Organização e crescimento do negócio

Em resumo: negócio pequeno raramente cresce por falta de leads. Cresce devagar porque vaza: a proposta que morreu no silêncio, o cliente antigo que ninguém procurou e o contato frio que pediu para ser chamado depois e nunca foi. Fechar esses três vazamentos custa uma hora por dia e nada em anúncio. Só depois disso faz sentido abrir mais torneira.

Aviso: o CRM in Excel é o nosso produto. E ele tem uma limitação que combina mal com este assunto — no dia em que você contratar a segunda pessoa, ele deixa de servir. Está escrito no fim, com todas as letras.

Antes de trazer mais gente, pare de perder a que já entrou

A reação instintiva de quem quer crescer é aumentar a entrada: mais anúncio, mais indicação, mais prospecção. Faz sentido e às vezes é a resposta certa. Mas é a resposta cara, e quase sempre é a segunda coisa a fazer — não a primeira. A primeira é olhar para os vazamentos. Eles são três, e você tem os três:

• Propostas sem data de retorno. Conte quantas pessoas receberam um orçamento ou uma proposta sua nos últimos noventa dias e nunca mais foram procuradas. Cada uma é um negócio que você já pagou para conseguir — com tempo, deslocamento e o trabalho de escrever — e que está parado esperando um telefonema que não vem.
• Clientes antigos abandonados. Gente que comprou, ficou satisfeita e sumiu do seu radar. É a lista mais quente que existe e a menos trabalhada. O tratamento disso está em fidelizar clientes.
• Contatos frios que pediram para ser chamados depois. "Me liga em março." Chegou março e ninguém ligou, porque março não estava escrito em lugar nenhum.

Nenhum dos três se resolve com mais anúncio. Todos os três se resolvem com uma coluna de data e o hábito de olhar para ela de manhã.

O que medir quando você vende sozinho

Sistemas grandes medem previsão de receita, probabilidade de fechamento, valor ponderado do funil. São métricas de gerente: existem para prever o resultado de um time e cobrar quem está abaixo da meta. Quem vende sozinho não precisa prever — precisa agir.

O que faz diferença para você é o número de esforço: quantos contatos você fez nesta semana e neste mês. É a única coisa que você controla diretamente. O faturamento é consequência com atraso — o que você fizer em julho aparece em setembro. Se você só olha o faturamento, está dirigindo pelo retrovisor. Por isso as estatísticas que importam são simples e semanais: um número que cai três semanas seguidas é um aviso; um número que sobe é um hábito pegando.

Constância vence intensidade

Todo autônomo conhece a serra: mês cheio, para de prospectar; mês vazio, prospecta desesperado. A serra não é falta de disciplina moral — é falta de sistema. Quando o trabalho de prospecção não tem hora marcada e não tem lista pronta, ele perde para o trabalho urgente, todos os dias. Uma hora por dia, no mesmo horário, com a lista já filtrada na tela quando você senta. Não é motivação: é logística.

Crescer não é fazer mais coisas: é fazer as mesmas em menos tempo

Repare no que consome o seu tempo comercial e não é conversa com cliente: descobrir para quem ligar, lembrar do que foi combinado, procurar o telefone da pessoa, escrever a mesma mensagem pela vigésima vez, identificar o número desconhecido que está tocando. Nada disso é venda: é atrito. Cortar o atrito é o que permite dobrar o volume de contato sem dobrar as horas.

O gargalo seguinte, que é um problema bom

Se tudo isso funcionar, uma hora você vai ter mais trabalho do que consegue executar. Aí o gargalo deixa de ser comercial e passa a ser capacidade: você precisa de mais uma pessoa. E no dia em que você tem uma equipe, um sistema local no seu computador deixa de servir — duas pessoas não editam o mesmo arquivo ao mesmo tempo sem conflito de versão.

Nessa hora, assine um sistema em nuvem e não hesite. O mesmo vale se você passar a depender de integrações (leads do site entrando sozinhos, e-mail sincronizado) ou se o seu trabalho migrar para o celular. Nós vendemos um produto que roda no Windows, offline, para uma pessoa: se o seu negócio saiu desse formato, ele não é para você — e isso é sucesso, não fracasso.

Enquanto você ainda é o negócio inteiro

E é onde a maioria está: uma pessoa, um computador, algumas centenas de contatos e três vazamentos abertos. Você pode fechar os três com uma planilha montada por você — o guia está em como montar seu controle de clientes passo a passo — ou com o CRM in Excel: duas bases separadas (clientes conquistados e contatos frios, 5000 registros cada), 14 situações de contato, agenda do dia que se atualiza sozinha ao abrir o arquivo, lembretes de retorno, modelos de SMS e e-mail editáveis, busca do cliente pelo telefone e estatísticas semanais e mensais de ligações — o seu número de esforço, sem previsão de receita e sem funil com valores, porque essas são perguntas de gerente e você não tem um.

O sistema não envia mensagem sozinho: prepara o texto, quem envia é você. Pagamento único, sem mensalidade, funciona sem internet, configuração inicial de cerca de uma hora. Versão de teste gratuita: 50 clientes e 50 contatos frios.

Perguntas frequentes

Como a organização dos clientes ajuda o negócio a crescer?

Fechando vazamentos antes de abrir mais torneira: proposta sem retorno, cliente antigo abandonado e contato frio esquecido. Nenhum se resolve com anúncio.

O que medir quando se vende sozinho?

Esforço, não previsão: quantos contatos você fez nesta semana e neste mês. Previsão de receita é métrica de gerente, e você não tem time para cobrar.

O que traz mais resultado: mais leads ou melhor acompanhamento?

Quase sempre o acompanhamento, porque é mais barato. Antes de investir em captação, conte quantas propostas suas estão paradas sem data de retorno.

Quanto tempo por dia dedicar à prospecção?

Uma hora fixa, no mesmo horário, com a lista já pronta na tela. Constância vence mutirão de fim de mês.

Quando o meu sistema atual vira gargalo do crescimento?

Quando entra a segunda pessoa na operação. Aí o arquivo local deixa de servir e a nuvem passa a ser a escolha certa. É sinal de que o negócio cresceu.

Prefere ser dono das suas ferramentas em vez de alugar? Leia nossas comparações honestas: Controle de clientes em Excel e Sistema sem mensalidade: comprar em vez de alugar.

— Michał B. Fedor