CRM para autónomos: cómo evitar el mes en blanco

En resumen: el problema de un autónomo no es organizar contactos, es que cuando tiene trabajo deja de vender, y dos meses después llega el mes en blanco. El sistema que lo arregla es aburrido: una lista de clientes activos, una lista aparte de contactos en frío, una fecha de próxima acción en cada uno y media hora al día dedicada a la lista fría pase lo que pase. Cabe en una hoja de cálculo y no necesita cuota mensual.

Aviso necesario: CRM in Excel es producto nuestro y cuesta dinero, y el archivo gratuito también es nuestro, aunque sea bastante más pobre y esté solo en inglés. Este artículo dice además cuándo no te hace falta ninguno de los dos, porque a mucha gente no le hace falta.

El mes en blanco se decide dos meses antes

El ciclo lo conoces: entra un proyecto grande, te vuelcas, respondes tarde a los correos, dejas en pausa las propuestas pendientes. Entregas, respiras, miras el calendario del mes siguiente y está vacío. Entonces empiezas a buscar trabajo con prisa, que es la peor manera de buscarlo: aceptas tarifas malas y clientes que no querías.

La causa no fue la falta de clientes. Fue que durante seis semanas nadie estuvo trabajando la lista fría, porque tú estabas produciendo. Un CRM no arregla eso por magia; lo arregla porque cada mañana te pone delante tres nombres con una fecha vencida y hace que sea incómodo ignorarlos.

Dos listas, y no se mezclan

Es la decisión estructural más importante:

• Clientes activos. Quién es, qué proyecto, qué tarifa pagó (la real, no la que pediste), cómo prefiere que le escribas, y la próxima acción.
• Contactos en frío. Gente con la que aún no has trabajado: alguien que te escribió y no se concretó, una empresa que sigues, un contacto de un evento. Van en una lista aparte, siempre.

Si mezclas ambas, pasa algo predecible: la lista se vuelve tan larga y ruidosa que dejas de abrirla. Y una lista que no abres no es un CRM, es un cementerio.

La tarifa se anota, y la tarifa que rechazaron también

Quien trabaja por su cuenta suele tener un problema de precio, y casi nunca es el que creen. Anota lo que cobraste en cada proyecto y anota también las propuestas que se cayeron con su importe. Al cabo de un año, esos datos te dicen si tu problema es que cobras poco o que estás hablando con clientes que no pueden pagarte. Son dos problemas distintos con soluciones opuestas, y sin datos vas a elegir la equivocada.

Media hora al día, incluso en los meses buenos

Es la regla que separa a los que viven bien de los que viven a sobresaltos. Media hora, todos los días, en la lista fría y en los seguimientos vencidos. Con un sistema decente eso son literalmente tres llamadas y dos correos, porque el archivo ya te dice a quién le toca.

El truco psicológico está en que la decisión ya está tomada por el sistema. No te sientas a pensar «¿a quién llamo hoy?». Esa pregunta se responde con procrastinación. Te sientas y ejecutas la lista.

El cliente dormido es la venta más barata que existe

Alguien para quien trabajaste hace un año y con quien se acabó el proyecto sin drama. Ya sabe qué haces, ya conoce tus tarifas, ya confía en ti. Una llamada o un correo corto («me acordé de ti porque acabo de terminar algo parecido a lo tuyo, ¿cómo va aquello?»), es la venta más rentable de tu agenda.

No hace falta ningún módulo especial para esto: hace falta una fecha. Cuando cierres un proyecto, pon una próxima acción a tres o seis meses. El día que llegue, tu lista te lo recordará.

Cuándo un plan gratuito te basta

Si tienes veinte contactos y te acuerdas de todos, no compres nada. En serio: empieza por nuestra plantilla CRM en Excel gratis, que es un programa más sencillo (una base de 1.000 contactos, siete estados, interfaz en inglés) y se descarga sin dejar el correo, a diferencia de casi todas las plantillas que encontrarás por ahí. Descarga una plantilla gratuita o monta la hoja tú: lo tienes explicado paso a paso en Base de datos de clientes en Excel, y las opciones gratuitas están analizadas sin adornos en CRM gratis. Pagar por un sistema que no vas a llenar es tirar el dinero.

