Darmowy CRM 2026: ile naprawdę kosztuje „za darmo”
W skrócie: Są trzy rodzaje darmowego CRM-u i każdy kosztuje Cię coś innego. Darmowe pakiety chmurowe (HubSpot, Zoho) kosztują limity i kontrolę. Darmowe narzędzia lokalne (OfflineCRM) kosztują dziś ryzyko porzucenia: sam OfflineCRM wydał ostatnią wersję w 2021 r. Własny, ustrukturyzowany plik Excela kosztuje jedno popołudnie pracy. Wszystkie trzy są w porządku: wybierz cenę, którą wolisz zapłacić. Zastrzeżenie: CRM in Excel to nasz produkt, płatny, a jego wersja bezpłatna mieści 1000 kontaktów i nie prosi o e-mail.
„Darmowy CRM” to jedno z najczęściej wpisywanych haseł w tej kategorii, a niemal każdy artykuł na ten temat to ranking napisany przez kogoś, kto zarabia na odpowiedzi. Oto wersja, która zaczyna się od kompromisu, a nie od rankingu.
1. Darmowe pakiety w chmurze (HubSpot, Zoho i spółka)
Na starcie hojne i naprawdę użyteczne. Kompromis jest strukturalny: limity kontaktów, użytkowników albo funkcji, które zaciskają się dokładnie wtedy, gdy firma rośnie, oraz miejsce przechowywania danych, którego nie wybierasz. To nie oszustwo, tylko model biznesowy: darmowy plan jest wejściem do płatnego.
Zapytaj, zanim się zwiążesz: jak wygląda dzień 501, ten, w którym baza przekracza darmowy limit?
2. Darmowe narzędzia lokalne (OfflineCRM)
Formalnie bezpłatny do pobrania, ale projekt jest porzucony: ostatnia wersja z 2021 r., blog milczy od 2022, a strona pobierania dla Windows zwraca błąd. Zainstalowane kopie mogą jeszcze działać i to jest właśnie pułapka: historia Twoich klientów mieszkałaby w programie, którego nikt nie utrzymuje. Masz tam dane? Eksportuj. Wybierasz dopiero teraz? Nie zaczynaj tam. najlepsze CRM-y offline.
3. Własny arkusz
Darmowy, bez limitów i Twój, pod warunkiem, że ma strukturę: wiersz na kontakt, status z listy rozwijanej i datę następnej akcji. Wyrzuć datę, a zostaje spis telefonów, na który nikt nie reaguje. Budowa zajmuje popołudnie: jak zbudować system CRM w Excelu. Ograniczenia są uczciwe: jeden użytkownik, brak automatyzacji, słabo na telefonie: rozkładamy je w tekście czy Excel nadaje się na CRM.
4. Czwarta opcja, której nikt nie wymienia: darmowy plik o realnej pojemności
Większość „darmowych wersji próbnych” to odliczanie dni. U nas jest inaczej: darmowy plik mieści 1000 kontaktów, nie prosi o e-mail i nie odlicza dni. To wystarczy, żeby przerobić realny tydzień telefonów, zanim ktokolwiek poprosi Cię o 179,00 zł.
Kiedy nasz produkt to zły wybór
CRM w Excelu jest zrobiony dla jednej osoby na jednym komputerze z Windows. Jeśli kilka osób pracuje równolegle na tych samych kontaktach, potrzebujesz integracji (poczta, kalendarz, formularze) albo pracujesz głównie z telefonu, wygrywa CRM w chmurze, także darmowy.
Pytanie, które naprawdę rozstrzyga
Nie „co jest za darmo?”, tylko „co stanie się z moją historią klientów za trzy lata?”. Jeśli odpowiedź musi przetrwać zmianę cennika, zwrot strategiczny dostawcy albo porzucenie produktu, to własność danych (plik na Twoim dysku) jest warta więcej niż zero na fakturze. Jeśli baza jest mała i nic od niej nie zależy, weź darmowy plan i ciesz się nim. Skoro o uczciwości: nasz darmowy plik nie jest wersją płatną z wyłączonymi funkcjami. Jest celowo prostszy. Ma jedną bazę na 1000 kontaktów, siedem statusów, kolumnę zaległych kontaktów filtrowaną ręcznie i wyszukiwanie po numerze. Nie ma planera dnia, przypomnień o follow-upach ani szablonów wiadomości. Plik jest po angielsku, bez makr, bez konta i bez terminu.
