Pipedrive-Alternativen ohne Abo: ehrlicher Vergleich (2026)

Kurz gesagt: Wer eine Pipedrive-Alternative sucht, sucht meist eines von drei Dingen: weniger Kosten pro Nutzer, weniger Komplexität, oder raus aus dem Abo. Für die ersten beiden gibt es günstigere Cloud-Tools. Für das dritte gibt es Werkzeuge mit Einmalzahlung: CRM in Excel (Einmalkauf), DejaOffice (ab 69,95 US-Dollar) und das kostenlose, seit 2021 aufgegebene OfflineCRM.

Pipedrive ist ein gutes Produkt. Zwei Dinge treiben Nutzer trotzdem zur Suche: Die Rechnung wächst mit jedem Sitz und jeder Funktionsstufe, und die Kundendaten liegen auf einem Server, den Sie nicht kontrollieren. Für einen Immobilienmakler, einen Berater oder einen Handwerksbetrieb mit einer Person im Vertrieb ist das ein schlechter Tausch. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt und steht unten in derselben Tabelle wie alle anderen.

Die fünf Alternativen, ehrlich einsortiert

Alternative	Preis	Für wen	Der Haken
CRM in Excel (unser Produkt)	42,95 € einmalig (im Checkout in Ihrer Währung)	Einzelunternehmer, die ohnehin in Excel arbeiten und Daten lokal halten wollen	Ein Nutzer, Windows + Desktop-Excel ab 2016, keine Automatisierung zwischen Werkzeugen
DejaOffice PC CRM	ab 69,95 US-Dollar einmalig	Alle, die ein klassisches Desktop-Programm wollen	Altmodische Oberfläche; große Versionssprünge kosten extra
OfflineCRM	kostenlos	Budget null, wenige Kontakte	Aufgegeben (letztes Release 2021, Download defekt): Daten exportieren
Zoho CRM	Cloud-Abo, günstiger Einstieg	Kleine Teams, die in der Cloud bleiben wollen	Bleibt ein Abo; Konfigurationsaufwand
Freshsales	Cloud-Abo	Vertriebsteams mit Automatisierungsbedarf	Bleibt ein Abo; Funktionen, die Sie vielleicht nie nutzen

Unsere Empfehlung für Einzelunternehmer: CRM in Excel. Einmal zahlen, die Datei liegt auf dem eigenen Rechner, kein Login. Arbeiten mehrere Personen an derselben Pipeline oder brauchen Sie Automatisierung zwischen den Werkzeugen, bleiben Sie bei Pipedrive; dann kauft die Monatsgebühr echten Nutzen.

Preisstand: geprüft am 16. August 2026 auf den Preisseiten der Anbieter, US-Firmen weisen ihre Tarife in US-Dollar aus. Bei uns steht kein Tarif, sondern ein Betrag: 42,95 € für CRM in Excel, einmal fällig, im Bezahlvorgang automatisch in Ihre Währung übersetzt. Die kostenlose Datei steht daneben und kostet auch dann nichts, wenn Sie sie behalten.

Wann Sie besser bei Pipedrive bleiben

Die Ehrlichkeits-Sektion. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an derselben Pipeline, laufen Formulare, E-Mail-Sequenzen und Anrufprotokolle automatisch in Ihr System, oder verkaufen Sie überwiegend vom Handy aus: Dann ist Pipedrive (oder ein vergleichbares Cloud-CRM) die richtige Wahl, und die Monatsgebühr kauft echten Nutzen. Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn Sie diese Dinge nicht brauchen.

Der Umzug: Ihre Daten aus Pipedrive holen

Pipedrive exportiert Kontakte, Organisationen und Deals als CSV. Exportieren, Spalten bereinigen, importieren: die Details, samt der Stellen, die typischerweise brechen, stehen in CRM-Daten nach Excel migrieren. Machen Sie den Export, solange Ihr Abo noch aktiv ist.

Weil wir in dieser Liste selbst auftauchen, hier die Offenlegung: CRM in Excel ist unser eigenes Produkt. Es hat keine Pipeline-Ansicht, keine Deal-Werte und keine Automatisierung; es hat eine Kontaktliste, 14 Status, Wiedervorlagen mit Uhrzeit und eine Tagesliste, die sich selbst neu berechnet. Wer nach Pipedrive erst einmal durchatmen will, nimmt die kostenlose Version, überträgt dorthin seine wichtigsten Kontakte und entscheidet danach in Ruhe; Deutsch findet er in dieser Datei allerdings nicht, sie ist englisch.

Deal oder Kontakt: was Sie beim Abschied von der Pipeline verlieren

Pipedrive verwaltet keine Menschen, es verwaltet Abschlüsse. Ein Kontakt kann dort mehrere Verkaufschancen tragen, jede mit eigener Stufe, eigenem Wert und eigener Aktivitätenspur. Eine Kundenliste verwaltet das Gegenteil: eine Zeile ist ein Mensch, und alles, was Sie über ihn wissen, steht in dieser Zeile. Beim Wechsel treffen diese beiden Weltbilder aufeinander, und die Verkaufschancen sind die Schicht, die dabei keinen Platz findet.

