monday.com-Alternativen ohne monatliche Gebühr (2026)

Kurz gesagt: monday.com ist ein Werkzeug für Teams, die Projekte koordinieren. Wer in Wahrheit Kunden und Follow-ups verwalten will und allein arbeitet, zahlt dort für Infrastruktur, die er nicht nutzt. Die Alternativen ohne monatliche Gebühr: CRM in Excel (Einmalkauf), DejaOffice (ab 69,95 US-Dollar), OfflineCRM (kostenlos, seit 2021 aufgegeben).

Die meisten, die eine monday.com-Alternative suchen, haben kein Projektproblem. Sie haben eine wachsende Kontaktliste, ein paar laufende Angebote und das ungute Gefühl, dass etwas durchrutscht. Das ist kein Projektmanagement-Problem; es ist ein Follow-up-Problem. Offenlegung: CRM in Excel ist unser Produkt.

Die Alternativen im Überblick

Alternative	Preis	Für wen	Der Haken
CRM in Excel (unser Produkt)	42,95 € einmalig (im Checkout in Ihrer Währung)	Solo-Selbstständige mit Kundenliste und Follow-ups	Kein Projektboard, kein Team, Windows + Excel
DejaOffice PC CRM	ab 69,95 US-Dollar einmalig	Klassisches Desktop-CRM auf dem eigenen PC	Retro-Oberfläche; Versionssprünge kostenpflichtig
OfflineCRM	kostenlos	Budget null, kleine Kontaktzahl	Aufgegeben (letztes Release 2021); Daten exportieren
Trello / Notion	Gratis-Tarife vorhanden	Wer Boards mag und wenig Struktur braucht	Kein CRM: keine Follow-up-Logik, keine Anrufhistorie

Unsere Empfehlung: Wer allein verkauft, nimmt CRM in Excel; wer im Team Projekte koordiniert, bleibt bei monday.com. Das sind zwei Werkzeuge für zwei verschiedene Probleme, und wer diese Seite liest, hat fast immer das erste.

Preisstand: sämtliche Wettbewerberpreise wurden am 16. August 2026 auf den Seiten der jeweiligen Anbieter geprüft, wobei US-Anbieter in US-Dollar auszeichnen. Für uns gilt: CRM in Excel kostet 42,95 € als Einmalzahlung, die Kasse rechnet auf Ihre Währung um, und maßgeblich ist immer der Betrag, den die Produktseite im Moment des Kaufs anzeigt. Die kostenlose Datei hat gar keinen Preis, sondern einfach weniger Funktionen.

Wann monday.com die richtige Wahl bleibt

Wenn mehrere Personen Aufgaben koordinieren, wenn Sie Projektfortschritt sichtbar machen müssen und wenn Automatisierungen zwischen Boards echte Arbeit abnehmen. Dafür ist es gebaut, und dort ist es gut. Nur eben nicht als Kundenverwaltung für eine Person.

Wo wir in dieser Liste stehen, sagen wir lieber selbst: CRM in Excel ist kein Board und kein Projektwerkzeug, sondern eine Kontaktdatei mit Tagesliste, Status und Wiedervorlagen, die offline auf Ihrem Windows-Rechner läuft und einmal bezahlt wird. Alles, was monday.com an Automatisierung, Teamspalten und Integrationen mitbringt, fehlt hier vollständig. Wer den Unterschied lieber anfasst als nachliest, lädt die kostenlose Fassung herunter, ganz ohne Formular.

Board oder Kundenliste: was beim Umstieg wirklich wegfällt

Ein Board bei monday.com ist ein leeres Blatt mit Werkzeugkasten. Sie legen Spalten an, wie Sie sie brauchen, hängen Automatisierungen daran, weisen Personen zu, kommentieren am Element und laden Dateien direkt dazu. Diese Freiheit ist der Grund, warum Menschen das Werkzeug mögen, und sie ist zugleich der Grund, warum der Umstieg auf eine fertige Kundenliste weh tut, wenn man ihn unvorbereitet macht.

Denn CRM in Excel ist das genaue Gegenteil eines leeren Blattes. Die Struktur steht fest: feste Spalten, 14 Kontaktstatus, zwei Datenbanken, eine für gewonnene Kunden und eine für Kaltkontakte. Sie legen keine eigenen Spalten an, benennen keine Felder um und bauen keine eigenen Ansichten. Editierbar sind Ihre Daten, Ihre Notizen, die Nachrichtenvorlagen und die Einstellungen, also Kontaktdaten, Wiedervorlage-Intervalle und die Sprache der Tages- und Monatsnamen in der Statistik. Die Programmoberfläche selbst bleibt Englisch. Mehr nicht, und das ist eine Entscheidung, keine Lücke.

