CRM para reclutadores: candidatos que no se enfrían

En resumen: un reclutador gestiona dos relaciones a la vez — la empresa que paga y el candidato que decide — y las pierde por lo mismo: por tardar en responder. El sistema mínimo que funciona son dos listas separadas (empresas y candidatos), la vacante como nexo, una fase por candidato y dos columnas de seguimiento: próxima acción y fecha. Eso cabe en una hoja de cálculo. Lo que no cabe es un portal de inscripción ni la lectura automática de currículums.

Aviso: CRM in Excel es nuestro producto y es de pago. Lo que viene a continuación lo puedes montar tú por tu cuenta, y funciona igual.

El activo de un reclutador no son los currículums: es la memoria

Cualquiera puede publicar una vacante y recibir doscientos currículums. Lo que no puede cualquiera es levantar el teléfono, llamar a alguien a quien entrevistó hace ocho meses y decirle: «me acordé de ti porque ha salido algo muy parecido a lo que buscabas, y sé que querías cambiar de ciudad».

Esa frase es el negocio entero. Y depende de una cosa: de que en algún sitio esté escrito qué buscaba esa persona, por qué se descartó y cuándo conviene volver a llamarla. Si esa información vive en la bandeja de entrada, no existe.

Dos listas, nunca una

El error clásico es meterlo todo en la misma tabla. La empresa y el candidato tienen ciclos distintos, datos distintos y ritmos distintos:

• Lista de empresas. Contacto que decide, sector, vacantes abiertas, rango salarial que aceptan, plazo, condiciones acordadas y el histórico de procesos que ya les cerraste. Un cliente que ya te contrató una vez es tu mejor cliente potencial, y en agencias pequeñas es el que menos se trabaja.
• Lista de candidatos. Perfil, experiencia relevante en una línea, expectativa salarial real (no la que dijo primero), disponibilidad, ciudad y disposición a moverse, y el motivo de descarte si lo hubo.

La vacante es el nexo: una columna en la lista de candidatos que dice a qué proceso pertenece. Con eso filtras «todos los candidatos de la vacante X en fase de entrevista» en dos segundos, sin necesidad de ningún sistema caro.

La fase importa menos que la fecha

Fases hay pocas y son siempre las mismas: contactado, criba telefónica, presentado al cliente, entrevista con el cliente, oferta, contratado, descartado. Lo que de verdad decide si el proceso avanza no es la fase: es la fecha de la próxima acción.

Un candidato en «presentado al cliente» sin fecha es un proceso muerto que todavía no lo sabe. Cada vez que muevas a alguien de fase, escribe qué toca hacer y cuándo. Al abrir el archivo, filtras por «fecha ≤ hoy» y esa es tu jornada.

La respuesta tardía es la fuga número uno

El candidato bueno tiene varios procesos abiertos. El silencio de una semana no lo enfría: lo pierde. Y lo peor es que también quema tu marca, porque la gente cuenta a sus contactos quién la dejó colgada.

Regla simple: nadie se queda sin respuesta después de una entrevista. Aunque la respuesta sea un no y aunque el cliente todavía no haya decidido, se avisa: «seguimos esperando, te confirmo el viernes». Eso son treinta segundos por candidato y es la diferencia entre un reclutador que la gente recomienda y uno al que ignoran cuando llama.

Descartado no significa borrado

Cuando descartes a alguien, guarda el motivo con una frase útil: «muy bueno técnicamente, pero pedía un 20% más de lo que el cliente podía pagar». Dentro de seis meses, esa frase te vale una terna entera. Añade una fecha de recontacto y trátalo como lo que es: un contacto en frío, en una lista aparte, hasta que vuelva a tener sentido llamarlo.

Cuándo NO deberías usar nuestro producto

Con honestidad:

• Sois varios reclutadores tocando las mismas vacantes a la vez. Un archivo local no es una herramienta de equipo; ahí necesitas la nube.
• Quieres un portal de empleo donde los candidatos se inscriban solos y su currículum entre en tu base sin que tú hagas nada. Eso es un ATS, y no es lo que hacemos.
• Trabajas desde el teléfono la mayor parte del día. Un archivo de escritorio te estorbará.

Si te reconoces en alguno de los tres, un CRM en la nube o un ATS es la respuesta correcta. Y si lo que buscas es el plan gratuito, te lo analizamos sin adornos en CRM gratis: qué te dan de verdad.

Y si trabajas solo, desde tu equipo

CRM in Excel es una aplicación dentro de Excel, con estructura ya montada: lista de trabajo del día, plantillas de SMS y correo con el tratamiento correcto, búsqueda del contacto por su número de teléfono (útil cuando te llama un candidato y no reconoces el número) y estadísticas de llamadas. Tú ajustas los textos de las plantillas, tus datos de contacto, los intervalos de seguimiento, el idioma y tus notas; la estructura de las hojas está fijada y no se toca, que es justo lo que hace que las macros funcionen siempre. Pago único de 58,95 €, sin conexión, sin cuota. Prueba gratuita: 50 clientes y 50 contactos en frío. Si prefieres montártelo tú, la guía completa está en Base de datos de clientes en Excel.

Preguntas frecuentes

¿CRM o ATS para reclutamiento?

El ATS gestiona el proceso; el CRM gestiona la relación con empresas y con talento que hoy no encaja. El reclutador independiente suele necesitar más lo segundo.

¿Cómo organizo candidatos y clientes?

En dos listas separadas, con la vacante como nexo. Mezclarlos ensucia tus informes y tu lista del día.

¿Cómo no pierdo al buen candidato descartado?

Guardando el motivo del descarte y una fecha de recontacto. Descartado no es borrado.

¿Sirve Excel para un reclutador?

Trabajando solo, sí. No te dará portal de inscripción ni lectura automática de currículums.

¿Cuánto cuesta CRM in Excel?

Pago único de 58,95 €. Prueba gratuita de 50 clientes y 50 contactos en frío.

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— Michał B. Fedor