A jeśli po tej lekturze wiesz już, że chcesz mieć plik na własność, wszystko stoi na stronie produktu: CRM in Excel za 179,00 zł jednorazowo, dwie bazy po 5000 kontaktów, 14 statusów, planer dnia, przypomnienia o follow-upach oraz szablony SMS i e-mail. W kasie widzisz kwotę w swojej walucie, a kod startingOut zdejmuje 20 procent.
Cztery opcje w jednym zestawieniu
| Opcja | Ile kosztuje | Dla kogo | Haczyk |
|---|---|---|---|
| Darmowy pakiet w chmurze (HubSpot, Zoho i spółka) | Za darmo do limitu | Każdy, kto chce mieć pełny CRM od dziś i akceptuje limity | Limity zaciskają się dokładnie wtedy, gdy rośniesz; nie decydujesz, gdzie leżą dane |
| OfflineCRM | Za darmo | Zerowy budżet, niewielka lista, dane, które muszą zostać na komputerze | Porzucony: ostatnia wersja 2021, pobieranie nie działa |
| Własny arkusz | Za darmo | Każdy, kto zbuduje strukturę: kolumnę statusu i datę następnego działania | Jeden użytkownik, zero automatyzacji, utrzymujesz go sam |
| Darmowy plik CRM w Excelu (nasz produkt) | Za darmo: 1000 kontaktów, bez limitu czasu, bez karty; plik po angielsku | Sprawdzenie, czy prowadzenie bazy w Excelu naprawdę do Ciebie pasuje | Potem 179,00 zł za wersję płatną; jeden użytkownik, Windows + Excel 2016+ |
Nasz wybór: jeśli Twoja lista jest krótka i niewiele od niej zależy, weź darmowy pakiet w chmurze i korzystaj. Jeśli historia klientów ma przetrwać zmianę cennika, zwrot producenta albo porzucenie produktu, miej plik na własność. To cała decyzja, reszta to szczegóły.
FAQ
Jaki jest najlepszy darmowy CRM?
OfflineCRM (darmowy, ale porzucony), darmowe plany HubSpota lub Zoho (limitowane, chmura) albo ustrukturyzowany arkusz.
Czy darmowy CRM wystarczy małej firmie?
Dla jednej osoby zwykle tak, o ile akceptujesz kompromis danej opcji.
Gdzie jest haczyk w darmowych planach CRM?
Limity przy wzroście, funkcje za płatną ścianą, dane poza Twoją kontrolą.
Czy mogę pobrać darmowy CRM i używać offline?
Realnie już nie: OfflineCRM jest porzucony, a pobieranie nie działa. Zostaje darmowy plik o realnej pojemności (u nas 1000 kontaktów, bez limitu czasu).
Darmowy CRM czy tani, kupowany raz?
Mała, mało istotna baza: darmowy. Baza, od której zależy firma: własność i ciągłość biją zero na fakturze.
A Ty w czym siedzisz? Osobne wersje tego tematu napisaliśmy dla pośredników nieruchomości, firm usługowych, konsultantów oraz rekruterów. Jeżeli po tym przeglądzie darmowych opcji chcesz po prostu zacząć, pobierz nasz plik za zero złotych, bez maila i bez karty, a gdy tysiąc kontaktów przestanie wystarczać, przejdź na wersję płatną. Obie bazy, listę dnia i statystyki wersji płatnej obejrzysz jeszcze przed pierwszą wydaną złotówką, tyle że w kopii, która nie przyjmuje żadnego wpisu.
Przeczytaj też: Czym jest system CRM? Przewodnik 2026 dla profesjonalistów · Alternatywy dla Act! z licencją kupowaną raz (2026) · Koniec licencji wieczystych w CRM: co teraz
Michał B. Fedor