Darmowe szablony CRM w Excelu: test 2026

W skrócie: Darmowe szablony CRM w Excelu istnieją i są przydatne: jako magazyn danych. Żaden nie ma makr, więc żaden nie powie Ci, do kogo zadzwonić dzisiaj. Działają mniej więcej do 50 aktywnych relacji. To nie nasza opinia: to liczba, którą HubSpot podaje na stronie własnego szablonu. Powyżej niej albo kupujesz sobie dyscyplinę, albo tracisz sprzedaże.

Zastrzeżenie: CRM in Excel to nasz produkt. Czytaj więc ten tekst tak, jak czyta się recenzję napisaną przez konkurenta, i sprawdź cytaty, wszystkie prowadzą do stron producentów.

Jak je oceniałem

Nie po wyglądzie. Trzy pytania: czy coś instaluje, czy ma makra i czy mówi, co masz zrobić dzisiaj. Pierwsze rozstrzyga, czy to naprawdę arkusz. Drugie: czy kiedykolwiek zrobi coś więcej niż przechowa tekst. Trzecie: czy w ogóle zmienia Twoje przychody.

Darmowy szablon CRM od HubSpota

Najczęściej linkowany szablon w internecie i zarazem najuczciwszy wobec własnych ograniczeń. Dostajesz arkusz kontaktów, lejek sprzedaży i pulpit, jest naprawdę porządnie zrobiony. Żeby go pobrać, oddajesz adres e-mail. To jest cena: szablon jest drzwiami wejściowymi do płatnej platformy.

Cytowania wart jest jednak zdanie z jego własnej strony: szablon jest „idealny na pierwsze 2–6 miesięcy przy maksymalnie 50 klientach”, a gdy „śledzisz ponad 50 aktywnych relacji, ręczna aktualizacja zaczyna zjadać czas”. Producent, który sam pokazuje, gdzie kończy się jego darmowe narzędzie, zdarza się rzadziej, niż powinien. Uwierz mu.

Vertex42

Opcja purystyczna. Vertex42 opisuje ją jednym zdaniem: żadnej instalacji, żadnych makr: po prostu arkusz. I dokładnie tym jest, a dla wielu osób to w zupełności wystarcza. Czyste kolumny, pole statusu, zero marketingowej otoczki, zero bramki mailowej. Jeśli potrzebujesz uporządkowanej listy i niczego więcej, zacznij tutaj i przestań czytać.

Someka

Najbardziej kompletna z całej czwórki i jedyna płatna. Someka daje pulpity, widok lejka i porządnie zaprojektowany układ: wygląda jak program. Tyle że na stronie produktu stoi, że szablon nie zawiera makr VBA. Czyli ten sam sufit co w darmowych: potrafi ładnie pokazać Twoje dane i nadal nie przypomni Ci o niczym we wtorek rano.

Salesflare

Salesflare publikuje szablon bez bramki mailowej: plik po prostu jest. Szacunek. Dziwna jest za to argumentacja wokół niego: ta sama strona tłumaczy, że ręczne wpisywanie danych „zjada czas i bywa zawodne”, po czym proponuje jako lekarstwo abonament. Diagnoza jest trafna. Recepta nie jest jedyna możliwa.

Zestawienie: który szablon wygrywa

Szablon	Cena	Makra	Dla kogo	Haczyk
HubSpot	Za darmo	Nie	Dla kogoś, kto chce od pierwszego dnia widok lejka i pulpit	Bramka mailowa; to wejście do płatnej platformy
Vertex42	Za darmo	Nie	Najczystsza możliwa prosta lista: bez marketingu	Z założenia surowy; nigdy nie zrobi więcej
Someka	Płatny	Nie	Dla kogoś, kto chce dopracowany arkusz z pulpitami i zapłaci za design	Płatny, a makr i tak nie ma: ten sam sufit co w darmowych
Salesflare	Za darmo	Nie	Pobranie pliku bez oddawania adresu e-mail	Cała strona jest argumentem za abonamentem
CRM w Excelu (nasz produkt)	179,00 zł raz, wersja próbna gratis	Tak	Dla jednej osoby, której trzeba powiedzieć, do kogo zadzwonić dzisiaj, a nie tylko gdzie leżą numery	Jeden użytkownik, Windows + Excel 2016+, zero integracji i automatyzacji

Nasz wybór wśród darmowych: Vertex42, jeśli chcesz czystą listę; HubSpot, jeśli chcesz lejek. Oba są dobre w przechowywaniu. Żaden nie zmusi Cię do follow-upu, a to on, nie magazyn danych, domyka sprzedaż.

