Plantillas CRM Excel gratis: análisis honesto
En resumen: Las plantillas CRM de Excel gratis existen y sirven: como almacén. Ninguna tiene macros, así que ninguna te dirá a quién llamar hoy. Aguantan hasta unas 50 relaciones activas. No es opinión nuestra: es la cifra que HubSpot publica en la página de su propia plantilla. A partir de ahí, o te compras disciplina o pierdes ventas.
Aviso: vendemos CRM in Excel, nuestro propio producto. Lee esto como leerías una reseña escrita por un competidor: y comprueba las citas, todas enlazan a las páginas de los fabricantes.
Cómo las he juzgado
No por el aspecto. Solo tres preguntas: ¿instala algo?, ¿tiene macros? y ¿te dice qué hacer hoy? La primera decide si de verdad es una hoja de cálculo. La segunda, si algún día podrá hacer algo más que guardar texto. La tercera, si cambia tus ingresos.
La plantilla CRM gratuita de HubSpot
La plantilla más enlazada de internet y la más honesta sobre sus propios límites. Te da una hoja de contactos, un embudo de ventas y un panel, y está bien construida. Para conseguirla entregas tu correo. Ese es el precio: la plantilla es la puerta de entrada a la plataforma de pago.
Lo que merece cita es la frase de su propia página: es «perfecta para tus primeros 2 a 6 meses gestionando hasta 50 clientes», y en cuanto «haces seguimiento a más de 50 relaciones activas, las actualizaciones manuales empiezan a comer tiempo». Un fabricante que señala dónde termina su producto gratuito es más raro de lo que debería. Créele.
Vertex42
La opción purista. Vertex42 la describe en una línea: sin instalación y sin macros, solo una hoja simple. Es exactamente eso, y para mucha gente es exactamente suficiente. Columnas limpias, campo de estado, sin envoltorio de marketing y sin formulario. Si quieres una lista estructurada y nada más: empieza aquí y deja de leer.
Someka
La más completa de las cuatro y la única de pago. Someka ofrece paneles, vista de embudo y un diseño cuidado: parece software. Pero su propia página de producto indica que la plantilla no incluye macros de VBA, es decir, el mismo techo que las gratuitas: presenta tus datos con elegancia y sigue sin sonar una alarma el martes por la mañana.
Salesflare
Salesflare publica una plantilla sin formulario: el archivo está ahí, sin más. Respeto. Lo raro es el argumento que la rodea: esa misma página explica que meter datos a mano «se vuelve lento y poco fiable», y a continuación te ofrece una suscripción como remedio. El diagnóstico es correcto. La receta no es la única.
Comparativa: qué plantilla gana
| Plantilla | Precio | Macros | Para quién | El truco |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot | Gratis | No | Quien quiere vista de embudo y panel desde el primer día | Pide el correo; es la entrada a la plataforma de pago |
| Vertex42 | Gratis | No | La lista simple más limpia, sin marketing | Sobria a propósito; nunca hará más que esto |
| Someka | De pago | No | Quien quiere una hoja pulida con paneles y paga por el diseño | De pago y aun así sin macros: el mismo techo |
| Salesflare | Gratis | No | Descargar sin entregar tu correo | La página entera es un alegato a favor de una suscripción |
| CRM in Excel (nuestro producto) | 42,95 € pago único, prueba gratis | Sí | Quien trabaja solo y necesita que le digan a quién llamar hoy, no solo dónde están los números | Un usuario, Windows + Excel 2016+, sin integraciones ni automatización |
Nuestra recomendación entre las gratuitas: Vertex42 si quieres una lista limpia, HubSpot si quieres un embudo. Las dos guardan bien. Ninguna te obligará a hacer seguimiento, y es el seguimiento, no el almacén, lo que cierra ventas.
El muro de las 50 relaciones
Todas las plantillas chocan con el mismo muro, y HubSpot le puso nombre: unas 50 relaciones activas. No porque a Excel se le acaben las filas (le da igual) sino porque una hoja estática no tiene memoria. No sabe que prometiste llamar el jueves. Eso tienes que saberlo tú, y lo sabrás, hasta la semana en que vayas apurado. Esa semana te cuesta dinero.