Rechnen Sie deshalb vorher damit, nicht hinterher. CRM in Excel hat kein Feld für den Auftragswert und keine Prognose. Es hat 14 Kontaktstatus, das Datum des letzten Kontakts, einen Wiedervorlage-Termin und ein Notizfeld. Wer seine Umsatzplanung aus der Pipeline zieht, verliert diese Planung beim Umstieg und muss sie anderswo führen, in einer eigenen Tabelle oder im Kopf. Wer dagegen in die Pipeline nur geschaut hat, um zu sehen, wen er heute anrufen muss, verliert eine bunte Ansicht, aber keine Information.

Die zweite Schicht ist heikler: der Verlauf. In Pipedrive hängt an jedem Datensatz eine Kette aus Anrufen, Notizen und E-Mails mit Zeitstempel. In der Excel-Datei gibt es dafür kein Gegenstück. Es gibt keine Kundenkarte und keinen datierten Verlauf pro Kunde, sondern ein Notizfeld und das Datum des letzten Kontakts. Für die tägliche Arbeit reicht das, weil vor dem Anruf ohnehin nur zwei Fragen zählen: Wann haben wir zuletzt gesprochen, und was war der Stand. Für eine Rekonstruktion von zwei Jahren Gesprächsgeschichte reicht es nicht.

Daraus folgt eine unbequeme, aber ehrliche Konsequenz. Prüfen Sie vor dem Export, welche dieser beiden Schichten Sie wirklich benutzen. Wenn Ihre Antwort lautet, dass Sie Prognosen pflegen, Abschlusswahrscheinlichkeiten gewichten und den Gesprächsverlauf regelmäßig zurücklesen, dann kauft das Abo bei Pipedrive etwas Echtes, und Sie sollten es behalten. Wenn Ihre Antwort lautet, dass Sie eine verlässliche Liste mit Terminen brauchen, dann zahlen Sie derzeit für zwei Schichten und nutzen eine.

Die Reihenfolge beim Ausstieg: erst holen, dann kündigen

Der häufigste Fehler beim Abschied von einem Cloud-CRM ist die Reihenfolge. Gekündigt wird zuerst, weil die Entscheidung gefallen ist, und die Daten holt man sich später. Später ist der Zugang je nach Anbieter eingeschränkt, das Konto liegt schreibgeschützt da oder ist gar nicht mehr erreichbar. Solange das Abo läuft, haben Sie den vollen Zugriff. Das ist Ihr einziges Zeitfenster, und Sie bestimmen selbst, wie breit es ist.

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge:

• Die Menschen zuerst. Kontakte und Organisationen exportieren, das ist die Schicht, auf der Ihr neues Werkzeug steht. Ohne sie ist alles andere wertlos.
• Die Verkaufschancen getrennt, mit den ID-Spalten. Sie kommen als eigene Datei. Die unscheinbaren Nummernspalten halten Verkaufschance und Kontakt zusammen; einmal gelöscht, lässt sich diese Verbindung nicht wiederherstellen.
• Anhänge von Hand. Angebote, Verträge und Dokumente am Datensatz liefert kein Datenexport mit. Sie müssen sie herunterladen, solange der Zugang besteht.
• Erst danach kündigen. Und zwar erst, nachdem Sie die Dateien geöffnet und stichprobenartig geprüft haben. Ein Export, den niemand geöffnet hat, ist kein Export, sondern eine Hoffnung.

Eine Schicht verteidigt sich von selbst: Die E-Mails, die Pipedrive aus Ihrem Postfach synchronisiert hat, liegen weiterhin in Ihrem Postfach. Was verloren geht, ist nicht die Nachricht, sondern ihre Zuordnung zum Datensatz. Wer das weiß, sucht sie später im Postfach statt im Datenexport. Die technische Seite der Übernahme, also Trennzeichen, Umlaute, Telefonnummern und Datumsformate, steht in CRM-Datenexport: Ihre Absicherung gegen den Anbieter und in CRM-Daten nach Excel migrieren.

Der erste Montag ohne Pipedrive

Interessant wird der Wechsel nicht am Tag des Exports, sondern am ersten Montag danach. Die Pipeline-Ansicht fehlt, und mit ihr die Gewohnheit, den Tag mit einem Blick auf ein Brett zu beginnen. An ihre Stelle tritt eine Tagesliste: Die Datei entscheidet anhand von Status und hinterlegten Wiedervorlage-Intervallen selbst, wer heute wieder auftaucht. Ein unbeantworteter Anruf kommt nach der eingestellten Frist zurück, ein vereinbarter Termin am Termintag, ein abgeschlossener Vorgang gar nicht mehr.

