CRM para reclutadores: candidatos que no se enfrían

En resumen: un reclutador gestiona dos relaciones a la vez (la empresa que paga y el candidato que decide), y las pierde por lo mismo: por tardar en responder. El sistema mínimo que funciona son dos listas separadas (empresas y candidatos), la vacante como nexo, una fase por candidato y dos columnas de seguimiento: próxima acción y fecha. Eso cabe en una hoja de cálculo. Lo que no cabe es un portal de inscripción ni la lectura automática de currículums.

Aviso: CRM in Excel es nuestro y se paga. Lo que viene a continuación lo puedes montar por tu cuenta y funciona igual, o puedes empezar con el archivo gratuito, una versión reducida en inglés que se baja sin registro.

El activo de un reclutador no son los currículums: es la memoria

Cualquiera puede publicar una vacante y recibir doscientos currículums. Lo que no puede cualquiera es levantar el teléfono, llamar a alguien a quien entrevistó hace ocho meses y decirle: «me acordé de ti porque ha salido algo muy parecido a lo que buscabas, y sé que querías cambiar de ciudad».

Esa frase es el negocio entero. Y depende de una cosa: de que en algún sitio esté escrito qué buscaba esa persona, por qué se descartó y cuándo conviene volver a llamarla. Si esa información vive en la bandeja de entrada, no existe.

Dos listas, nunca una

El error clásico es meterlo todo en la misma tabla. La empresa y el candidato tienen ciclos distintos, datos distintos y ritmos distintos:

• Lista de empresas. Contacto que decide, sector, vacantes abiertas, rango salarial que aceptan, plazo, condiciones acordadas y el histórico de procesos que ya les cerraste. Un cliente que ya te contrató una vez es tu mejor cliente potencial, y en agencias pequeñas es el que menos se trabaja.
• Lista de candidatos. Perfil, experiencia relevante en una línea, expectativa salarial real (no la que dijo primero), disponibilidad, ciudad y disposición a moverse, y el motivo de descarte si lo hubo.

La vacante es el nexo: una columna en la lista de candidatos que dice a qué proceso pertenece. Con eso filtras «todos los candidatos de la vacante X en fase de entrevista» en dos segundos, sin necesidad de ningún sistema caro.

La fase importa menos que la fecha

Fases hay pocas y son siempre las mismas: contactado, entrevista telefónica de filtro, presentado al cliente, entrevista con el cliente, oferta, contratado, descartado. Lo que de verdad decide si el proceso avanza no es la fase: es la fecha de la próxima acción.

Un candidato en «presentado al cliente» sin fecha es un proceso muerto que todavía no lo sabe. Cada vez que muevas a alguien de fase, escribe qué toca hacer y cuándo. Al abrir el archivo, filtras por «fecha ≤ hoy» y esa es tu jornada.

La respuesta tardía es la fuga número uno

El candidato bueno tiene varios procesos abiertos. El silencio de una semana no lo enfría: lo pierde. Y lo peor es que también quema tu marca, porque la gente cuenta a sus contactos quién la dejó colgada.

Regla simple: nadie se queda sin respuesta después de una entrevista. Aunque la respuesta sea un no y aunque el cliente todavía no haya decidido, se avisa: «seguimos esperando, te confirmo el viernes». Eso son treinta segundos por candidato y es la diferencia entre un reclutador que la gente recomienda y uno al que ignoran cuando llama.

Descartado no significa borrado

Cuando descartes a alguien, guarda el motivo con una frase útil: «muy bueno técnicamente, pero pedía un 20% más de lo que el cliente podía pagar». Dentro de seis meses, esa frase te da una terna entera. Añade una fecha de recontacto y trátalo como lo que es: un contacto en frío, en una lista aparte, hasta que vuelva a tener sentido llamarlo.