Nuestra versión de prueba admite 50 clientes y 50 contactos fríos, sin límite de tiempo y sin tarjeta. No es casualidad: es exactamente el tamaño en el que las plantillas empiezan a fallar. Así compruebas si una rutina real de seguimiento te cambia algo antes de pagar 42,95 € por la versión completa.
Cuándo basta una plantilla, y cuándo nosotros somos la respuesta equivocada
Una plantilla basta si tu lista es corta, tienes buena memoria y nada de tu negocio depende de devolver la llamada en el momento justo. Descarga Vertex42 y sigue trabajando.
Y CRM in Excel es la respuesta equivocada si varias personas trabajan los mismos contactos a la vez, si necesitas integraciones con correo, calendario o formularios web, o si vendes sobre todo desde el teléfono. Ahí gana un CRM en la nube, incluido su plan gratuito. Nosotros estamos hechos para una persona, en un equipo con Windows, que vive al teléfono.
Lo que pasa de verdad tres semanas después de descargar la plantilla
La primera semana con una plantilla CRM gratuita es buena, y esa es justamente la trampa. Vuelcas dentro lo que tenías repartido entre el teléfono, el correo y un cuaderno, rellenas todas las columnas (nombre, teléfono, correo, ciudad, origen del contacto, estado, notas) y por fin ves tu cartera entera en una sola pantalla. Ordenas, filtras, coloreas. Sensación de control real.
La tercera semana el archivo ya no dice la verdad, y no se rompe de golpe: se deshace por las columnas que hay que actualizar después de colgar el teléfono. La columna de estado se queda con el valor del día en que metiste la fila, porque cuando terminas una llamada ya está entrando la siguiente. La fecha del último contacto aparece en blanco en media tabla. Y las notas se convierten en taquigrafía que solo entendías el día que la escribiste: «interesado, volver a llamar», sin decir cuándo ni sobre qué.
El daño concreto llega el lunes por la mañana, cuando abres el archivo con una única pregunta en la cabeza: ¿a quién llamo hoy? La hoja no responde a eso. Puede ordenarte los contactos por fecha del último contacto, que es otra cosa: te dice quién lleva más tiempo sin noticias, no a quién le prometiste algo. La promesa («te llamo el jueves») vive dentro de una nota, como texto que la hoja no lee como fecha. Para convertir esa nota en un plan tienes que leer las filas una por una, tú, cada mañana, antes de empezar a vender.
Nadie hace eso mucho tiempo. Lo que ocurre en la práctica es que aparece una segunda lista fuera del archivo: recordatorios en el teléfono, un papel al lado del teclado, un correo que te mandas a ti mismo. En ese momento la plantilla deja de ser tu sistema y pasa a ser un archivo histórico: sigue guardando datos, pero las decisiones del día ya se toman en otro sitio. Poco después el propio archivo se duplica en copias con nombres parecidos y ya no sabes cuál es la buena.
Señales claras de que tu lista pasó ese punto:
- Antes de llamar a alguien abres el archivo y además buscas en el correo, porque no te fías de que la hoja esté al día.
- Hay filas cuyo estado sigue siendo el mismo que el día que las diste de alta, aunque desde entonces hablaste dos veces con esa persona.
- Recuerdas acuerdos que no están escritos en ninguna parte, y esa memoria es tu verdadero sistema.
- Entra una llamada de un número que no tienes guardado y, para saber quién es, tendrías que buscarlo en el archivo mientras suena.
- Empiezas la jornada decidiendo a quién llamar en vez de llamando.
Conviene ser justo con la herramienta: esto no es un fallo de Excel ni de quien hizo la plantilla. Es la diferencia entre guardar y planificar. Una hoja estática no tiene memoria propia: alguien tiene que cruzar los estados con las fechas y sacar de ahí la lista de hoy. En una plantilla sin macros ese alguien eres tú, todos los días, y el día que vas apurado el sistema se cae.
