Cómo hacer un CRM en Excel paso a paso

En resumen: montar un CRM en Excel te lleva una tarde. Necesitas cuatro hojas (clientes, contactos en frío, plantillas de mensajes e informes), el rango convertido en tabla con Ctrl+T, el estado como lista desplegable y dos columnas que lo cambian todo: próxima acción y fecha. Con cuatro fórmulas (SI, HOY, CONTAR.SI, BUSCARX) tienes el sistema en pie. Lo que no vas a conseguir sin macros es que el archivo trabaje solo: avisar, preparar mensajes y contar llamadas.

Transparencia: CRM in Excel es nuestro producto y hace exactamente lo que esta guía te enseña a montar, con las macros ya escritas. Aun así, lo que viene funciona sin nosotros. Si lo sigues hasta el final, puede que no nos necesites, y no pasa nada.

Paso 1: cuatro hojas, ni una más

• Clientes — una fila por persona con la que ya has hablado.
• Contactos en frío — hoja aparte, siempre. Si mezclas a quien ya te compró con quien no sabe que existes, tus informes dejan de significar nada.
• Plantillas — los textos de SMS y correo que usas una y otra vez.
• Informes — recuentos y totales. Nunca encima de la tabla de datos: los informes en la misma hoja que los datos son la causa número uno de que las fórmulas se rompan al ordenar.

Paso 2: las columnas de la hoja de clientes

Nombre, apellidos (en columnas separadas: juntarlos destroza el filtrado), teléfono (en formato texto y con prefijo, o Excel se come el cero), correo, ciudad, origen del contacto, estado, próxima acción, fecha y notas. Diez columnas.

Resiste la tentación de añadir veinte más. Las bases de datos de clientes no mueren por falta de campos, mueren por exceso: cada columna extra es un campo que alguien tiene que rellenar cada día, y el día que dejas de rellenarlo, el archivo empieza a mentir.

Paso 3: Ctrl+T, el paso que casi todos se saltan

Selecciona el rango y pulsa Ctrl+T. Convertirlo en tabla de verdad hace que las fórmulas, los formatos y las listas desplegables se extiendan solos cuando añades una fila. Sin esto, tus fórmulas se romperán justo cuando el archivo empiece a crecer, que es exactamente cuando no te lo puedes permitir.

Paso 4: el estado va como lista cerrada

Datos → Validación de datos → Lista: Nuevo, Contactado, Oferta enviada, Cliente, Perdido. Cinco estados. Si escribes el estado a mano, en tres meses convivirán «Oferta», «oferta» y «Oferta env.», y para Excel serán tres cosas distintas. Tu recuento saldrá mal y no te vas a enterar.

Paso 5: próxima acción y fecha (aquí está todo)

Dos columnas: qué y cuándo. Son la única diferencia entre una agenda y un sistema de ventas. Una agenda te dice quiénes son tus clientes. Un sistema te dice a quién tienes que llamar hoy. Si de este artículo solo te llevas una idea, que sea esta.

Paso 6: la lista del día es un filtro, no una hoja nueva

Añade una columna auxiliar: =SI([@fecha]<=HOY();"HOY";"") y filtra por ella. Eso es tu jornada de trabajo. Esta fórmula sola sustituye a la mitad de las funciones por las que otros pagan una cuota mensual.

Paso 7: los informes, con una sola fórmula

En la hoja de informes, =CONTAR.SI(Clientes[estado];"Oferta enviada") y repites para cada estado. Ya tienes tu embudo. No necesitas gráficos: necesitas saber cuántas ofertas tienes vivas y cuántas se convirtieron.

Las fórmulas que de verdad usarás

• SI + HOY — la lista del día.
• CONTAR.SI — el recuento por estado, en la hoja de informes.
• BUSCARX (o BUSCARV en versiones antiguas) — encontrar al cliente por su número cuando te suena el teléfono y no sabes quién es.
• CONCAT — montar el texto del mensaje con el nombre del cliente.

Los cuatro errores que arruinan estos archivos

• Todo en una hoja. Clientes y contactos en frío mezclados: informes inútiles.
• Estado como texto libre. Ya explicado. Es el error más caro.
• Informes encima de los datos. Se rompen al ordenar o filtrar.
• Formato condicional en columnas enteras. Es lo que hace lento el archivo, no el número de filas.

Dónde acaba lo que puedes hacer sin macros

Aquí es donde las demás guías se callan. Sin VBA, tu archivo no te avisará solo al abrirlo, no preparará el SMS con el nombre correcto, no registrará la llamada con un botón y no te dirá cuántas llamadas hiciste esta semana. No es un defecto de Excel: es la frontera entre una hoja y una aplicación. La puedes cruzar tú escribiendo el código, y si te gusta Excel es un proyecto entretenido de unos cuantos fines de semana.

Cuándo nada de esto es para ti

Si vais a ser varias personas editando el mismo archivo a la vez, si necesitas que tus formularios web y tu facturación se conecten solos, o si trabajas desde el teléfono la mayor parte del día: no montes esto. Coge un CRM en la nube. Un archivo de escritorio compartido entre cuatro personas es una fábrica de conflictos, y ninguna macro lo arregla.

Si prefieres dedicar el fin de semana a otra cosa

Entonces está CRM in Excel: la misma estructura de esta guía, con las macros ya escritas. La lista del día se calcula al abrir el archivo, las plantillas de SMS y correo salen con el nombre correcto, buscas al cliente por su teléfono y tienes estadísticas de llamadas.

Lo que no hace, para que lo sepas antes: no puedes añadir columnas ni cambiar la estructura de las hojas, porque de ella dependen las macros. Editas las plantillas de mensajes, los ajustes (datos de contacto, intervalos de seguimiento, idioma) y tus notas. Si lo que buscas es un archivo moldeable a tu gusto, monta el tuyo con esta guía: es gratis y es la decisión correcta. Pago único de 58,95 €, sin conexión. Prueba gratuita: 50 clientes y 50 contactos en frío. Y si quieres ver antes qué traen las plantillas del mercado, están analizadas en Plantilla CRM en Excel.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago un CRM en Excel paso a paso?

Hoja de clientes, Ctrl+T, estado desplegable, próxima acción y fecha, hoja de informes y filtro del día. Una tarde.

¿Qué hojas debe tener?

Cuatro: clientes, contactos en frío, plantillas de mensajes e informes. Nunca todo en una.

¿Qué fórmulas necesito?

SI con HOY, CONTAR.SI, BUSCARX y CONCAT. Con esas cuatro funciona.

¿Y las macros?

Son la diferencia entre una hoja y una aplicación: avisar, preparar mensajes, registrar llamadas y medir.

¿Cuánto se tarda?

Una tarde la estructura, otra las fórmulas. Las macros, varios fines de semana si nunca has escrito VBA.

¿Prefieres ser dueño de tus herramientas en vez de alquilarlas? Lee nuestras comparativas honestas: CRM local que funciona sin conexión y CRM de pago único: comprar en vez de alquilar.

— Michał B. Fedor