Plantilla CRM en Excel: qué esperar de una gratis

En resumen: las plantillas de CRM en Excel gratuitas existen, son correctas y sirven para empezar. Casi todas vienen de fabricantes de CRM que las regalan a cambio de tu correo, y todas terminan en el mismo sitio: te dan la tabla, pero el trabajo lo sigues haciendo tú. La diferencia entre una plantilla y una aplicación no está en el diseño, está en las macros.

Aviso: CRM in Excel es nuestro producto y es de pago. Este artículo te dice, sin rodeos, cuándo una plantilla gratuita te basta — y a mucha gente le basta.

Dónde están las plantillas gratuitas y por qué existen

Las encuentras en tres sitios. En las webs de los fabricantes de CRM: HubSpot, Zoho, Salesflare y varios más regalan su plantilla a cambio de tu dirección de correo. En las plantillas oficiales de Microsoft, que vienen con Excel. Y en los portales de hojas de cálculo, de calidad muy desigual.

Las primeras son las mejores hechas, y no es casualidad. Una plantilla gratuita es un canal de captación perfectamente legítimo: te da valor real, te deja probar el enfoque, y está diseñada para que llegues a su límite y entonces conozcas su producto de pago. Nadie te está engañando; simplemente conviene saberlo.

Qué debe traer una plantilla decente

• Hoja de clientes — una fila por persona, con el rango convertido en tabla de verdad (Ctrl+T).
• Hoja separada de contactos en frío — mezclarlos con los clientes falsea cualquier informe.
• Lista del día — filtrada por fecha, no una hoja que rellenas a mano.
• Hoja de plantillas de mensajes — textos de SMS y correo listos para copiar.
• Hoja de informes — separada de los datos, siempre.
• Próxima acción y fecha — las dos columnas que convierten una lista de contactos en un sistema de trabajo. Casi ninguna plantilla gratuita las resuelve bien.

Si la plantilla que te has descargado tiene estas seis cosas, tienes una base sólida. El montaje completo, si prefieres hacerlo tú desde cero, está en Base de datos de clientes en Excel: guía paso a paso.

Dónde se queda corta cualquier plantilla

Aquí está la parte que las páginas de descarga no te cuentan. Una plantilla, por bonita que sea, no puede:

• recordarte sola a quién te toca llamar hoy en cuanto abres el archivo,
• preparar un SMS o un correo con el tratamiento correcto según el género del cliente,
• encontrarte la ficha del cliente cuando su número aparece en la pantalla del teléfono,
• contarte cuántas llamadas hiciste esta semana y cuántas acabaron en reunión.

Nada de esto es magia: son macros VBA. Y ahí está la frontera real. Una plantilla es una estructura; una aplicación es una estructura que trabaja. Puedes cruzar esa frontera tú mismo escribiendo el código, y si te gusta Excel, es un proyecto entretenido de unos cuantos fines de semana.

Cuándo una plantilla gratuita te basta de sobra

Si tienes menos de un centenar de contactos activos, si tu ciclo de venta es corto y te acuerdas de todo sin ayuda, o si estás validando si esto de las ventas te gusta siquiera: coge la plantilla gratuita y no le des más vueltas. Pagar por un sistema que no vas a llenar es tirar el dinero.

Cuándo deja de bastar

Cuando empiezas a perder seguimientos. No cuando llegas a un número mágico de contactos, sino el día que te das cuenta de que hay alguien a quien tenías que haber llamado hace dos semanas. Ese es el síntoma, y no se arregla con una tabla más bonita.

En ese punto está CRM in Excel: la misma lógica de Excel, pero con las macros ya escritas. Se abre el archivo y te dice a quién llamar hoy, prepara el mensaje, busca al cliente por su teléfono y cuenta tus llamadas. Pago único, sin conexión, sin cuota. La versión de prueba (50 clientes + 50 contactos en frío) es gratuita: pruébala antes de decidir.

Preguntas frecuentes

¿Dónde descargo una plantilla de CRM en Excel gratis?

En las webs de HubSpot, Zoho o Salesflare (a cambio de tu correo) y en las plantillas oficiales de Microsoft.

¿Qué debe incluir?

Clientes, contactos en frío, lista del día, plantillas de mensajes, informes y las columnas próxima acción + fecha.

¿Merece la pena pagar por una plantilla?

Por una tabla más bonita, no. Por macros que trabajan por ti, puede que sí.

¿Diferencia entre plantilla y CRM en Excel?

La plantilla es una estructura. La aplicación es una estructura con macros que hace el trabajo.

¿Se puede personalizar?

Una plantilla, del todo. Una aplicación con macros, con límites: las fórmulas dependen de la estructura.

¿Prefieres ser dueño de tus herramientas en vez de alquilarlas? Lee nuestras comparativas honestas: CRM local que funciona sin conexión y CRM de pago único: comprar en vez de alquilar.

— Michał B. Fedor