Cuándo NO deberías usar nuestro producto

Con honestidad:

• Trabajas con más reclutadores tocando las mismas vacantes a la vez. Un archivo local no es una herramienta de equipo; ahí necesitas la nube.
• Quieres un portal de empleo donde los candidatos se inscriban solos y su currículum entre en tu base sin que tú hagas nada. Eso es un ATS, y no es lo que hacemos.
• Haces buena parte del trabajo en movimiento, con el teléfono, y sentarte delante del PC es la excepción. Un archivo de escritorio te estorbará.

Si te reconoces en alguno de los tres, un CRM en la nube o un ATS es la respuesta correcta. Y si lo que buscas es el plan gratuito, te lo analizamos sin adornos en CRM gratis: qué te dan de verdad.

Y si trabajas solo, desde tu PC

Aquí entra CRM in Excel, una hoja convertida en programa con el esqueleto ya montado: candidatos a los que toca escribir hoy, plantillas de SMS y correo con variante masculina y femenina, búsqueda por número (útil cuando llama alguien de un proceso abierto y no reconoces el número) y estadísticas de llamadas. Tú redactas las plantillas, pones tus datos, defines los intervalos y escribes las notas; la interfaz está en inglés y el contenido en tu idioma. Las hojas vienen fijadas y no se tocan, que es justo lo que hace que las macros funcionen siempre. Un pago, sin conexión, sin cuota. Con la versión gratuita llevas hasta 1.000 candidatos con siete estados, sin plantillas ni recordatorios y sin dar el correo. Y quien quiera construirlo con sus propias manos tiene el paso a paso en Base de datos de clientes en Excel.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un CRM y un ATS para reclutamiento?

Un ATS gestiona candidatos dentro de un proceso de selección: currículums, fases y filtros. Un CRM gestiona relaciones a largo plazo, y en reclutamiento tienes dos que cuidar: la de las empresas que te contratan y la del talento que hoy no encaja pero mañana sí. El reclutador independiente suele necesitar más lo segundo que lo primero, y casi siempre acaba comprando lo primero.

¿Cómo organizar candidatos y clientes en un mismo sistema?

En dos listas separadas, nunca mezcladas. La empresa tiene un ciclo (vacante, terna, entrevistas, cierre) y el candidato tiene otro (contacto, presentación, entrevista, oferta). Si los metes en la misma tabla, tus informes no significan nada y tu lista del día se llena de ruido. Dos hojas, y la vacante como nexo entre ambas.

¿Cómo evito perder candidatos buenos que no encajaron en esta vacante?

Marcándolos con un motivo de descarte y una fecha de recontacto, no borrándolos. El candidato excelente que no encaja en un puesto hoy es la terna completa de un puesto parecido dentro de seis meses. Ese archivo de gente ya entrevistada y valorada es el activo real de un reclutador, y es justo lo que se pierde cuando cada proceso vive en un correo distinto.

¿Sirve Excel como CRM para un reclutador independiente?

Para trabajar solo, sí. Lo que un reclutador necesita a diario es saber a quién debe una respuesta y qué proceso está parado: dos columnas, próxima acción y fecha. Lo que Excel no te va a dar es un portal donde los candidatos se inscriban solos ni la lectura automática de currículums.

¿Cuánto cuesta CRM in Excel y qué trae el archivo gratuito?

Un solo pago de 42,95 €, sin mensualidad y sin servidor de por medio; el precio aparece en tu moneda en cuanto abres la caja, sin que tengas que convertir nada. La versión gratuita admite 1.000 contactos y no pide correo, suficiente para comprobar con un proceso real si te encaja antes de pagar.

Un candidato que no vuelve a saber de ti se marcha con otro reclutador en dos semanas. De la herramienta con la que se evita eso hablamos en CRM local que funciona sin conexión, y del modelo de pago en CRM de pago único: comprar en vez de alquilar. Hay dos formas de empezar hoy: comprar la versión completa o descargar gratis la lista simple en inglés.

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Michał B. Fedor