Pruébalo antes de decidir, y solo si te hace falta
Nuestra versión de prueba no es una versión recortada: es el producto completo, con todas las funciones desbloqueadas. El único límite es de tamaño: 50 clientes captados y 50 contactos fríos, en las dos bases separadas que trae el archivo. La versión completa sube ese límite a 5000 y 5000 con un pago único, y no cambia ninguna otra cosa.
Lo decimos porque en este mercado suele funcionar al revés. La mayoría de los planes gratuitos te dejan meter muchos contactos y te quitan justo aquello que querías probar: los informes, los recordatorios, las plantillas de mensajes. Pruebas una versión que no es el producto y decides a ciegas. Aquí pruebas exactamente lo que vas a usar cada día: la lista de a quién toca llamar hoy, los 14 estados de contacto, los recordatorios de seguimiento, las plantillas de SMS y correo, las estadísticas de tus llamadas y la búsqueda por número (escribes el número en la casilla y el archivo te encuentra a la persona en cualquiera de las dos bases; no detecta la llamada por su cuenta). Con 50 y 50 tienes espacio de sobra para varias semanas de trabajo real antes de decidir.
La frontera ya está trazada en este artículo: lista corta y estable, clientes que te llaman a ti, memoria que no falla: quédate con Vertex42 o con la plantilla de HubSpot y no te compliques la vida. Solo añadimos dos cosas que allí no están: el archivo necesita Windows, así que si trabajas en Mac no somos para ti, y la prueba no caduca, de modo que si haces llamadas a diario te dice en una semana si te sirve. Si no te ves ahí, ya tienes tu respuesta y no necesitas descargar nada nuestro.
¿Sigue siendo así? Comprobado el 17 de agosto de 2026
El 17 de agosto de 2026 volvimos a consultar las cuatro páginas y los cuatro archivos, directamente a los servidores: sin descargar nada, sin entregar ningún correo y sin crear cuentas. Esto fue lo que respondieron.
| Plantilla | Precio | Qué entregas para descargar | Última modificación del archivo |
|---|---|---|---|
| HubSpot | Gratis | Completar un formulario (la vía oficial de descarga) | 12 de junio de 2020 |
| Vertex42 | Gratis | Nada: enlace directo | 27 de mayo de 2020 |
| Someka | Versión completa 39,95 USD (un usuario), 79,95 USD (varios); demo gratis | Tu correo, incluso para la demo | Sin comprobar: el archivo está detrás del formulario |
| Salesflare | Gratis | Nada: enlace directo | 22 de enero de 2025 |
Empecemos por la que no es gratis. La versión completa de Someka cuesta 39,95 USD para un usuario y 79,95 USD para varios, con extras opcionales en el carrito: soporte técnico por 19,95 USD y un servicio de personalización (plan básico) por 250,00 USD. La «versión gratuita» es una demo: entregas tu correo para conseguirla y las condiciones prohíben quitar el logo del fabricante del archivo. Eso es una prueba con marca de agua, no una plantilla gratis.
Ahora las fechas. Las dos páginas parecen vivas: HubSpot lleva 2026 en el pie y Vertex42 declara una actualización de página de 2021. Pero los servidores cuentan otra cosa sobre los archivos: la hoja de HubSpot se modificó por última vez el 12 de junio de 2020 y la de Vertex42, el 27 de mayo de 2020. Las plantillas que encabezan todas las comparativas llevan más de seis años sin tocarse.
El archivo de Salesflare es el más reciente de los cuatro (enero de 2025), pero mira su nombre: sales-funnel-template.xlsx. Es el mismo archivo con el que Salesflare alimenta su página de plantilla de embudo de ventas: una hoja de pipeline, no una base de contactos. Y una advertencia honesta: esto es la foto de un solo día. Los fabricantes cambian precios y páginas de descarga sin avisar, así que comprueba la fuente antes de apoyarte en cualquier fila de arriba.