Ściana przy 50 relacjach

Każdy szablon uderza w tę samą ścianę, a HubSpot nazwał ją po imieniu: około 50 aktywnych relacji. Nie dlatego, że w Excelu kończą się wiersze (Excelowi to obojętne) tylko dlatego, że statyczny arkusz nie ma pamięci. Nie wie, że obiecałeś oddzwonić w czwartek. Musisz pamiętać sam i będziesz pamiętał, dokładnie do tygodnia, w którym się zakręcisz. Ten tydzień Cię kosztuje.

Nasza wersja próbna mieści 50 klientów i 50 kontaktów zimnych, bez limitu czasu i bez karty. To nie przypadek: to dokładnie ten rozmiar, przy którym szablony zaczynają zawodzić. Możesz więc sprawdzić, czy realny rytm follow-upów cokolwiek u Ciebie zmienia, zanim zapłacisz 179,00 zł za pełną wersję.

Kiedy szablon wystarczy, i kiedy my jesteśmy złą odpowiedzią

Szablon wystarczy, jeśli lista jest krótka, pamięć masz dobrą, a nic w Twoim biznesie nie zależy od oddzwonienia w odpowiednim momencie. Weź Vertex42 i wracaj do roboty.

A CRM w Excelu jest złą odpowiedzią, jeśli kilka osób ma pracować na tych samych kontaktach jednocześnie, jeśli potrzebujesz integracji z pocztą, kalendarzem czy formularzami, albo jeśli sprzedajesz głównie z telefonu. Tam wygrywa CRM w chmurze, także w darmowym pakiecie. My jesteśmy dla jednej osoby, na jednym komputerze z Windows, która żyje przy telefonie.

Trzeci tydzień z darmowym szablonem: co się dzieje z Twoimi danymi

Darmowy szablon CRM nie psuje się z winy Excela, tylko dlatego, że po kilkunastu dniach przestajesz go wypełniać. Przebieg jest na tyle powtarzalny, że da się go rozpisać tydzień po tygodniu. W pierwszym wpisujesz komplet: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, źródło kontaktu, notatkę z rozmowy, datę następnego kontaktu. Plik wygląda dokładnie tak, jak na zrzucie ekranu u producenta. W drugim notatki skracają się do jednego słowa. W trzecim zostaje nazwisko i numer, bo dzwonisz między jednym spotkaniem a drugim i nie wracasz do arkusza po odłożeniu słuchawki.

Kolumny nie pustoszeją losowo. Pierwsza wypada ta, która kosztuje najwięcej w chwili wpisywania, a zwraca się dopiero za dwa tygodnie:

• Data następnego kontaktu: wymaga podjęcia decyzji („kiedy właściwie do niego wrócić?”), a decyzja jest trudniejsza niż przepisanie numeru. Odpada pierwsza i jest jedyną kolumną, która naprawdę planuje Twój dzień.
• Notatka z rozmowy: kosztuje najwięcej pisania. Po tygodniu skraca się do „oddzwonić”, co za miesiąc nie znaczy już nic.
• Status: zostaje wypełniony, ale zamarza. Wiersze noszą etykietę „w trakcie” ustawioną przy pierwszej rozmowie i nikt jej nie zdejmuje, bo arkusz o to nie pyta.
• Źródło kontaktu: wypełniane tylko wtedy, gdy jest oczywiste. Po miesiącu nie odpowiesz z pliku na pytanie, skąd biorą się Twoi najlepsi klienci.

Przyczyna nie leży w lenistwie, tylko w tym, czym statyczny arkusz jest z natury. Szablon niczego nie wymaga i o nic nie prosi. Otwarty w poniedziałek wygląda identycznie jak w piątek, niezależnie od tego, czy wpisałeś do niego cokolwiek. Jest lustrem Twojej dyscypliny, a nie jej źródłem, i dlatego pęka dokładnie wtedy, gdy dyscyplina jest najbardziej potrzebna: w tygodniu, w którym masz najwięcej roboty.

