Plantilla CRM en Excel: qué esperar de una gratis

En resumen: las plantillas de CRM en Excel gratuitas existen, son correctas y sirven para empezar. Casi todas vienen de fabricantes de CRM que las regalan a cambio de tu correo, y todas terminan en el mismo sitio: te dan la tabla, pero el trabajo lo sigues haciendo tú. La diferencia entre una plantilla y una aplicación no está en el diseño, está en las macros.

Aviso: vendemos CRM in Excel y no lo escondemos; también repartimos un archivo gratuito en inglés, más simple, que se descarga sin correo. El artículo dice sin rodeos cuándo una plantilla gratis te basta, y a mucha gente le basta.

Dónde están las plantillas gratuitas y por qué existen

Las encuentras en tres sitios. En los sitios web de los fabricantes de CRM: HubSpot, Zoho, Salesflare y varios más regalan su plantilla a cambio de tu dirección de correo. En las plantillas oficiales de Microsoft, que vienen con Excel. Y en los portales de hojas de cálculo, de calidad muy desigual.

Las primeras son las mejores hechas, y no es casualidad. Una plantilla gratuita es un canal de captación perfectamente legítimo: te da valor real, te deja probar el enfoque, y está diseñada para que llegues a su límite y entonces conozcas su producto de pago. Nadie te está engañando; simplemente conviene saberlo.

Qué debe traer una plantilla decente

• Hoja de clientes: una fila por persona, con el rango convertido en tabla de verdad (Ctrl+T).
• Hoja separada de contactos en frío: mezclarlos con los clientes falsea cualquier informe.
• Lista del día: filtrada por fecha, no una hoja que rellenas a mano.
• Hoja de plantillas de mensajes: textos de SMS y correo listos para copiar.
• Hoja de informes: separada de los datos, siempre.
• Próxima acción y fecha: las dos columnas que convierten una lista de contactos en un sistema de trabajo. Casi ninguna plantilla gratuita las resuelve bien.

Si la plantilla que descargaste tiene estas seis cosas, tienes una base sólida. El montaje completo, si prefieres hacerlo tú desde cero, está en Base de datos de clientes en Excel: guía paso a paso.

Dónde se queda corta cualquier plantilla

Aquí está la parte que las páginas de descarga no te cuentan. Una plantilla, por bonita que sea, no puede:

• recordarte sola a quién te toca llamar hoy en cuanto abres el archivo,
• preparar un SMS o un correo con el tratamiento correcto según el género del cliente,
• encontrar al cliente escribiendo su número cuando te devuelve la llamada,
• contarte cuántas llamadas hiciste esta semana y cuántas acabaron en reunión.

Nada de esto es magia: son macros VBA. Y ahí está la frontera real. Una plantilla es una estructura; una aplicación es una estructura que trabaja. Puedes cruzar esa frontera tú mismo escribiendo el código, y si te gusta Excel, es un proyecto entretenido de unos cuantos fines de semana.

Cuándo una plantilla gratuita te basta de sobra

Si tienes menos de un centenar de contactos activos, si tu ciclo de venta es corto y te acuerdas de todo sin ayuda, o si estás validando si esto de las ventas te gusta siquiera: descarga la plantilla gratuita y no le des más vueltas. Poner dinero en un sistema que vas a dejar medio vacío es dinero perdido.

Cuándo deja de bastar

Cuando empiezas a perder seguimientos. No cuando llegas a un número mágico de contactos, sino el día que te das cuenta de que hay alguien a quien tenías que haber llamado hace dos semanas. Ese es el síntoma, y no se arregla con una tabla más bonita.

En ese punto está CRM in Excel: la misma lógica de Excel, pero con las macros ya escritas. Se abre el archivo y te dice a quién llamar hoy, prepara el mensaje, busca al cliente por su teléfono y cuenta tus llamadas. Pago único de 42,95 €, sin conexión y sin cuota; cuando vayas a pagar, la cantidad aparecerá en la moneda con la que compras siempre, y con el código startingOut se queda un 20% más abajo. La versión gratuita admite 1.000 contactos y no pide correo: pruébala antes de decidir.

Una cosa más, por honestidad: si un equipo necesita editar los mismos datos a la vez, si quieres integraciones con tu correo y calendario o trabajar desde el teléfono, un CRM en la nube es mejor opción; el nuestro no está hecho para eso.

Preguntas frecuentes

¿Dónde descargar una plantilla de CRM en Excel gratis?

En los sitios web de HubSpot, Zoho o Salesflare (a cambio de tu correo) y en las plantillas oficiales de Microsoft.

¿Qué debe incluir una buena plantilla de CRM en Excel?

Clientes, contactos en frío, lista del día, plantillas de mensajes, informes y las columnas próxima acción + fecha.

¿Merece la pena pagar por una plantilla de CRM?

Por una tabla más bonita, no. Por macros que trabajan por ti, puede que sí.

¿Cuál es la diferencia entre una plantilla y un CRM en Excel?

La plantilla es una estructura. La aplicación es una estructura con macros que hace el trabajo.

¿Puedo personalizar una plantilla de CRM en Excel?

Una plantilla, del todo. Una aplicación con macros, con límites: las fórmulas dependen de la estructura.

Una plantilla gratuita resuelve el orden; a partir de ahí empieza la discusión de siempre, alquilar o comprar, nube o equipo propio. Esa discusión está desmenuzada en CRM local que funciona sin conexión; la de la factura, en CRM de pago único: comprar en vez de alquilar. Nuestras dos opciones concretas son la versión de pago, con planificador y plantillas de mensajes, y la gratuita, con una base de 1.000 contactos y filtrado a mano.

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Michał B. Fedor