CRM para consultores: propuestas que no se enfrían

En resumen: un consultor no pierde proyectos por tener un CRM peor que el de la competencia; los pierde porque una propuesta se queda sin respuesta y nadie vuelve a llamar. El sistema que necesitas es corto: una ficha por cliente con el problema en sus palabras, quién decide, el rango de honorarios, el plazo y una fecha de próxima acción. Eso se monta en una hoja de cálculo en una tarde. Un CRM de suscripción solo te hace falta cuando trabajan varias personas a la vez sobre los mismos contactos.

Aviso: CRM in Excel es nuestro producto y es de pago. Aun así, todo lo que viene funciona igual si te lo montas tú desde cero.

El problema del consultor no es el embudo, es el silencio

Los CRM comerciales están diseñados para negocios de mucho volumen: cien oportunidades, siete etapas, tasas de conversión. Una consultoría no funciona así. Cierras pocos proyectos al año, cada uno vale mucho, el ciclo dura meses y decide gente que no conoces.

En ese contexto, la etapa del embudo es información inútil. Lo único que importa: qué propuesta lleva días sin respuesta y qué vas a hacer hoy. Una propuesta olvidada es tiempo que ya gastaste y del que no verás nada.

Los cinco datos que de verdad usas

• El problema, con sus palabras. No tu diagnóstico: la frase literal. «Perdemos dos días al mes cuadrando el inventario» vale mil veces más que «ineficiencia operativa», y va en la primera línea de tu propuesta.
• Quién decide. La persona con la que hablas casi nunca firma. Anota quién firma, quién puede vetar y quién es tu aliado interno. Sin esto, tu propuesta muere en una reunión a la que no estás invitado.
• El rango de honorarios que se mencionó. Si nadie mencionó ninguno, anótalo también: la conversación de dinero está pendiente y tu propuesta puede llegar al doble de lo que esperaban.
• El plazo. Quien quiere resolverlo «este trimestre» y quien está «explorando» no son el mismo cliente. Tratarlos igual te hace perder los dos: al urgente por lento, al frío por pesado.
• Próxima acción y fecha. Qué y cuándo. La única columna que convierte una lista de contactos en un sistema de trabajo.

Cómo hacer seguimiento sin convertirte en un pesado

El truco no está en la frecuencia, está en el permiso. Cierra siempre la conversación con una fecha en voz alta: «te mando la propuesta el martes y te llamo el jueves, ¿te va bien?». A partir de ahí, tu llamada del jueves no es insistencia: es cumplir lo que dijiste.

Regla dos: cada seguimiento aporta algo. No llames para preguntar «¿ya lo miraste?»; llama con una idea nueva, una duda que te surgió al releer sus números, un caso parecido que resolviste. El que aporta se agradece; el que solo pregunta, molesta. Regla tres: el silencio no es un no, pero tampoco un sí eterno. Define cuántos intentos haces y ciérralo.

El proyecto también se registra

Durante la entrega, dos líneas por reunión bastan: qué se acordó y qué falta. El valor aparece meses después, cuando ese cliente te llama y puedes decirle «lo dejamos en que ibas a revisar el proceso de compras con tu equipo». Esa memoria es lo que hace que un consultor parezca caro y valga la pena.

El mejor cliente nuevo es el que ya te compró

Terminar un proyecto y desaparecer es el error más caro de la consultoría independiente. Al cerrar, pon una próxima acción a tres meses: una llamada para ver cómo va lo que implantaron. No es comercial, es de interés, y de ahí salen la mayoría de los segundos proyectos y las recomendaciones.

Cuándo Excel es suficiente

Si trabajas solo o con un socio, desde tu equipo, con unos cientos de contactos activos: una hoja bien montada te sobra. Tienes el montaje paso a paso en Base de datos de clientes en Excel, y si prefieres partir de algo hecho, en Plantilla CRM en Excel explicamos qué esperar de una gratuita.

Cuándo NO deberías usar nuestro producto

Con honestidad, porque estos casos son frecuentes:

• Sois un equipo trabajando a la vez sobre los mismos contactos. Un archivo compartido que editan varias personas al mismo tiempo es un foco de conflictos. Ahí la nube gana, sin discusión.
• Necesitas integraciones. Si quieres que los formularios de tu web, la facturación y las campañas de correo se conecten solos con la ficha, esto no es para ti.
• Trabajas desde el teléfono. Si pasas el día fuera, un archivo de escritorio te estorbará.

Si te reconoces en alguno, coge un CRM en la nube.

Y si trabajas solo, desde tu equipo

Entonces CRM in Excel encaja: una aplicación construida dentro de Excel, con estructura fija. Al abrir el archivo tienes la lista de a quién llamar hoy, las plantillas de SMS y correo salen con el tratamiento correcto, buscas al cliente por su teléfono y tienes estadísticas de llamadas. Ajustas los textos de las plantillas, tus datos de contacto, los intervalos de seguimiento, el idioma y tus notas; la estructura de las hojas no se toca, y es lo que permite que las macros funcionen siempre. Pago único de 58,95 €, funciona sin conexión y los datos no salen de tu equipo. La versión de prueba (50 clientes y 50 contactos en frío) es gratuita.

Preguntas frecuentes

¿Qué CRM necesita un consultor independiente?

Uno que le diga qué propuesta lleva días sin respuesta. El resto del embudo es decoración para negocios de mucho volumen.

¿Cómo hago seguimiento sin ser pesado?

Cierra la llamada con una fecha concreta y cúmplela. Y en cada seguimiento aporta algo nuevo, no preguntes «¿ya lo miraste?».

¿Qué datos guardo de cada cliente?

El problema con sus palabras, quién decide, el rango de honorarios, el plazo y la próxima acción con su fecha.

¿Sirve Excel como CRM para consultoría?

Trabajando solo, sí. Deja de servir cuando varias personas editan los mismos contactos a la vez.

¿Cuánto cuesta CRM in Excel?

Pago único de 58,95 €, sin cuota. Versión de prueba gratuita: 50 clientes y 50 contactos en frío.

¿Prefieres ser dueño de tus herramientas en vez de alquilarlas? Lee nuestras comparativas honestas: CRM local que funciona sin conexión y CRM de pago único: comprar en vez de alquilar.

— Michał B. Fedor