Jak uporządkować kontakty z klientami bez drogiego oprogramowania CRM

Zarządzanie kontaktami z klientami brzmi prosto.

Dopóki co tydzień prowadzisz dziesiątki rozmów, masz zaplanowane rozmowy kontrolne na różne dni, e-maile czekają na odpowiedzi, a nowe możliwości pojawiają się szybciej, niż jesteś w stanie je uporządkować.

Wielu profesjonalistów zaczyna z dobrymi intencjami. Kilka kontaktów jest przechowywanych w telefonie. Niektóre notatki są zapisywane w notatniku. Ważne informacje są zapisywane w konwersacjach e-mailowych. Dane klientów są rozproszone po arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach i aplikacjach do przesyłania wiadomości.

Na początku to działa.

Jednak w miarę rozwoju firmy system zaczyna działać na Twoją niekorzyść.

Pominięte follow-upy stają się częstsze. Znalezienie informacji o klientach staje się trudniejsze. Okazje przepadają po prostu dlatego, że nie ma jednego centralnego miejsca do zarządzania wszystkim.

Problem nie polega na znajdowaniu klientów.

Problem polega na utrzymaniu organizacji po ich znalezieniu.

Dlaczego organizowanie kontaktów z klientami jest ważne

Każda interakcja z klientem generuje cenne informacje.

Informacje te mogą obejmować:

• Dane kontaktowe
• Notatki ze spotkań
• Daty follow-upów
• Status oferty
• Preferencje klienta
• Historia zakupów
• Daty odnowienia
• Otwarte możliwości

Bez ustrukturyzowanego systemu informacje te szybko stają się fragmentaryczne.

Rezultatem jest utrata czasu, niespójna komunikacja i utracone możliwości sprzedaży.

Firmy, które przechowują informacje o klientach w sposób uporządkowany, są w stanie szybciej reagować, konsekwentnie prowadzić follow-upy i zapewniać lepsze ogólne doświadczenie.

Typowe problemy, z jakimi borykają się firmy

Informacje są przechowywane w zbyt wielu miejscach

Jeden rekord klienta może jednocześnie istnieć w wątku e-mail, arkuszu kalkulacyjnym, notatniku i liście kontaktów w telefonie komórkowym.

Gdy informacje są rozproszone w wielu miejscach, znalezienie najnowszej wersji staje się trudne.

Często prowadzi to do zamieszania, powielania pracy i błędów.

Zapominane follow-upy

Większość sprzedaży nie jest zawierana podczas pierwszej rozmowy.

Klienci często potrzebują czasu na podjęcie decyzji.

Bez przypomnień i śledzenia follow-upów, okazje mogą zniknąć po prostu dlatego, że nikt nie pamiętał o oddzwonieniu.

Brak wglądu w codzienne priorytety

Wielu profesjonalistów zaczyna dzień od zastanawiania się:

• Z kim powinienem się dziś skontaktować?
• Które możliwości są nadal otwarte?
• Kto czeka na odpowiedź?
• Którzy klienci potrzebują uwagi?

Bez ustrukturyzowanego systemu, odpowiedzi na te pytania zajmują cenny czas.

Jak wygląda skuteczny system zarządzania kontaktami

Dobry proces zarządzania kontaktami nie musi być skomplikowany.

W większości przypadków powinien zapewniać:

Jedna centralna baza danych klientów

Wszystkie informacje o klientach powinny być przechowywane w jednym miejscu.

Zmniejsza to zamieszanie i zapewnia, że wszyscy pracują z tymi samymi informacjami.

Śledzenie follow-upów

Każdy potencjalny klient i klient powinien mieć jasno określoną następną akcję.

Niezależnie od tego, czy jest to rozmowa telefoniczna, spotkanie czy przypomnienie o odnowieniu, nic nie powinno być pozostawione pamięci.

Łatwe wyszukiwanie i filtrowanie

Informacje o klientach powinny być dostępne w ciągu kilku sekund.

Im dłużej trwa znalezienie informacji, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że będą one używane konsekwentnie.

Widoczność codziennej aktywności

Skuteczny system powinien pomóc Ci zrozumieć, co wymaga uwagi dziś, w tym tygodniu i w tym miesiącu.

Czy naprawdę potrzebujesz drogiego oprogramowania CRM?

Wiele firm automatycznie zakłada, że potrzebują korporacyjnych platform CRM.

W rzeczywistości wielu profesjonalistów potrzebuje tylko niezawodnego systemu, który pomaga im:

• Przechowywać informacje o klientach
• Śledzić możliwości
• Planować follow-upy
• Monitorować postępy
• Utrzymywać porządek

Duże systemy CRM często wiążą się z miesięcznymi subskrypcjami, skomplikowanymi procesami konfiguracji i funkcjami, których wiele małych firm nigdy nie używa.

Dla niezależnych profesjonalistów, konsultantów, usługodawców i właścicieli małych firm prostsze podejście jest często bardziej skuteczne.

Dlaczego wiele firm nadal używa Excela

Excel pozostaje jednym z najczęściej używanych narzędzi biznesowych na świecie.

Powód jest prosty.

Ludzie już wiedzą, jak go używać.

Dobrze zaprojektowany CRM zbudowany w Excelu łączy znajomość arkuszy kalkulacyjnych ze strukturą systemu zarządzania klientami.

Korzyści obejmują:

• Brak miesięcznych opłat abonamentowych
• Dostęp offline
• Pełne prawo własności do danych
• Szybka konfiguracja
• Znajomy interfejs
• Łatwe dostosowywanie

Dla wielu profesjonalistów zapewnia to wszystko, co jest potrzebne do zarządzania relacjami z klientami bez inwestowania w drogie oprogramowanie.

Końcowe przemyślenia

Organizowanie kontaktów z klientami nie polega na używaniu większej liczby narzędzi.

Chodzi o stworzenie jednego niezawodnego systemu, który pomoże Ci śledzić rozmowy, możliwości i follow-upy.

Gdy informacje o klientach są uporządkowane, firmy spędzają mniej czasu na szukaniu szczegółów, a więcej na budowaniu relacji.

Niezależnie od tego, czy używasz dedykowanego oprogramowania CRM, czy CRM zbudowanego w Excelu, najważniejszym krokiem jest posiadanie systemu, który utrzymuje każdą interakcję z klientem w sposób uporządkowany i dostępny.

Ponieważ najłatwiejszą do stracenia okazją jest ta, o której zapomniałeś przypomnieć.