Der zweite Unterschied betrifft das Telefon. Wenn ein Anruf hereinkommt und Sie den Namen nicht zuordnen können, tippen Sie die Nummer in das Suchfeld der Datei ein, und die Suche findet den Eintrag in beiden Datenbanken, gleichgültig ob die Nummer mit Ländervorwahl, mit doppelter Null oder rein national vorliegt. Umgekehrt kopiert eine Tastenkombination die Nummer der markierten Zeile in die Zwischenablage und setzt zugleich das Kontaktdatum. Gewählt wird über Microsoft Phone Link, sofern Sie das Telefon, das Sie ohnehin besitzen, mit dem Rechner gekoppelt haben. Die Datei selbst wählt nicht und verschickt nichts.

Das ist zugleich die ehrliche Grenze. Es gibt keine automatischen Sequenzen, keine Formulare, die Leads einspeisen, keine mobile App und keinen zweiten Bearbeiter an derselben Datei. Die Datei läuft auf einem Windows-Rechner mit Excel, für eine Person. Wenn mehrere Personen gleichzeitig an derselben Liste arbeiten müssen, wenn Anfragen automatisch aus einem Webformular hereinlaufen sollen oder wenn Sie überwiegend vom Handy aus verkaufen, gewinnt die Cloud. Dann ist Pipedrive nicht zu teuer, sondern angemessen, und ein Wechsel wäre eine Ersparnis, die Sie an anderer Stelle doppelt bezahlen.

Für alle anderen sieht die Woche nach dem Umstieg unspektakulär aus, und genau das ist der Punkt: Datei öffnen, Tagesliste abarbeiten, Status setzen, nächsten Termin eintragen, schließen. CRM in Excel ist ein Einmalkauf, die Datei liegt auf Ihrem Rechner, und es gibt niemanden mehr, bei dem Sie sich anmelden.

FAQ

Was ist die beste Alternative zu Pipedrive?

Stört der Preis: günstigere Cloud-Tools. Stört das Abo oder die Datenhaltung: Einmalkauf-Werkzeuge wie CRM in Excel, DejaOffice oder das kostenlose, seit 2021 aufgegebene OfflineCRM.

Gibt es eine Pipedrive-Alternative ohne Abo?

Ja: CRM in Excel (Einmalkauf), DejaOffice (ab 69,95 US-Dollar), OfflineCRM (kostenlos, seit 2021 aufgegeben).

Gibt es eine deutsche Alternative zu Pipedrive?

Anbieter mit deutscher Datenhaltung existieren; die konsequenteste Datenhoheit bleibt die lokale Datei auf Ihrem Rechner.

Was kostet Pipedrive im Jahr?

Das hängt vom Paket, der Nutzerzahl und der Zahlweise ab; maßgeblich ist die Preisliste des Anbieters. Rechnen Sie den Monatspreis Ihres Pakets mal zwölf und mal die Zahl der Sitze, dann sehen Sie Ihre Jahresrechnung, und die fällt jedes Jahr erneut an.

Kann ich meine Pipedrive-Deals eins zu eins in Excel abbilden?

Nein, und dieser Punkt sollte vor dem Wechsel klar sein. CRM in Excel führt Menschen, nicht Abschlüsse: eine Zeile pro Kontakt, dazu einer von 14 Status, ein Wiedervorlage-Termin, das Datum des letzten Kontakts und ein Notizfeld. Ein Feld für den Auftragswert und eine Prognose gibt es nicht, ebenso wenig mehrere parallele Verkaufschancen an einem Kontakt. Wer mit Umsatzprognosen arbeitet, führt sie nach dem Wechsel getrennt oder bleibt bei einem Pipeline-Werkzeug.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich das Pipedrive-Abo kündige?

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie danach noch bequem herankommen. Anbieter behandeln gekündigte Konten unterschiedlich, und der volle Zugriff ist genau so lange sicher, wie das Abo läuft. Exportieren Sie deshalb zuerst, öffnen Sie die Dateien und prüfen Sie sie stichprobenartig, laden Sie Anhänge getrennt herunter, und kündigen Sie erst danach. Diese Reihenfolge kostet einen Nachmittag und erspart eine Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.

Verliere ich beim Wechsel die E-Mail-Historie?

Die Nachrichten selbst nicht, ihre Zuordnung zum Datensatz schon. Was Pipedrive aus Ihrem Postfach synchronisiert hat, liegt weiterhin in Ihrem Postfach und bleibt dort durchsuchbar. Was fehlt, ist die Verknüpfung, die im CRM dafür gesorgt hat, dass die Nachricht neben dem Kontakt auftaucht. In der Excel-Datei ersetzt das Notizfeld diese Verknüpfung nur sinngemäß: Es gibt keinen datierten Verlauf pro Kunde, sondern den Stand, den Sie selbst dort festhalten.

Ob eine Alternative Ihre Alternative ist, entscheidet sich meist jenseits der Funktionsliste: an der Verbindung und an der Rechnung. Zum ersten Punkt haben wir geprüft, was ohne Cloud tatsächlich startet, zum zweiten gesammelt, was der Markt 2026 an einmaligen Lizenzen hergibt.

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Michał B. Fedor