Der Tausch dahinter ist einfach zu benennen: Sie geben Gestaltungsfreiheit ab und bekommen dafür ein Werkzeug, an dem es nichts einzurichten gibt. Wer über Monate ein Board gebaut hat, das genau zu seinem Kopf passt, empfindet das zunächst als Rückschritt. Wer dagegen sein Board vor allem gebaut hat, weil das leere Blatt ihn dazu zwang, merkt nach zwei Wochen, dass die Bastelei selbst ein Teil der Arbeit war, die nie jemand bezahlt hat.

Prüfen Sie deshalb ehrlich, was Ihr Board tatsächlich leistet. Koordiniert es Aufgaben zwischen mehreren Personen, mit Zuständigkeiten und Fortschritt, dann ist es ein Projektwerkzeug und eine Kundenliste ersetzt es nicht. Ist es in Wahrheit eine Kontaktliste mit Statusspalte und Terminspalte, die Sie allein pflegen, dann bezahlen Sie eine Plattform für die zwei Spalten, die Sie wirklich anfassen.

Vom Board zur Zeile: was mitkommt, was Sie ersetzen, was Sie streichen

Der Umzug selbst ist weniger dramatisch, als er sich anfühlt, weil ein Board am Ende eine Tabelle ist. monday.com gibt ein Board als Tabellendatei heraus, und ab da ist es Zuordnungsarbeit. Diese Zuordnung lohnt sich vorher auf Papier, sonst schleppen Sie Spalten mit, die Sie seit einem halben Jahr nicht mehr gefüllt haben.

• Element wird Zeile. Was im Board ein Eintrag war, ist in der Kundenliste eine Zeile mit Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ort. Das ist der unproblematische Teil.
• Statusspalte wird Kontaktstatus. Ihre selbst benannten Zustände treffen auf eine feste Liste von 14 Status. Legen Sie vorab fest, welcher Ihrer Zustände auf welchen abgebildet wird, und akzeptieren Sie, dass zwei Ihrer Bezeichnungen vermutlich auf denselben Status fallen.
• Terminspalte wird Wiedervorlage. Das Datum entscheidet danach selbst, wann der Eintrag auf der Tagesliste erscheint. Diese Übersetzung ist die wertvollste des ganzen Umzugs.
• Zuständigkeit entfällt. Eine Datei für eine Person kennt keine Zuweisung, weil es niemanden gibt, dem man etwas zuweisen könnte.
• Kommentare werden Notiz. Aus einem Kommentarstrang mit Zeitstempeln wird ein Notizfeld. Es gibt keinen datierten Verlauf pro Kunde, also verdichten Sie beim Umzug auf den Stand, der vor dem nächsten Anruf zählt.
• Dateien wandern in einen Ordner. Angebote und Unterlagen, die am Element hingen, gehören künftig in einen Ordner neben die Datei. Die Datei selbst verwahrt keine Anhänge.
• Automatisierungen werden Rhythmus. Statt einer Regel, die etwas auslöst, entscheiden Status und eingestellte Fristen, wer wieder auf der Tagesliste erscheint. Das ersetzt die Erinnerung, nicht den Versand: Die Datei verschickt nichts von allein.

Der wichtigste Schritt steht nicht in dieser Liste. Ein gewachsenes Board enthält fast immer Spalten, die niemand mehr pflegt, und Einträge, die seit Monaten tot sind. Der Umzug ist die einzige Gelegenheit, sie nicht mitzunehmen. Übertragen Sie nur, was Sie im laufenden Quartal wirklich anfassen, und archivieren Sie den Rest als Datei. Eine saubere kurze Liste schlägt eine vollständige, in der Sie nichts mehr finden.

Und wenn doch eine zweite Person mitarbeitet?

Diese Frage entscheidet den Wechsel häufiger als der Preis, deshalb hier die klare Antwort: Zwei Personen gleichzeitig in derselben Datei sind keine gute Idee, und wir reden das auch nicht schön. CRM in Excel ist für einen Arbeitsplatz gedacht, auf einem Windows-Rechner mit Excel. Es gibt keine gemeinsame Bearbeitung, keine Rechteverwaltung und keine Spur darüber, wer was geändert hat.

Es gibt allerdings Zuschnitte, in denen ein Zweipersonenbetrieb trotzdem gut ohne Cloud auskommt. Der häufigste ist die Trennung nach Aufgaben statt nach Datensätzen: Eine Person führt die Kundenliste und telefoniert, die zweite arbeitet in ihren eigenen Werkzeugen für Angebote, Buchhaltung oder Baustellenplanung. Beide brauchen einander, aber nicht dieselbe Datei zur selben Sekunde. Der zweite Zuschnitt ist die klare Übergabe: Die Datei hat einen Besitzer, und wer sie öffnet, sagt es. Das klingt altmodisch, funktioniert im Alltag aber besser als jede halbherzige Konstruktion mit synchronisierten Ordnern, die genau dann zwei Fassungen erzeugt, wenn Sie sich darauf verlassen.

