CRM dla rekrutera: dwie listy, jeden plik
W skrócie: Rekruter solo prowadzi dwie relacje naraz (kandydatów i klientów) i traci pieniądze, gdy któraś stygnie. Nie potrzebujesz ATS-a zbudowanego dla działu HR. Potrzebujesz dwóch list, statusu i daty oddzwonienia. Narzędzie kupowane raz i działające offline (179,00 zł) robi to bez abonamentu za użytkownika.
Systemy rekrutacyjne sprzedaje się parsowaniem CV i zgodnością z przepisami. Zapytaj rekrutera pracującego samodzielnie, gdzie realnie ucieka pieniądz: to kandydat z marca, którego nie udało się nigdzie ulokować, a który idealnie pasowałby do roli z maja, i nikt do niego nie zadzwonił. Zastrzeżenie: CRM in Excel to nasz produkt.
Dlaczego ATS to zły pierwszy zakup
ATS projektowano dla firmy rekrutującej do siebie: jeden pracodawca, wielu aplikujących, ślad audytowy. Rekruter solo prowadzi inny biznes: pracuje po obu stronach rynku naraz, z których obie trzeba pielęgnować miesiącami. Kupowanie do tego ATS-a to jak kupowanie systemu magazynowego do prowadzenia straganu.
Co realnie zarabia
- Notatki o kandydacie, które przeżyją kwartał. Nie CV: to, co powiedział o widełkach, przeprowadzce i szefie, od którego odszedł.
- Dziwactwa klienta. Kto podpisuje, ile to trwa, kogo odrzucili ostatnio i dlaczego.
- Data oddzwonienia na obu listach. Kandydat, dla którego dziś nie ma projektu, i klient, który „teraz nie rekrutuje”, to przyszły przychód z przypisaną datą.
- Szablony. Pierwsza wiadomość, „nadal zainteresowany?”, wiadomość po rozmowie. Po trzydzieści sekund, wysłane póki to ma znaczenie.
Baza, która staje się cmentarzem
Każdy rekruter ją ma: setki kandydatów wpisanych raz i nigdy więcej nietkniętych. To nie problem danych, tylko problem daty. Rekord bez daty następnego kontaktu nigdy nie zostanie otwarty, choćby wyszukiwarka była najlepsza. Dlatego najskromniejsze pole w tym biznesie jest najbardziej dochodowe.
Opcje
| Narzędzie | Cena | Dla kogo | Haczyk |
|---|---|---|---|
| CRM w Excelu (nasz produkt) | 179,00 zł raz | Rekruterzy solo: kandydaci i klienci w jednym własnym pliku, offline | Jeden użytkownik; Windows + desktopowy Excel; brak parsowania CV i integracji z portalami |
| OfflineCRM | za darmo | Start, mała baza | Porzucony (ostatnia wersja 2021); eksportuj dane |
| Platformy rekrutacyjne / ATS | abonament za użytkownika | Agencje z zespołem, wspólną opieką i wymogami audytowymi | Wycenione dla zespołów; solo większość funkcji leży odłogiem |
Ceny producentów sprawdziliśmy 16 sierpnia 2026 u nich samych. Nasza kwota zależy od kursu, dlatego rozstrzyga ta ze strony CRM in Excel, wyświetlona w walucie, którą płacisz. Zanim wyłożysz pieniądze na ATS zbudowany dla całego działu HR, przetestuj dwie listy w jednym pliku: wersja darmowa pomieści tysiąc kandydatów i klientów razem, ma siedem statusów zamiast czternastu, jest opisana wyłącznie po angielsku i o nikim nie przypomni Ci sama, za to nie kosztuje ani złotówki i nie pyta o e-mail. Źródło: OfflineCRM.
Kiedy nasz produkt to zły wybór
Uczciwie: jeśli nad tymi samymi wakatami pracuje równolegle kilku rekruterów, lokalny plik nie jest narzędziem zespołowym; wygrywa chmura albo ATS. Podobnie gdy potrzebujesz integracji z portalami czy kalendarzem albo pracujesz głównie z telefonu.
Słowo o danych kandydatów
Trzymasz CV, oczekiwania płacowe i powody odejścia z poprzedniej pracy. Plik na własnym komputerze zamiast w cudzej chmurze zmniejsza powierzchnię ryzyka, ale nie znosi obowiązków: zbieraj tylko to, czego potrzebujesz, zabezpiecz dostęp, usuwaj przeterminowane. Ochrona danych to proces, nie produkt.
Nasze narzędzie: CRM w Excelu: dwie bazy (klienci i kontakty zimne, naturalne dla klientów i kandydatów), lista dnia z oddzwonieniami, szablony wiadomości, wyszukiwanie po numerze. 179,00 zł raz, offline; na próbę jest darmowy plik CRM na 1000 kontaktów, w angielskiej wersji językowej i bez podawania e-maila.
Jeśli decyduje własność narzędzia, porównania bez lukru: Najlepszy CRM offline i CRM bez abonamentu.
FAQ
Jaki CRM dla rekrutera pracującego solo?
Rekruter prowadzi dwie listy: kandydatów i klientów. Systemy ATS są zbudowane dla działów HR i tak wycenione. Soliście zwykle wystarczy proste narzędzie kupowane raz, które trzyma obie listy i rano mówi, do kogo dzwonić: CRM w Excelu (179,00 zł) albo darmowe, porzucone od 2021 OfflineCRM.
Czym różni się ATS od CRM-u dla rekrutera?
ATS obsługuje proces rekrutacyjny jednego pracodawcy: aplikacje, etapy, oceny. CRM rekrutera pielęgnuje relacje po obu stronach rynku: kandydatów i płacących klientów. Gdy pracujesz na swoim, zarabiasz właśnie na relacjach.
Jak pilnować kandydatów, dla których dziś nie mam projektu?
Datą. Kandydat, który nie pasuje do dzisiejszej roli, często pasuje do następnej, ale tylko jeśli przypomnisz sobie o nim za sześć tygodni. Bez daty kontaktu baza staje się cmentarzem.
Czy freelancer potrzebuje drogiego systemu rekrutacyjnego?
Na start nie. Platformy mają sens przy zespole dzielącym opiekę nad kandydatami albo gdy przepisy wymagają śladu audytowego. Solo pieniądze uciekają przez zapomniane telefony, nie przez brak funkcji.
Dane kandydatów a RODO?
Trzymasz CV, oczekiwania płacowe i powody odejścia z pracy. Plik na własnym komputerze zmniejsza powierzchnię ryzyka, ale nie znosi obowiązków: minimalizacji, zabezpieczenia dostępu, terminów usuwania i podstawy prawnej przetwarzania.
Michał B. Fedor