Preguntas frecuentes
¿Sirven de algo las plantillas CRM de Excel gratis?
Para la primera lista, sí. Dan estructura: una fila por contacto, una columna de estado, un sitio para las notas. Eso ya supera a una libreta. Dejan de servir cuando la lista crece: nada te recuerda a quién llamar hoy y mantenerla al día se convierte en una tarea diaria que acabas saltándote.
¿Cuál es la mejor plantilla CRM de Excel gratis?
Vertex42 si quieres la hoja simple más limpia. HubSpot si quieres una vista de embudo y no te importa dar tu correo. Salesflare si quieres descargar sin formulario. Someka es la más completa, pero es de pago y tampoco lleva macros.
¿Las plantillas CRM de Excel tienen macros?
Casi ninguna. Vertex42 lo dice sin rodeos: sin instalación y sin macros, solo una hoja. Someka indica que su plantilla no incluye macros de VBA. Es lo que importa: sin macros una plantilla no puede planificarte el día, ni marcar la fecha de una llamada, ni encontrar un contacto por su número.
¿Dónde puedo descargar una plantilla CRM gratis para Excel?
HubSpot, Vertex42 y Salesflare publican una. HubSpot te pide antes el correo; Salesflare enlaza el archivo directamente. Antes de descargar, decide qué necesitas de verdad: un sitio donde guardar contactos o algo que te diga a quién llamar hoy.
¿Cuándo hay que dejar la plantilla?
Cuando dejas de fiarte de ella. En la práctica, alrededor de 50 relaciones activas (el número que da el propio HubSpot) o la primera vez que te das cuenta de que no devolviste la llamada a alguien que quería comprar.
¿Cómo hago un registro de clientes en Excel que no se quede desactualizado?
Ningún registro se mantiene solo: se mantiene cuando actualizarlo cuesta menos que saltárselo. En la práctica eso significa pocas columnas obligatorias (nombre, teléfono, estado, fecha del último contacto y próxima acción) y una regla estricta: la próxima acción se escribe como fecha real, en una celda con formato de fecha, nunca dentro de la nota. Así puedes ordenar y filtrar por ella, que es lo único que convierte un registro en una rutina. Actualiza durante la llamada, no al final del día, porque al final del día no queda nadie con ganas. Y si mantenerlo al día exige recorrer varias pestañas, el registro está condenado desde el diseño.
¿Qué diferencia hay entre un listado de clientes y una ficha de clientes?
El listado responde a «quién existe» y la ficha responde a «qué ha pasado con esta persona». El listado es una línea por contacto con los datos estables (nombre, empresa, teléfono, correo, ciudad) y sirve para filtrar, contar y encontrar. La ficha es el historial de una sola relación: conversaciones, fechas, lo que se acordó y cuál es el siguiente paso. En Excel puedes tener las dos cosas, pero la ficha crece con el tiempo y la fila no, así que el historial acaba comprimido en una celda de notas. Casi todas las plantillas gratuitas te dan un listado excelente y lo llaman CRM; lo que se queda corto es el seguimiento: recordarte por qué esa persona no ha comprado todavía y cuándo toca volver a llamarla.
¿Sirve una base de datos de clientes en Excel para hacer seguimiento de clientes?
Sirve para guardar el seguimiento, no para provocarlo. Excel almacena perfectamente el estado, la fecha de la última llamada y lo que se habló, y con filtros recuperas cualquier cosa en segundos. Pero una base de datos solo contesta a las preguntas que alguien le hace, y el seguimiento consiste precisamente en que esa pregunta se haga cada mañana sin falta. Sin macros, quien la hace eres tú; con macros, el propio archivo puede cruzar estados y fechas y presentarte la lista de hoy en cuanto lo abres. Esa es toda la diferencia entre una base de datos de clientes en Excel y un CRM hecho en Excel.
Si quieres la plantilla que sí planifica el día, prueba la versión gratuita de CRM in Excel: 50 clientes y 50 contactos fríos, sin tarjeta.
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Michał B. Fedor