Zalety CRM-a zbudowanego w Excelu dla małej firmy

W skrócie: CRM zbudowany w Excelu działa offline, płacisz za niego raz, jest w pełni Twój i prawie nie wymaga nauki: to dobry wybór, gdy abonament to przerost formy.

Większość małych firm nie traci klientów dlatego, że produkt jest zły. Traci ich, bo ktoś zapomniał oddzwonić. Pośrednik nieruchomości obiecuje wrócić z tematem drugiego oglądania i nigdy tego nie robi. Freelancer wysyła ofertę i zostawia ją na trzy tygodnie. Doradca przegapia datę odnowienia, która cały czas leżała w jego skrzynce. Żadnego z tych problemów nie naprawisz platformą za 7000 zł rocznie. Naprawisz go systemem, który naprawdę otwierasz każdego ranka.

I dokładnie to daje Ci CRM zbudowany w Excelu: Twoje kontakty, Twoja lista zadań na dziś i Twoje follow-upy w jednym pliku, który należy do Ciebie. Bez logowania, bez miesięcznego rachunku i bez konta u dostawcy, które można Ci zablokować. Oto dlaczego to działa i komu sprawdza się najlepiej.

Zastrzeżenie: CRM in Excel to nasz produkt, dlatego niżej piszemy też wprost, kiedy się nie sprawdzi.

Płacisz raz, a nie co miesiąc

Osobne platformy CRM rozliczają się od użytkownika, co miesiąc. Posadź trzy osoby na planie ze średniej półki, a płacisz co miesiąc (rok w rok) niezależnie od tego, czy cokolwiek domknąłeś. Dla soloprzedsiębiorcy w nieruchomościach albo dwuosobowej firmy doradczej to stały podatek od oprogramowania, którego używasz może dwadzieścia minut dziennie.

CRM w Excelu to jednorazowy zakup za 179,00 zł. Kupujesz plik, jest Twój, i na tym koszt się kończy. Żadnej ceny za stanowisko, która rośnie, gdy bierzesz kogoś do pomocy. Żadnego maila o odnowieniu za rok. Jeśli kiedykolwiek widziałeś, jak abonament po pierwszym roku po cichu się podwaja, rozumiesz urok zapłacenia raz i spokoju.

Zbudowany pod follow-up sprzedażowy, gotowy od pierwszego dnia

Gotowe CRM-y są budowane pod ogólny schemat sprzedaży i oczekują, że to Ty się dostosujesz. Kończy się tak, że masz pola, których nigdy nie użyjesz, a brakuje tych, które są Ci potrzebne. CRM zbudowany w Excelu to odwraca: przychodzi już ułożony pod follow-up sprzedażowy (kontakty, lista 14 statusów, daty follow-upów oraz gotowe szablony SMS i maili), więc nie budujesz niczego od zera. Dostrajasz to, co naprawdę robi różnicę: szablony wiadomości, terminy follow-upów, dane do wizytówki i własne kontakty oraz notatki. Wstępna konfiguracja zajmuje około godziny (jednorazowo): włączasz makra, instalujesz dodatek z kalendarzem do wyboru dat z pobranej paczki, uzupełniasz arkusz CONFIG i aktywujesz licencję, a potem po prostu pracujesz, zamiast spędzać godziny czy kilka dni na budowaniu wszystkiego od zera.

Doradca kredytowy wpisuje rodzaj kredytu, datę wygaśnięcia oferty i własne notatki w gotowych polach. Handlowiec zapisuje daty odnowień umów i dokładnie te szczegóły oferty, o które pytał klient. Pośrednik nieruchomości notuje przy leadzie dzielnicę i przedział cenowy. Struktura (kolumny, arkusze i lista 14 statusów) jest ułożona z góry i gotowa od pierwszego dnia; Ty wypełniasz ją swoimi danymi, a pod siebie dopasowujesz szablony wiadomości i ustawienia CONFIG.

Ten model ma swój sufit i warto powiedzieć to wprost. W momencie, gdy zespół musi edytować te same rekordy naraz, albo gdy chcesz automatyzacji, prawdziwych integracji czy historii tego, kto co zmienił, osobny chmurowy CRM jak HubSpot, Pipedrive czy Zoho naprawdę wygrywa, i jest wart swoich pieniędzy. Ale to nie jest świat, w którym żyje większość soloprzedsiębiorców i małych zespołów. Jeśli to Ty i garść kontaktów, arkusz załatwia sprawę.