Wenn beides nicht passt, ist die Antwort ehrlicherweise die Cloud. Sobald zwei Personen dieselbe Liste parallel bearbeiten, Aufgaben untereinander verteilen oder von unterwegs auf demselben Stand arbeiten müssen, gewinnt ein Werkzeug wie monday.com oder ein klassisches Cloud-CRM, und die monatliche Rechnung kauft dann etwas, das Sie tatsächlich benutzen. Ein lokaler Einmalkauf ist in diesem Fall keine Ersparnis, sondern eine Reibung, die Sie jede Woche bezahlen.

Bleibt es dagegen bei einer Person, die verkauft, dann fällt mit dem Board auch alles weg, was Sie um das Board herum gepflegt haben. CRM in Excel ist ein Einmalkauf und läuft ohne Anmeldung; die kostenlose Version führt 1.000 Kontakte, ist bewusst einfacher als die gekaufte Version, läuft auf Englisch und verlangt keine E-Mail-Adresse. Ein Zeitlimit hat sie nicht: Sie können sie behalten, so lange Sie wollen.

FAQ

Was ist die beste Alternative zu monday.com für kleine Unternehmen?

monday.com ist ein Projekt-Werkzeug, das auch CRM kann. Wer eigentlich nur Kunden und Follow-ups verwalten will, ist mit einem echten CRM besser bedient, und wenn kein Team mitarbeitet, mit einem lokalen Werkzeug zum Einmalpreis: CRM in Excel (Einmalkauf), DejaOffice oder das kostenlose, seit 2021 aufgegebene OfflineCRM.

Gibt es eine monday.com-Alternative ohne monatliche Gebühr?

Ja: lokale CRMs mit Einmalzahlung. Sie ersetzen keine Projektboards für Teams, decken aber Kundenverwaltung, Follow-ups und Tagesplanung eines Einzelunternehmers vollständig ab.

Warum ist monday.com für Solo-Selbstständige oft zu groß?

Weil es für Teams gebaut ist: Boards, Automatisierungen, Rollen. Ein Ein-Personen-Betrieb braucht davon fast nichts und zahlt trotzdem pro Sitz: häufig mit Mindestabnahme mehrerer Plätze.

Kann Excel monday.com ersetzen?

Für Kundenverwaltung und Follow-ups: ja. Für kollaborative Projektplanung mit mehreren Personen nicht, denn das ist die Kerndisziplin von monday.com, und dort ist es stark.

Kann ich meine monday-Boards direkt in Excel übernehmen?

Die Daten ja, die Struktur nicht. Ein Board lässt sich als Tabellendatei herausgeben, und Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Status und Termine lassen sich daraus in die Kundenliste übertragen. Was nicht mitkommt, sind Ihre selbst angelegten Spalten, die Ansichten und die Automatisierungen, denn CRM in Excel hat eine feste Struktur mit 14 Kontaktstatus. Planen Sie die Zuordnung vor dem Umzug, dann ist der Rest Fleißarbeit von einem Nachmittag.

Was passiert mit meinen Automatisierungen nach dem Wechsel?

Sie fallen weg und werden durch einen festen Rhythmus ersetzt. In der Datei entscheiden der Kontaktstatus und die von Ihnen eingestellten Wiedervorlage-Fristen, wer heute wieder auf der Tagesliste steht: ein nicht erreichter Anruf nach der eingestellten Frist, ein Termin am Termintag, ein abgeschlossener Vorgang nie wieder. Das deckt die Erinnerung ab, nicht den Versand. Nachrichten schreiben und verschicken Sie weiterhin selbst, unterstützt von den mitgelieferten Vorlagen.

Reicht eine lokale Datei, wenn wir zu zweit arbeiten?

Nur wenn Sie sich nicht ins Gehege kommen. CRM in Excel ist für einen Arbeitsplatz gebaut: keine gleichzeitige Bearbeitung, keine Rollen, keine Änderungsspur. Das funktioniert, wenn eine Person die Kundenliste führt und die zweite in ihren eigenen Werkzeugen arbeitet, oder wenn die Datei einen klaren Besitzer hat. Sobald beide parallel an derselben Liste arbeiten oder von unterwegs auf denselben Stand zugreifen müssen, ist ein Cloud-Werkzeug die richtige Wahl, und dann bleiben Sie besser bei monday.com.

Was nach dem Abschied vom Board übrig bleibt, ist eine Kundenliste und die Frage, wem sie gehört. Dazu zwei Texte, die mit Projektsoftware nichts mehr zu tun haben: CRMs, die ohne Cloud auskommen, und CRMs mit Einmalpreis statt Monatsgebühr.

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Michał B. Fedor