Cuándo NO deberías usar nuestro producto

• Varias personas trabajan a la vez sobre los mismos contactos: un archivo local no sirve, necesitas la nube.
• Quieres integraciones: que el formulario de tu web meta el contacto solo, que la facturación se conecte, que las campañas de correo salgan del mismo sitio. Nosotros no hacemos eso.
• Trabajas desde el teléfono la mayor parte del tiempo. Nuestro archivo se abre en un equipo con Windows.

Y si trabajas solo, desde tu PC

El mes en blanco casi nunca viene de la falta de clientes, sino de semanas enteras sin llamar a nadie. CRM in Excel ataca justo eso: al abrir el archivo te espera la lista de hoy, las plantillas de mensaje listas para que las mandes tú, la búsqueda por número y un recuento de llamadas que te dice si esta semana trabajaste el teléfono o no. Se editan textos, ajustes y notas; la interfaz está en inglés y las hojas vienen cerradas. Es un CRM de pago único y no un alquiler: pagas 42,95 € una vez, verás tu moneda en la caja y el archivo se queda contigo. Con la versión gratuita pruebas la disciplina sin gastar: una base de 1.000 contactos, siete estados y filtrado manual, sin correo y sin cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Qué CRM necesita un autónomo?

Uno que le obligue a vender los días en que tiene trabajo. El problema real de un autónomo no es organizar contactos: es que cuando está entregando un proyecto deja de buscar el siguiente, y dos meses después llega el mes en blanco. Un CRM que sirva es el que cada mañana te pone delante tres personas a las que llamar, aunque estés desbordado de trabajo.

¿Existe un CRM gratis para autónomos?

Sí, hay planes gratuitos de varios fabricantes y son perfectamente utilizables al principio. El detalle a tener claro desde el día uno es dónde está el límite del plan: cuando lo alcanzas, tus datos ya están dentro y cambiar cuesta. La otra opción gratuita de verdad es una hoja de cálculo tuya, que no caduca ni sube de precio.

¿Cómo evita un freelance el mes en blanco?

Separando los clientes activos de los contactos en frío y dedicando un bloque fijo a lo segundo, todos los días, incluso en los meses buenos. Media hora diaria en la lista fría, con una próxima acción y una fecha por contacto, es lo que hace que el trabajo llegue de forma constante en lugar de a golpes.

¿Qué guardo de un cliente que ya no me da trabajo?

El último proyecto, la tarifa que pagó, por qué se paró y una fecha de recontacto. Un cliente dormido es la venta más barata que existe: ya sabe lo que haces, ya sabe cuánto cobras y ya confía en ti. Recuperarlo cuesta una llamada; conseguir uno nuevo cuesta semanas.

¿Sirve Excel como CRM para un autónomo?

Sí, si trabajas solo desde tu PC y manejas cientos de contactos, no decenas de miles. Deja de servir cuando necesitas que varias personas editen a la vez, cuando quieres integraciones automáticas con tu web o tu facturación, o cuando trabajas casi todo el día desde el teléfono.

Para quien trabaja por su cuenta, cada suscripción es una factura fija más dentro de un mes que ya es variable. Ese cálculo lo hacemos en CRM de pago único: comprar en vez de alquilar, y el de no depender de la conexión en CRM local que funciona sin conexión. Luego eliges tú: el programa completo o el archivo gratis, en inglés y sin registro.

Lee también: Cómo hacer un CRM en Excel paso a paso · Qué es un CRM: guía clara para empezar · Alternativa a Act! con licencia única · CRM inmobiliario: guía para el agente independiente

Michał B. Fedor