CRM para autónomos: cómo evitar el mes en blanco

En resumen: el problema de un autónomo no es organizar contactos, es que cuando tiene trabajo deja de vender, y dos meses después llega el mes en blanco. El sistema que lo arregla es aburrido: una lista de clientes activos, una lista aparte de contactos en frío, una fecha de próxima acción en cada uno y media hora al día dedicada a la lista fría pase lo que pase. Cabe en una hoja de cálculo y no necesita cuota mensual.

Aviso: CRM in Excel es nuestro producto y es de pago. Este artículo te dice también cuándo no te hace falta, porque a mucha gente no le hace falta.

El mes en blanco se decide dos meses antes

El ciclo lo conoces: entra un proyecto grande, te vuelcas, respondes tarde a los correos, aparcas las propuestas pendientes. Entregas, respiras, miras el calendario del mes siguiente y está vacío. Entonces empiezas a buscar trabajo con prisa, que es la peor manera de buscarlo: aceptas tarifas malas y clientes que no querías.

La causa no fue la falta de clientes. Fue que durante seis semanas nadie estuvo trabajando la lista fría, porque tú estabas produciendo. Un CRM no arregla eso por magia; lo arregla porque cada mañana te pone delante tres nombres con una fecha vencida y hace que sea incómodo ignorarlos.

Dos listas, y no se mezclan

Es la decisión estructural más importante:

• Clientes activos. Quién es, qué proyecto, qué tarifa pagó (la real, no la que pediste), cómo prefiere que le escribas, y la próxima acción.
• Contactos en frío. Gente con la que aún no has trabajado: alguien que te escribió y no cuajó, una empresa que sigues, un contacto de un evento. Van en una lista aparte, siempre.

Si mezclas ambas, pasa algo predecible: la lista se vuelve tan larga y ruidosa que dejas de abrirla. Y una lista que no abres no es un CRM, es un cementerio.

La tarifa se anota, y la tarifa que rechazaron también

Los freelance suelen tener un problema de precio, y casi nunca es el que creen. Anota lo que cobraste en cada proyecto y anota también las propuestas que se cayeron con su importe. Al cabo de un año, ese histórico te dice si tu problema es que cobras poco o que estás hablando con clientes que no pueden pagarte. Son dos problemas distintos con soluciones opuestas, y sin datos vas a elegir la equivocada.

Media hora al día, incluso en los meses buenos

Es la regla que separa a los que viven bien de los que viven a sobresaltos. Media hora, todos los días, en la lista fría y en los seguimientos vencidos. Con un sistema decente eso son literalmente tres llamadas y dos correos, porque el archivo ya te dice a quién le toca.

El truco psicológico está en que la decisión ya está tomada por el sistema. No te sientas a pensar «¿a quién llamo hoy?» — esa pregunta se responde con procrastinación. Te sientas y ejecutas la lista.

El cliente dormido es la venta más barata que existe

Alguien para quien trabajaste hace un año y con quien se acabó el proyecto sin drama. Ya sabe qué haces, ya conoce tus tarifas, ya confía en ti. Una llamada o un correo corto — «me acordé de ti porque acabo de terminar algo parecido a lo tuyo, ¿cómo va aquello?» — es la venta más rentable de tu agenda.

No hace falta ningún módulo especial para esto: hace falta una fecha. Cuando cierres un proyecto, pon una próxima acción a tres o seis meses. El día que llegue, tu lista te lo recordará.

Cuándo un plan gratuito te basta

Si tienes veinte contactos y te acuerdas de todos, no compres nada. En serio. Coge una plantilla gratuita o monta la hoja tú: lo tienes explicado paso a paso en Base de datos de clientes en Excel, y las opciones gratuitas están analizadas sin adornos en CRM gratis. Pagar por un sistema que no vas a llenar es tirar el dinero.

Cuándo NO deberías usar nuestro producto

• Sois varias personas trabajando a la vez sobre los mismos contactos: un archivo local no sirve, necesitas la nube.
• Quieres integraciones: que el formulario de tu web meta el contacto solo, que la facturación se conecte, que las campañas de correo salgan del mismo sitio. Nosotros no hacemos eso.
• Trabajas desde el teléfono la mayor parte del tiempo. Nuestro archivo se abre en un equipo con Windows.

Y si trabajas solo, desde tu equipo

CRM in Excel es exactamente esto, ya construido: al abrir el archivo tienes la lista del día, las plantillas de SMS y correo con el tratamiento correcto, la búsqueda del cliente por teléfono y las estadísticas de tus llamadas. Ajustas las plantillas de mensajes, tus datos de contacto, los intervalos de seguimiento, el idioma y tus notas; la estructura de las hojas está fijada — no se añaden ni se cambian columnas, y esa es la razón de que todo funcione sin que tengas que mantener nada. Pago único de 58,95 €, sin nube y sin cuota: es un CRM de pago único, no un alquiler. Prueba gratuita: 50 clientes y 50 contactos en frío.

Preguntas frecuentes

¿Qué CRM necesita un autónomo?

Uno que le obligue a vender también los días en los que tiene trabajo. Ese es el problema real.

¿Existe un CRM gratis para autónomos?

Sí, con límites. Lo único gratis de verdad y para siempre es una hoja que vive en tu equipo.

¿Cómo se evita el mes en blanco?

Con una lista fría separada y media hora diaria dedicada a ella, incluso en los meses buenos.

¿Qué hago con un cliente dormido?

Ponerle fecha de recontacto. Es la venta más barata que vas a hacer.

¿Sirve Excel como CRM?

Sí, si trabajas solo desde tu equipo. No, si necesitas equipo simultáneo, integraciones o trabajar desde el teléfono.

¿Prefieres ser dueño de tus herramientas en vez de alquilarlas? Lee nuestras comparativas honestas: CRM local que funciona sin conexión y CRM de pago único: comprar en vez de alquilar.

— Michał B. Fedor