Cómo hacer un CRM en Excel paso a paso

Q: ¿Cómo hacer un CRM en Excel paso a paso?

Crea una hoja de clientes con una fila por persona. Convierte el rango en tabla con Ctrl+T. Pon el estado como lista desplegable con Validación de datos. Añade dos columnas obligatorias: próxima acción y fecha. Separa los contactos en frío en otra hoja. Monta una hoja de informes aparte con CONTAR.SI. Y filtra por «fecha igual o anterior a hoy» para tener tu lista de trabajo. Se hace en una tarde.

Q: ¿Qué hojas debe tener un CRM en Excel?

Cuatro, y ninguna más. Clientes, contactos en frío, plantillas de mensajes e informes. Meterlo todo en una sola hoja es el error más frecuente: falsea los recuentos y llena tu lista del día de ruido. Y los informes van siempre en una hoja separada de los datos, nunca encima de la tabla.

Q: ¿Qué fórmulas necesito para un CRM en Excel?

Menos de las que crees. SI junto con HOY para marcar lo que toca hacer hoy. CONTAR.SI para el recuento por estado en la hoja de informes. BUSCARX (o BUSCARV en versiones antiguas) para localizar al cliente por su número de teléfono. Y CONCAT para montar el texto del mensaje con el nombre. Con esas cuatro tienes un sistema funcionando.

Q: ¿Se pueden usar macros en un CRM en Excel?

Sí, y son la diferencia real entre una hoja y una aplicación. Con VBA puedes hacer que la lista del día se calcule sola al abrir el archivo, que el mensaje se prepare con el nombre correcto, que la llamada quede registrada con un botón y que las estadísticas se actualicen solas. Sin macros todo eso lo tienes que hacer tú a mano, cada día.

Q: ¿Cuánto tardo en montar mi propio CRM en Excel?

La estructura básica, una tarde. Las fórmulas, otra tarde. Las macros, varios fines de semana si nunca has escrito VBA, y algo más si quieres que sea robusto y no se rompa al primer dato raro. La estructura merece la pena hacerla siempre; las macros ya es una decisión sobre cuánto vale tu tiempo libre.

16 de junio de 2026

En resumen: la estructura se monta en una tarde; con las fórmulas, cuenta otra. Necesitas cuatro hojas (clientes, contactos en frío, plantillas de mensajes e informes), el rango convertido en tabla con Ctrl+T, el estado como lista desplegable y dos columnas que lo cambian todo: próxima acción y fecha. Con cuatro fórmulas (SI+HOY, CONTAR.SI, BUSCARX y CONCAT) tienes el sistema en pie. Lo que no vas a conseguir sin macros es que el archivo trabaje solo: avisar, preparar mensajes y contar llamadas.

Transparencia: CRM in Excel es nuestro producto y sigue el mismo esquema que esta guía, con las macros ya escritas. Aun así, lo que viene funciona sin nosotros. Si lo sigues hasta el final, puede que no nos necesites, y no pasa nada.

Seis pasos para montar un CRM en Excel: hoja de clientes, tabla, estado desplegable, acción y fecha, hoja de informes y filtro del día

Paso 1: cuatro hojas, ni una más

Clientes: una fila por persona con la que ya has hablado.
Contactos en frío: hoja aparte, siempre. Si mezclas a quien ya te compró con quien no sabe que existes, tus informes dejan de significar nada.
Plantillas: los textos de SMS y correo que usas una y otra vez.
Informes: recuentos y totales. Nunca encima de la tabla de datos: los informes en la misma hoja que los datos son la causa número uno de que las fórmulas se rompan al ordenar.

Paso 2: las columnas de la hoja de clientes

Nombre, apellidos (en columnas separadas: juntarlos destroza el filtrado), teléfono (en formato texto y con prefijo, o Excel se come el cero), correo, ciudad, origen del contacto, estado, próxima acción, fecha y notas. Diez columnas.

Resiste la tentación de añadir veinte más. Las bases de datos de clientes no mueren por falta de campos, mueren por exceso: cada columna extra es un campo que alguien tiene que rellenar cada día, y el día que dejas de rellenarlo, el archivo empieza a mentir.

