Entre a visita e o plantão, ferramenta boa é a que abre rápido e não cobra por mês. O raciocínio completo está em Sistema sem mensalidade e em Controle de clientes em Excel. Para decidir: a página do programa mostra o arquivo completo, e a versão gratuita mostra o formato em inglês, sem custo e sem cadastro.

Leia também: Controle de clientes para autônomos: o essencial · Controle de clientes para prestador de serviço · Controle de clientes para consultores autônomos · Controle de clientes para recrutadores autônomos

Michał B. Fedor