CRM para oficios: presupuestos que sí se cierran

En resumen: en los oficios el dinero no se pierde en la obra, se pierde en el presupuesto que enviaste y nadie contestó. El sistema mínimo son tres cosas: una ficha por cliente con la dirección y el histórico de lo que hiciste allí, un estado del presupuesto (enviado, aceptado, perdido) y una fecha de próxima acción. Con eso, una llamada de dos minutos a los tres días recupera trabajos que ya dabas por perdidos. Cabe todo en una hoja de cálculo.

Aviso: CRM in Excel es nuestro producto y es de pago. Lo que cuenta este artículo funciona igual si te lo montas tú.

El presupuesto no se rechaza: se aparca

Pasas la mañana midiendo, la tarde calculando material y mandas el presupuesto. Silencio. Y como estás con las manos ocupadas en otra obra, pasan diez días. Cuando por fin te acuerdas, ya es tarde: o lo hizo otro, o el cliente se avergüenza de contestar y prefiere no hacerlo.

La mayoría de esos trabajos no estaban perdidos. El cliente estaba comparando, esperando cobrar algo o simplemente ocupado. Una llamada corta a los dos o tres días — «te llamo por si tienes alguna duda con el presupuesto» — recupera una parte de ellos sin tocar el precio. Y no puedes hacer esa llamada si no tienes en algún sitio la lista de presupuestos enviados y sin respuesta.

Las cinco cosas que hay que apuntar (y ninguna más)

• Dirección y quién abre la puerta. Con su teléfono. En este oficio el cliente es una casa tanto como una persona, y vas a volver.
• Qué te pidió, en una línea. «Cambiar el cuadro y llevar una línea al garaje». Sirve para que al llamar sepas de qué hablas sin abrir nada.
• Presupuesto: importe, fecha de envío y estado. Enviado, aceptado, perdido. Si está perdido, por qué: precio, plazo, o simplemente desapareció.
• Qué se hizo y qué material se usó. Dentro de dos años, cuando te llamen porque «salta algo», esto te ahorra media visita.
• Qué quedó pendiente o recomendado. Aquí está tu próxima venta, y de esto hablamos abajo.

La urgencia también es un dato

No todas las llamadas valen lo mismo. Una avería es dinero hoy y un cliente agradecido; una reforma que «estamos pensando para el verano» es una conversación de tres meses. Si los tratas igual, atiendes tarde al urgente y persigues al frío. Marca la urgencia en la ficha y deja que ordene tu día.

Lo que quedó pendiente es tu mejor cliente potencial

Terminas una instalación y le dices al cliente que el termo tiene diez años y que conviene ir pensando en cambiarlo. Él asiente. Tú te vas. Y ahí muere una venta de varios cientos de euros porque nadie la escribió en ningún sitio.

La solución no es un módulo mágico: es una fecha. Escribe la próxima acción («llamar por el termo») y la fecha (dentro de diez meses). El día que llegue, aparecerá en tu lista y harás una llamada que el cliente va a agradecer, porque no le estás vendiendo nada que no le hayas explicado ya. Ese hábito, en un negocio de oficios, vale más que cualquier anuncio.

La reseña y la recomendación se piden con fecha

Lo mismo con las reseñas: la mejor semana para pedirle a un cliente que te valore es la semana en la que acabas de arreglarle el problema. Si esperas a acordarte, no te acordarás. Próxima acción: «pedir reseña». Fecha: dos días después de terminar. Es mecánico y funciona.

Cuándo NO deberías usar nuestro producto

Tres casos claros:

• Vives en la furgoneta y lo apuntas todo en el teléfono. Nuestro archivo es de escritorio: se abre en un equipo con Windows y Excel. Si no vas a sentarte delante de un equipo, no lo abras.
• Tienes varios operarios metiendo partes de trabajo a la vez. Un archivo local no es una herramienta de equipo.
• Quieres que el presupuesto y la factura salgan del mismo sitio y se conecten con tu contabilidad. Eso es un programa de gestión, no un CRM en Excel.

En cualquiera de esos tres casos, un sistema en la nube es la decisión correcta y no hay más que hablar.

Y si trabajas solo, desde tu equipo

Si al final del día te sientas delante del equipo a hacer papeles — y en este oficio casi todos lo hacen — CRM in Excel encaja: abres el archivo y ya tienes la lista de a quién llamar hoy, las plantillas de SMS y correo listas para avisar de una visita, la búsqueda del cliente por su número de teléfono cuando te llama alguien desconocido, y las estadísticas de tus llamadas. Ajustas los textos de las plantillas, tus datos de contacto, los intervalos de seguimiento, el idioma y tus notas; la estructura de las hojas viene fijada y no se modifica, y por eso las macros funcionan siempre. Pago único de 58,95 €, sin conexión y sin cuota mensual: funciona igual sin internet. Prueba gratuita: 50 clientes y 50 contactos en frío.

Preguntas frecuentes

¿Un electricista o instalador necesita un CRM?

Necesita saber qué presupuestos siguen sin respuesta y a quién prometió llamar. Llámalo como quieras, pero que no viva solo en tu cabeza.

¿Cómo sigo un presupuesto sin respuesta?

Llamada corta a los dos o tres días. La mayoría no se rechazan: se aparcan.

¿Qué anoto de cada trabajo?

Dirección, contacto, qué se pidió, qué se hizo, qué material y qué quedó pendiente. Lo pendiente es tu próxima venta.

¿Sirve Excel para un negocio de oficios?

Sí, si trabajas solo o con un ayudante y te sientas delante del equipo. No, si lo apuntas todo en el teléfono.

¿Cuánto cuesta CRM in Excel?

58,95 € en un solo pago. Prueba gratuita de 50 clientes y 50 contactos en frío.

¿Prefieres ser dueño de tus herramientas en vez de alquilarlas? Lee nuestras comparativas honestas: CRM local que funciona sin conexión y CRM de pago único: comprar en vez de alquilar.

— Michał B. Fedor