Paso 3: Ctrl+T, el paso que casi todos se saltan

Selecciona el rango y pulsa Ctrl+T. Convertirlo en tabla de verdad hace que las fórmulas, los formatos y las listas desplegables se extiendan solos cuando añades una fila. Sin esto, tus fórmulas se romperán justo cuando el archivo empiece a crecer, que es exactamente cuando no te lo puedes permitir.

Paso 4: el estado va como lista cerrada

Datos → Validación de datos → Lista: Nuevo, Contactado, Oferta enviada, Cliente, Perdido. Cinco estados. Si escribes el estado a mano, en tres meses convivirán «Oferta», «Oferta enviada» y «Oferta env.», y para Excel serán tres cosas distintas. Tu recuento saldrá mal y no te vas a enterar.

Paso 5: próxima acción y fecha (aquí está todo)

Dos columnas: qué y cuándo. Ahí está todo lo que separa una lista de contactos de un sistema de ventas. La lista guarda con quién hablaste alguna vez. El sistema te pone delante los nombres que te tocan hoy. Si de este artículo solo te llevas una idea, que sea esta.

Paso 6: la lista del día es un filtro, no una hoja nueva

Añade una columna auxiliar: =SI([@fecha]<=HOY();"HOY";"") y filtra por ella. Eso es tu jornada de trabajo. Esta fórmula sola sustituye a la mitad de las funciones por las que otros pagan una cuota mensual.

Paso 7: los informes, con una sola fórmula

En la hoja de informes, =CONTAR.SI(Clientes[estado];"Oferta enviada") y repites para cada estado. Ya tienes tu embudo. No necesitas gráficos: necesitas saber cuántas ofertas tienes vivas y cuántas se convirtieron.

Las fórmulas que de verdad usarás

SI + HOY: la lista del día.
CONTAR.SI: el recuento por estado, en la hoja de informes.
BUSCARX (o BUSCARV en versiones antiguas): encontrar al cliente por su número cuando te suena el teléfono y no sabes quién es.
CONCAT: montar el texto del mensaje con el nombre del cliente.

Los cuatro errores que arruinan estos archivos

Todo en una hoja. Clientes y contactos en frío mezclados: informes inútiles.
Estado como texto libre. Ya explicado. Es el error más caro.
Informes encima de los datos. Se rompen al ordenar o filtrar.
Formato condicional en columnas enteras. Es lo que hace lento el archivo, no el número de filas.

Dónde acaba lo que puedes hacer sin macros

Aquí es donde las demás guías se callan. Sin VBA, tu archivo no te avisará solo al abrirlo, no preparará el SMS con el nombre correcto, no registrará la llamada con un botón y no te dirá cuántas llamadas hiciste esta semana. No es un defecto de Excel: es la frontera entre una hoja y una aplicación. La puedes cruzar tú escribiendo el código, y si te gusta Excel es un proyecto entretenido de unos cuantos fines de semana.

Cuándo nada de esto es para ti

Si varias personas van a editar el mismo archivo a la vez, si necesitas que tus formularios web y tu facturación se conecten solos, o si trabajas desde el teléfono la mayor parte del día: no montes esto. Elige un CRM en la nube. Un archivo de escritorio compartido entre cuatro personas es una fábrica de conflictos, y ninguna macro lo arregla.

Si prefieres dedicar el fin de semana a otra cosa

Entonces está CRM in Excel: el mismo esquema que esta guía, con las macros ya escritas. La lista del día se calcula al abrir el archivo, las plantillas de SMS y correo salen con el nombre correcto, buscas al cliente por su teléfono y tienes estadísticas de llamadas.

Lo que no vas a poder hacer, dicho antes de que lo intentes: añadir columnas o mover la estructura de las hojas, porque de ella dependen las macros. Queda a tu alcance el texto de los mensajes, tus datos de contacto, cada cuánto vuelves a llamar y las notas; la interfaz de CRM in Excel está en inglés. Si lo que buscas es un archivo moldeable a tu gusto, monta el tuyo con esta guía: sale gratis y es la decisión correcta. Si buscas lo contrario, algo terminado, cuesta 42,95 € una sola vez y trabaja sin conexión; el importe se ajusta solo a la moneda con la que pagas. Entre medias está el archivo gratuito, una lista sencilla de 1.000 contactos, en inglés y sin correo. Y las plantillas del mercado, analizadas una a una, están en Plantilla CRM en Excel.

Preguntas frecuentes