Twój zespół już umie tego używać

Najszybsze wdrożenie CRM to takie bez wdrożenia. Prawie każdy, kogo zatrudnisz, korzystał już z arkusza. Sortowanie, filtrowanie, wpisywanie do komórki: nic z tego nie wymaga tygodnia szkolenia ani certyfikatu. Nowy asystent może być produktywny tego samego popołudnia, w którym zaczyna.

Porównaj to z osobną platformą, gdzie zespoły spędzają godziny czy kilka dni na nauce interfejsu, a wdrożenie po cichu umiera, bo połowa ekipy i tak prowadzi własne notatki. Narzędzie, którego ludzie faktycznie używają, bije to potężne, które omijają.

Dane są Twoje, kropka

Przy CRM-ie w Excelu rekordy klientów leżą na Twoim komputerze. Żadna firma trzecia nie trzyma Twojej listy kontaktów. Dla doradcy finansowego albo handlowca, który ma do czynienia z wrażliwymi informacjami, ta kontrola ma znaczenie. To Ty decydujesz, kto otwiera plik, gdzie jest przechowywany i co się z nim dzieje. Nie ma konta u dostawcy, z którego można Cię wylogować na amen, ani usługi, która może zostać wyłączona i zabrać Twoje dane ze sobą.

Co naprawdę robi dobry CRM w Excelu

To nie jest lista nazwisk sklejona na kolanie. Dobrze zbudowany CRM w arkuszu wykonuje podstawowe zadania drogiej platformy:

• Baza kontaktów: uporządkowana tabela z każdym klientem, leadem i jego danymi w jednym miejscu, które da się przeszukać.
• Widok statusów: filtry i formatowanie warunkowe pokazują, kto ma jaki status, od pierwszego telefonu po domknięcie.
• Śledzenie zadań: statusy i daty follow-upów zasilają dzienną listę „na dziś”, która mówi Ci, do kogo dziś zadzwonić.
• Raportowanie: wbudowane statystyki tygodniowe i miesięczne same podsumowują Twoje telefony i statusy kontaktów, bez ręcznego liczenia.

Jeśli chcesz głębszego rozpisania, jak odtworzyć konkretne funkcje platform, ten przewodnik po odtwarzaniu funkcji CRM w arkuszu prowadzi przez to krok po kroku.

System follow-upów to cały sens tego rozwiązania

Tu arkusz przestaje być listą kontaktów, a zaczyna zarabiać Ci pieniądze. Struktura już zawiera to, co ważne: każdy kontakt ma jeden z 14 statusów i datę follow-upu, a wbudowany planer dnia sam przebudowuje listę „na dziś” przy każdym otwarciu pliku.

Weź freelancerkę-projektantkę z ośmioma wysłanymi ofertami. Bez systemu te oferty znikają w skrzynce i przypominają się dopiero wtedy, gdy klient akurat odpisze. W każdy poniedziałek planer dnia sam pokazuje jej trzy oferty, którym w tym tygodniu należy się przypomnienie. Jeden follow-up zamienia uśpionego leada w podpisany kontrakt, a plik zwraca się w jednej transakcji.

Pośrednik nieruchomości działa tak samo. Pokazał parze dom w sobotę, ustawił status „zaplanowany kontakt” (w pliku: FOLLOW-UP_SCHEDULED) z poniedziałkową datą, i lead nie wyparowuje przez weekend. Robotę robi dyscyplina; arkusz po prostu nie pozwala Ci zapomnieć. Jeśli chcesz zbudować to porządnie, oto jak zbudować system follow-upów, który nigdy nie pozwala leadom się wymknąć.

Wbudowane formuły liczą za Ciebie

Wbudowane statystyki liczą Twoje telefony i statusy dziennie, tygodniowo i miesięcznie. Interwały z ustawień decydują, kiedy milczący kontakt wróci na listę dnia: nieodebrany wraca sam po zadanej liczbie dni.

To też najmądrzejszy sposób, by się dowiedzieć, czego naprawdę potrzebujesz

Mnóstwo firm kupuje drogi CRM, spędza godziny czy kilka dni na konfiguracji, a potem orientuje się, że płaciło za funkcje, których nigdy nie dotyka. Poprowadzenie swojego procesu najpierw w Excelu wymusza jasność. Uczysz się, których pól faktycznie używasz, jakie są Twoje prawdziwe etapy i gdzie transakcje grzęzną. Jeśli kiedykolwiek wyrośniesz z arkusza, przeniesiesz się z procesem, który rozumiesz, zamiast zgadywać, i przeprowadzka będzie przez to czystsza.