Skutek widać w konkretnym momencie, nie w statystykach. Poniedziałek rano, otwierasz plik i chcesz wiedzieć, do kogo dzwonić dzisiaj. Sortujesz po dacie ostatniego kontaktu, ale ta kolumna też jest dziurawa. Włączasz filtr po statusie i dostajesz długą listę wierszy z etykietą „w trakcie”, wszystkie tak samo ważne. Kończy się na tym, że dzwonisz do nazwisk, które pamiętasz, czyli do najświeższych i najprzyjemniejszych. Osoba, która trzy tygodnie temu powiedziała „proszę zadzwonić po piętnastym”, siedzi gdzieś w środku listy i sama się nie odezwie. To nie jest problem porządku. To jest utracona sprzedaż, której nigdy nie zobaczysz w żadnym zestawieniu, bo nie zostawia śladu.

Sprawdzisz swój plik trzema pytaniami, bez pobierania czegokolwiek nowego:

• Czy potrafisz w kilka sekund wyświetlić listę osób na dzisiaj, bez czytania całego arkusza?
• Czy każdy aktywny wiersz ma wpisaną datę w przyszłości, a nie tylko datę ostatniej rozmowy?
• Czy uzupełnienie wiersza po rozmowie zajmuje mniej czasu niż samo wybranie numeru?

Trzy razy „tak” oznaczają, że szablon nadal pracuje na Twój wynik i nie musisz go zmieniać. Choćby jedno „nie” oznacza, że masz archiwum kontaktów, a nie narzędzie sprzedaży. Archiwum ma swoją wartość, tylko nie jest tą wartością, dla której ludzie pobierają szablony CRM.

Darmowy szablon, darmowy plan i wersja próbna: trzy różne rzeczy

Słowo „za darmo” znaczy w tej kategorii trzy różne rzeczy, a od tego, którą z nich pobierasz, zależy, co stracisz później.

• Darmowy szablon (HubSpot, Vertex42, Salesflare): plik zostaje u Ciebie na zawsze i nikt nie wystawi Ci za niego rachunku. Nie ma w nim żadnej mechaniki, więc płacisz swoim czasem i swoją pamięcią, codziennie.
• Darmowy plan systemu w chmurze: mechanika jest, ale wycięta jest część funkcji, a Twoja baza leży na cudzym serwerze. Rachunek pojawia się dokładnie w momencie, w którym narzędzie zaczyna być Ci naprawdę potrzebne.
• Wersja próbna CRM in Excel: cały produkt, wszystkie funkcje odblokowane. Jedyne ograniczenie to pojemność, czyli 50 klientów i 50 kontaktów zimnych. Pełna wersja mieści 5000 i 5000.

Cała różnica siedzi w tym, co zostało obcięte. W darmowych planach systemów chmurowych obcina się funkcje, więc testujesz produkt, którego i tak nie dostajesz. U nas obcięta jest wyłącznie liczba wierszy, a mechanizm jest ten sam, za który później płacisz raz: dzienna lista osób do kontaktu, która składa się sama ze statusów i dat; stempel daty i godziny rozmowy jednym skrótem klawiszowym; wyszukiwanie kontaktu po numerze, który wpisujesz z ekranu dzwoniącego telefonu, żeby wiedzieć, kto to, zanim odbierzesz; czternaście statusów i statystyki skuteczności liczone z Twoich własnych rozmów. Sto kontaktów to niedużo, ale odpowiedź na pytanie „czy to u mnie w ogóle działa” dostajesz przed wydaniem złotówki.

Warunki są te same, co w tabeli wyżej: komputer z Windows, Excel, jedna osoba. Jeżeli którykolwiek z nich Cię wyklucza, żaden test nic nie zmieni i lepiej zostań przy szablonie albo idź do chmury.

