CRM para oficios: presupuestos que sí se cierran

En resumen: en los oficios el dinero no se pierde en la obra, se pierde en el presupuesto que enviaste y nadie contestó. El sistema mínimo son tres cosas: una ficha por cliente con la dirección y el histórico de lo que hiciste allí, un estado del presupuesto (enviado, aceptado, perdido) y una fecha de próxima acción. Con eso, una llamada de dos minutos a los tres días recupera trabajos que ya dabas por perdidos. Cabe todo en una hoja de cálculo.

Por delante y sin letra pequeña: CRM in Excel lo vendemos nosotros y cuesta dinero; el archivo gratuito también es nuestro, es más simple, está en inglés y no pide correo. Lo que cuenta este artículo funciona igual si te lo montas tú en una hoja.

El presupuesto no se rechaza: se queda en pausa

Pasas la mañana midiendo, la tarde calculando material y mandas el presupuesto. Silencio. Y como estás con las manos ocupadas en otra obra, pasan diez días. Cuando por fin te acuerdas, ya es tarde: o lo hizo otro, o el cliente se avergüenza de contestar y prefiere no hacerlo.

La mayoría de esos trabajos no estaban perdidos. El cliente estaba comparando, esperando cobrar algo o simplemente ocupado. Una llamada corta a los dos o tres días («te llamo por si tienes alguna duda con el presupuesto») recupera una parte de ellos sin tocar el precio. Y no puedes hacer esa llamada si no tienes en algún sitio la lista de presupuestos enviados y sin respuesta.

Las cinco cosas que hay que apuntar (y ninguna más)

• Dirección y quién abre la puerta. Con su teléfono. En este oficio el cliente es una casa tanto como una persona, y vas a volver.
• Qué te pidió, en una línea. «Cambiar el cuadro y llevar una línea al garaje». Sirve para que al llamar sepas de qué hablas sin abrir nada.
• Presupuesto: importe, fecha de envío y estado. Enviado, aceptado, perdido. Si está perdido, por qué: precio, plazo, o simplemente desapareció.
• Qué se hizo y qué material se usó. Dentro de dos años, cuando te llamen porque «salta algo», esto te ahorra media visita.
• Qué quedó pendiente o recomendado. Aquí está tu próxima venta, y de esto hablamos abajo.

La urgencia también es un dato

No todas las llamadas valen lo mismo. Una avería es dinero hoy y un cliente agradecido; una reforma que «estamos pensando para el verano» es una conversación de tres meses. Si los tratas igual, atiendes tarde al urgente y persigues al frío. Marca la urgencia en la ficha y deja que ordene tu día.

Lo que quedó pendiente es tu mejor cliente potencial

Terminas una instalación y le dices al cliente que el calentador de agua ya tiene sus años y que conviene ir pensando en cambiarlo. Él asiente. Tú te vas. Y ahí muere una venta considerable porque nadie la escribió en ningún sitio.

La solución no es un módulo mágico: es una fecha. Escribe la próxima acción («llamar por el termo») y la fecha (dentro de diez meses). El día que llegue, aparecerá en tu lista y harás una llamada que el cliente va a agradecer, porque no le estás vendiendo nada que no le hayas explicado ya. Ese hábito, en un negocio de oficios, vale más que cualquier anuncio.

La reseña y la recomendación se piden con fecha

Lo mismo con las reseñas: la mejor semana para pedirle a un cliente que te valore es la semana en la que acabas de arreglarle el problema. Si esperas a acordarte, no te acordarás. Próxima acción: «pedir reseña». Fecha: dos días después de terminar. Es mecánico y funciona.

Cuándo NO deberías usar nuestro producto

Tres casos claros:

• Vives en la furgoneta y lo apuntas todo en el teléfono. Nuestro archivo es de escritorio: se abre en un equipo con Windows y Excel. Si no vas a sentarte delante de un equipo, no lo abras.
• Tienes varios operarios metiendo partes de trabajo a la vez. Un archivo local no es una herramienta de equipo.
• Quieres que el presupuesto y la factura salgan del mismo sitio y se conecten con tu contabilidad. Eso es un programa de gestión, no un CRM en Excel.

En cualquiera de esos tres casos, un sistema en la nube es la decisión correcta y no hay más que hablar.

Y si trabajas solo, desde tu PC

Si al terminar la jornada te sientas un rato a hacer papeleo, y en este oficio casi todos lo hacen, CRM in Excel encaja bien: abres el archivo y ahí está a quién toca llamar, con plantillas de SMS y correo listas para confirmar una visita, la búsqueda por número cuando te llama un desconocido y el recuento de tus llamadas. Cambias el texto de los mensajes, tus datos, el ritmo del seguimiento y las notas; la interfaz está en inglés y la estructura de las hojas no se toca, que es lo que mantiene vivas las macros. Un pago, sin cuota mensual, y abre igual sin internet en una obra donde no hay cobertura. Si prefieres empezar por el escalón bajo, la versión gratuita te ordena 1.000 contactos con siete estados, aunque el aviso de seguimiento tengas que filtrarlo a mano.

Preguntas frecuentes

¿Necesita un electricista o un instalador un CRM?

Necesita saber qué presupuestos envió y no han contestado, y a quién prometió pasarse esta semana. A eso se le puede llamar CRM o se le puede llamar libreta, pero tiene que existir en algún sitio que no sea tu cabeza. Cuando trabajas ocho horas con las manos, el seguimiento comercial es lo primero que se cae, y es justo donde está el dinero que ya te ganaste.

¿Cómo hacer seguimiento de presupuestos que nadie contesta?

Con una llamada corta a los dos o tres días: «te llamo por si tienes alguna duda con el presupuesto». La mayoría de los presupuestos no se rechazan: se quedan en pausa. Un cliente que no contesta suele estar comparando o esperando a cobrar algo, y una llamada a tiempo lo devuelve a la mesa sin que tengas que bajar el precio.

¿Qué datos guardo de cada trabajo?

La dirección, quién abre la puerta y su teléfono, qué se hizo, qué material se usó y qué quedó pendiente o recomendado. Ese «quedó pendiente» es tu próxima venta: el cliente al que le dijiste que el cuadro eléctrico necesitaría una revisión el año que viene es una llamada, no una campaña de publicidad.

¿Sirve Excel como CRM para un negocio de oficios?

Para un profesional que trabaja solo o con un ayudante, sí. La cartera de un instalador o un contratista pequeño se mide en cientos de clientes, no en decenas de miles, y lo que necesita es una lista del día y un histórico por dirección. Lo que Excel no hará es sincronizarse con la aplicación del teléfono desde la furgoneta.

¿Qué precio tiene CRM in Excel?

Un pago de 42,95 €, sin cuota mensual y sin nube; compres desde donde compres, el total sale en tu moneda al pasar por caja. Funciona sin conexión en un equipo con Windows, con Excel instalado. La versión gratuita admite 1.000 contactos y no pide correo.

Un presupuesto que se enfría se pierde, y una cuota mensual se paga aunque ese mes no factures. El coste de la cuota lo desglosamos en CRM de pago único: comprar en vez de alquilar, y la vida sin cobertura en CRM local que funciona sin conexión. Elige el punto de entrada: el programa completo o el archivo gratis, recortado y en inglés.

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Michał B. Fedor