CRM w Excelu kontra osobny CRM: kiedy wygrywa który

CRM w Excelu pasuje do firmy liczącej mniej więcej od jednej do pięciu osób, z przepływem pracy, który dałbyś radę wyjaśnić na serwetce. Soloprzedsiębiorcy, freelancerzy, pośrednicy nieruchomości, doradcy kredytowi i finansowi, konsultanci oraz handlowcy mieszczą się dokładnie w tym przedziale. Dostajesz strukturę bez narzutu.

Osobna platforma zaczyna zarabiać na swój miesięczny koszt w momencie, gdy dwie osoby muszą edytować te same rekordy w czasie rzeczywistym, albo gdy naprawdę potrzebujesz automatycznych sekwencji i integracji odpalających się same. Poniżej tej granicy abonament kupuje głównie funkcje, których nie wykorzystasz. Pełne zestawienie obok siebie znajdziesz w tym porównaniu CRM w Excelu z CRM-em online.

Jak utrzymać CRM w Excelu w porządku

CRM jest tyle wart, ile nawyk, który za nim stoi. Kilka prostych rutyn utrzymuje plik w stanie godnym zaufania:

• Otwórz plik w poniedziałek rano: planer dnia sam ułożył listę na dziś.
• Korzystaj z gotowych list rozwijanych przy statusach kontaktu, żeby wpisywać je jednym kliknięciem zamiast ręcznie.
• Raz w miesiącu archiwizuj domknięte transakcje na osobnym arkuszu, żeby widok bieżący był czysty.
• Nie ruszaj kolumn z formułami: przypadkowe wklejenie potrafi rozwalić plik.

Jeśli Twoje kontakty są teraz rozrzucone po telefonie, koncie pocztowym i notesie, zacznij od lektury, jak uporządkować kontakty klientów bez drogiego oprogramowania CRM, a potem przenieś je do arkusza.

Weź gotowy plik i pomiń konfigurację

Całość możesz zbudować od pustego skoroszytu, jeśli masz na to czas. Albo zacznij już dziś od pliku, który ma już kolumny, listy rozwijane, formuły i formatowanie warunkowe na miejscu. Działa offline na Windowsie, to jednorazowy zakup bez abonamentu, a plik jest Twój: zostaje u Ciebie na zawsze, a pod siebie dopasowujesz szablony wiadomości, ustawienia CONFIG i własne dane w gotowych polach. Weź CRM zbudowany w Excelu i ogarnij swoje kontakty, listę zadań na dziś i follow-upy jeszcze przed końcem dnia.

FAQ

Jakie są główne korzyści z CRM-a zbudowanego w Excelu?

Brak abonamentu, gotowa struktura ułożona pod sprzedaż, całkowite posiadanie swoich danych i narzędzie, które Twój zespół już zna. Płacisz raz, a nie co miesiąc.

Czy CRM zbudowany w Excelu naprawdę wystarczy małej firmie?

Dla soloprzedsiębiorcy lub małego zespołu, który dzwoni i oddzwania, tak; pokrywa kontakty, follow-upy i raportowanie bez abonamentu. Na osobny chmurowy CRM przeszedłbyś dopiero wtedy, gdy potrzebujesz edycji wielu użytkowników, automatyzacji albo integracji.

Ile kosztuje CRM w Excelu?

To jednorazowy zakup za 179,00 zł, a nie opłata miesięczna. Plik jest w pełni Twój i nigdy więcej nic nie płacisz.

Czy CRM w Excelu działa offline?

Tak. Działa w Excelu na Twoim własnym komputerze, w pełni offline, a dane klientów nigdy nie opuszczają Twojego komputera.

Jakie kolumny ma CRM w Excelu?

Gotowy plik ma stałe kolumny: imię i nazwisko, telefon (obsługa numerów zagranicznych), e-mail, źródło kontaktu lub firmę, miasto/adres, datę ostatniego kontaktu, jeden z 14 statusów, notatki oraz datę i godzinę follow-upu lub spotkania. Wypełniasz je swoimi danymi; samego układu nie zmieniasz.

Kiedy powinienem przejść z Excela na osobny CRM?

Gdy druga osoba musi edytować te same rekordy w tym samym czasie, albo gdy naprawdę potrzebujesz automatycznych sekwencji i integracji działających bez Ciebie.

Jak utrzymać dane w porządku?

Po każdej rozmowie zapisz status i datę, statusy wybieraj z gotowych list rozwijanych, a domknięte transakcje archiwizuj co miesiąc na zapasowym arkuszu.

Wolisz mieć narzędzia na własność? Zobacz nasze uczciwe porównania: najlepsze CRM-y offline i CRM-y bez abonamentu.

Michał B. Fedor

Przeczytaj też: Baza klientów w Excelu: szablon czy gotowy CRM w Excelu?