Kiedy darmowy szablon w zupełności wystarczy i nie warto kupować niczego:

• Twoja lista aktywnych spraw mieści się w głowie i sam zauważasz, gdy ktoś z niej wypada.
• Sprzedajesz rzadko, ale duże rzeczy, i pomiędzy rozmowami mijają tygodnie zaplanowane w kalendarzu, nie w arkuszu.
• Potrzebujesz spisu, nie rytmu: baza wykonawców, lista dostawców, kontakty do współpracowników. Tu Vertex42 wygrywa z każdym płatnym narzędziem, bo nie robi niczego ponad to, czego potrzebujesz.
• Pracujesz na Macu albo prowadzisz sprzedaż z telefonu. Wtedy nasz plik odpada z definicji, a szablon nadal działa.

W każdym z tych przypadków pobierz szablon, wypełnij go i nie wydawaj ani grosza. W pozostałych sensowniej jest przetestować mechanikę na swoich danych niż jeszcze raz obiecywać sobie poprawę.

Czy to nadal prawda? Pomiar z 17 sierpnia 2026

17 sierpnia 2026 odpytaliśmy wszystkie cztery strony i pliki jeszcze raz, wprost z serwerów: niczego nie pobierając, nie podając adresu e-mail, nie zakładając kont. Oto, co wróciło.

Szablon	Cena	Co oddajesz przy pobraniu	Ostatnia zmiana pliku
HubSpot	Za darmo	Wypełniony formularz (oficjalna ścieżka pobrania)	12 czerwca 2020
Vertex42	Za darmo	Nic: link bezpośredni	27 maja 2020
Someka	Pełna wersja 39,95 USD (jeden użytkownik), 79,95 USD (wielu); demo za darmo	Adres e-mail, nawet po demo	Nie sprawdzano: plik siedzi za formularzem
Salesflare	Za darmo	Nic: link bezpośredni	22 stycznia 2025

Zacznijmy od tego, który darmowy nie jest. Pełna wersja Someki kosztuje 39,95 USD dla jednego użytkownika i 79,95 USD dla wielu, a w koszyku czekają dopłaty: wsparcie techniczne za 19,95 USD i usługa dostosowania (plan podstawowy) za 250,00 USD. „Darmowa wersja” to demo: oddajesz adres e-mail, żeby je dostać, a warunki zabraniają usunięcia logo producenta z pliku. To znakowana wersja próbna, nie darmowy szablon.

Teraz daty. Obie strony wyglądają na żywe: HubSpot ma w stopce rok 2026, Vertex42 deklaruje aktualizację strony z 2021. Ale serwery mówią o samych plikach co innego: arkusz HubSpota ostatnio zmieniono 12 czerwca 2020, arkusz Vertex42 27 maja 2020. Szablony z czołówki każdego rankingu nie były ruszane od ponad sześciu lat.

Plik Salesflare jest najświeższy z całej czwórki (styczeń 2025), ale spójrz na jego nazwę: sales-funnel-template.xlsx. To ten sam plik, którym Salesflare obsługuje swoją stronę szablonu lejka sprzedaży: arkusz pipeline'u, nie baza kontaktów. I jedno uczciwe zastrzeżenie: to zdjęcie stanu z jednego dnia. Producenci zmieniają ceny i strony pobrania bez zapowiedzi, więc zanim oprzesz się na którymkolwiek wierszu powyżej, sprawdź u źródła.

FAQ

Czy darmowe szablony CRM w Excelu są dobre?

Na pierwszą listę, tak. Dają strukturę: jeden wiersz na kontakt, kolumnę statusu, miejsce na notatki. To już więcej niż zeszyt. Przestają wystarczać, gdy lista rośnie: nic nie przypomina, do kogo zadzwonić dzisiaj, a utrzymanie porządku staje się codziennym obowiązkiem, który w końcu odpuszczasz.

Który darmowy szablon CRM w Excelu jest najlepszy?

Vertex42, jeśli chcesz najczystszy prosty arkusz. HubSpot, jeśli chcesz widok lejka i nie przeszkadza Ci oddanie adresu e-mail. Salesflare, jeśli chcesz pobrać plik bez formularza. Someka jest najbardziej dopracowana, ale to produkt płatny, i też bez makr.

Czy szablony CRM w Excelu mają makra?

Prawie żaden. Vertex42 pisze wprost: żadnej instalacji, żadnych makr, po prostu arkusz. Someka podaje, że jej szablon nie zawiera makr VBA. To istotne: bez makr szablon nie zaplanuje Ci dnia, nie ostempluje daty rozmowy i nie znajdzie kontaktu po numerze telefonu. Może tylko przechowywać to, co wpiszesz.

Skąd pobrać darmowy szablon CRM do Excela?

Publikują je HubSpot, Vertex42 i Salesflare. HubSpot poprosi najpierw o e-mail, Salesflare linkuje plik wprost. Zanim pobierzesz, rozstrzygnij, czego naprawdę potrzebujesz: miejsca na kontakty czy czegoś, co powie Ci, do kogo masz dziś zadzwonić.

Kiedy przestać używać szablonu?

Gdy przestajesz mu ufać. W praktyce jest to okolica 50 aktywnych relacji (próg, który podaje sam HubSpot) albo pierwszy raz, gdy orientujesz się, że nie oddzwoniłeś do kogoś, kto był gotowy kupić.

Czy jest darmowy szablon CRM w Excelu po polsku?

Gotowego, utrzymywanego szablonu po polsku praktycznie nie ma, a testowana tu czwórka (HubSpot, Vertex42, Someka, Salesflare) jest po angielsku. To akurat problem najmniejszy: nagłówki kolumn podmienisz w kilka minut, bo w tych plikach są zwykłym tekstem. Uważaj na dwie rzeczy przy tłumaczeniu. Po pierwsze, część szablonów ma listy wyboru w kolumnie statusu, więc po zmianie etykiet trzeba poprawić także źródło listy, inaczej stare wpisy przestaną się zgadzać z nowymi. Po drugie, formaty dat zależą od ustawień regionalnych Twojego Excela, więc datę wpisuj tak, jak wpisuje ją Twój system, a nie tak, jak wygląda w oryginalnym pliku. Polskie znaki w danych nie sprawiają kłopotu.

Jak zrobić własny szablon CRM w Excelu zamiast pobierać cudzy?

Da się to zrobić w godzinę i przy nietypowym procesie sprzedaży wychodzi lepiej niż cudzy plik. Zacznij od jednego arkusza z jednym wierszem na kontakt i sformatuj go jako tabelę, żeby formuły i filtry same rozszerzały się na nowe wiersze. Kolumny, bez których to nie zadziała: nazwisko, telefon, e-mail, status, data ostatniego kontaktu, data następnego kontaktu i notatka. Na status załóż listę wyboru, bo wpisywany ręcznie status po miesiącu ma trzy warianty zapisu i przestaje się filtrować. Czego nie zbudujesz bez makr: przypomnienia o zaplanowanej rozmowie, wyszukiwania kontaktu po numerze telefonu i statystyk, które liczą się same. To granica, na którą trafisz niezależnie od tego, czy plik zrobisz sam, czy pobierzesz.

Czy szablon CRM w Excelu zadziała na telefonie?

Do podglądu tak, do pracy nie. Excel na Androidzie i iPhonie otworzy plik i pozwoli poprawić komórkę, ale makra się w nim nie uruchamiają, więc wszystko, co w arkuszu jest automatyczne, na telefonie milczy. Dochodzi drugi kłopot: żeby plik był na telefonie, musi leżeć w chmurze, a wtedy ten sam plik otwarty w dwóch miejscach potrafi zapisać się w dwóch wersjach. Jeżeli Twoja sprzedaż dzieje się głównie poza biurkiem, to argument nie za szablonem i nie za naszym plikiem, tylko za systemem chmurowym z aplikacją mobilną. CRM in Excel działa na komputerze z Windows i nawet nie udaje aplikacji mobilnej.

Jeśli chcesz szablon, który naprawdę planuje dzień, weź bezpłatną wersję próbną CRM w Excelu: 50 klientów i 50 kontaktów zimnych, bez karty.

Wolisz mieć narzędzia na własność niż płacić za nie abonament? Zobacz nasze uczciwe porównania: Najlepszy CRM offline i CRM bez abonamentu.

Przeczytaj też: CRM w Excelu: przewodnik dla małej firmy · Zalety CRM-a zbudowanego w Excelu dla małej firmy

Michał B. Fedor